Het innen van facturen brengt soms uitdagingen met zich mee. Oninbare facturen zijn één van die uitdagingen. Het kan voor elke ondernemer een moeilijke situatie zijn, maar het is belangrijk om te begrijpen hoe je hiermee om moet gaan om de financiële gezondheid van je bedrijf te waarborgen. In dit artikel bespreken we hoe je oninbare facturen kunt verwerken en welke opties je hebt om met deze situatie om te gaan.
Wat is een oninbare vordering?
Een oninbare vordering is een factuur die niet betaald kan worden door de klant. Dit kan verschillende redenen hebben, zoals financiële problemen bij de klant, onenigheid over het geleverde product of dienst of de klant is failliet gegaan. Uiteindelijk kan een oninbare vordering overgaan naar een inbare vordering door het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder, dit kan ook wanneer de vordering langer dan een jaar oud is.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
Dubieuze debiteuren zijn klanten waarvan het onzeker is of ze hun openstaande facturen kunnen betalen. Deze klanten kunnen financieel in een moeilijke situatie zitten waardoor de facturen mogelijk leiden tot oninbare vorderingen. Het is belangrijk om deze debiteuren in de gaten te houden en passende maatregelen te nemen om te voorkomen dat de facturen oninbare vorderingen worden.
Tips voor het voorkomen van oninbare facturen
Om oninbare facturen te voorkomen is het belangrijk om van tevoren duidelijke afspraken te maken. Je kunt afspraken maken over wat er precies geleverd wordt, wat de kwaliteit van het product of dienst is en wanneer verwacht wordt dat de klant gaat betalen. We geven hieronder een aantal tips om te voorkomen dat je met oninbare facturen te maken gaat krijgen.
- Vraag om een volledige vooruitbetaling: Hierbij loop je geen risico dat de klant niet gaat betalen als het product of de dienst is geleverd.
- Vraag om een aanbetaling: Als het niet mogelijk is om een volledige vooruitbetaling te vragen is een aanbetaling een optie. Je kunt bijvoorbeeld de kostprijs alvast laten betalen om financiële schade te voorkomen.
- Laat de klant direct pinnen bij aflevering: Als een vooruitbetaling of aanbetaling niet mogelijk is, kun je de klant vragen om direct te pinnen op het moment dat het product of de dienst wordt geleverd.
- Bankgarantie: Als het om grote bedragen gaat, is het mogelijk om de klant een bankgarantie te laten stellen. Als de klant op het moment van betalen niet over het geld beschikt, maakt de bank alsnog het geld over.
- Sluit een verzekering af tegen oninbare vorderingen: Ken je de klant niet goed en wil je zeker weten dat de betaling voldaan wordt. Sluit dan een verzekering hiervoor af.
- Verstuur direct een factuur: Stuur na de dag van de levering direct een factuur. Dan voorkom je dat de klant het vergeet.
- Stel de klant in gebreke: Stel een termijn op waarbinnen de klant de factuur moet voldoen. Als de klant niet betaald binnen deze termijn leidt dit tot verzuim. Dit betekent dat de klant financieel verantwoordelijk is en wettelijk verplicht is om de eventuele incassokosten te betalen.
- Schakel een specialist in: Als je klant niet betaalt, kun je een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Ze zullen er dan alles aan doen om de klant te laten betalen.
- Start een rechtszaak: Als alle vorige oplossingen niet werken, kun je een rechtszaak starten. Zorg ervoor dat je alle facturen, contracten en e-mails bewaard om voldoende bewijs te hebben. Met een vonnis van de rechter kan een gerechtsdeurwaarder betalingen afdwingen tot 20 jaar geleden.
Oninbare facturen verkopen: is dit een mogelijkheid?
In sommige gevallen kan het verkopen van oninbare facturen aan gespecialiseerde bedrijven een optie zijn. Dit staat bekend als factoring. Wel moet je hierbij rekening houden dat je een gedeelte van het bedrag van de openstaande facturen krijgt, aangezien het factoringbedrijf kosten hiervoor in rekening brengt.
Wanneer is een factuur oninbaar?
Het is mogelijk dat een factuur definitief oninbaar wordt. Dit kan door een faillissement waardoor er geen geld beschikbaar is of dat je er alles aan hebt gedaan, maar de klant alsnog weigert te betalen. In dit geval kan een factuur oninbaar worden gemaakt.
Btw terugvragen van oninbare facturen
Bij het maken van een factuur betaal je over het totaalbedrag ‘btw’. Wanneer een factuur oninbaar wordt gemaakt, heb je dus onterecht btw betaald. Via de volgende btw-aangifte is het mogelijk om deze btw terug te vragen, maar hiervoor moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldoen:
- De uiterste afgesproken betaaldatum die met de klant is afgesproken mag niet
langer zijn dan één jaar. - Je moet kunnen aantonen dat je er alles aan gedaan hebt dat om de factuur te
laten betalen door de klant, door bijvoorbeeld een incassobureau of deurwaarder
te hebben ingeschakeld.
Wat moet ik doen als een klant alsnog heeft betaald?
Als een factuur die je als oninbaar hebt gemarkeerd alsnog wordt betaald, moet je een aantal stappen ondernemen om dit correct te verwerken. Hier zijn de stappen die je kunt volgen:
- Markeer de factuur als betaald: In je boekhoudsysteem of facturatieprogramma moet je de factuur als betaald markeren. Dit zorgt ervoor dat de openstaande factuur wordt afgehandeld en niet langer als oninbaar wordt beschouwd.
- Boek de ontvangen betaling: Registreer de ontvangen betaling in je boekhouding. Dit houdt in dat je de betaling verwerkt als inkomsten en de bijbehorende btw correct toewijst. Zorg ervoor dat je de juiste rekeningen en btw-codes gebruikt volgens de regels van je boekhoudsysteem.
- Terugbetaling van btw: Als je de btw over de oninbare factuur hebt teruggevraagd bij de Belastingdienst, moet je deze btw terugbetalen. Dit doe je door dit aan te geven bij de volgende btw-aangifte.
Het is belangrijk om nauwkeurig en tijdig te handelen bij het verwerken van een factuur die alsnog wordt betaald. Dit zorgt ervoor dat je boekhouding accuraat blijft en voldoet aan de fiscale verplichtingen.