Inkoopfacturen inboeken

Als ondernemer zul je naast het versturen van facturen, ook facturen ontvangen van bijvoorbeeld leveranciers. Het verwerken van deze inkoopfacturen kan veel tijd kosten. Verzamel maar eens alle losse bonnetjes, maar denk ook aan alle online inkoopfacturen in je mailbox. Met facturatie software kun je deze gegevens snel verwerken.

Inkoopfacturen, wat zijn dat?

Een inkoopfactuur ontvang je van jouw leverancier voor de kosten van goederen of diensten die aan jou zijn geleverd. Je kunt het vergelijken met een bonnetje dat je ontvangt na een aankoop in een winkel. Een inkoopfactuur is een soort officiële versie van dat bonnetje, maar dan tussen bedrijven.

Wat staat er op een inkoopfactuur?

Op een inkoopfactuur staat belangrijke informatie voor zowel de koper als de verkoper. De belangrijkste gegevens die op een inkoopfactuur staan zijn:

1. Factuurnummer en -datum
2. Gegevens van de verkoper (leverancier)
3. Gegevens van de koper
4. Beschrijving van de goederen of diensten
5. Hoeveelheid en eenheidsprijs
6. Totaalbedrag
7. Btw
8. Betalingsvoorwaarde
9. Bankgegevens

Het belangrijkste verschil met verkoopfacturen

Een inkoopfactuur lijkt veel op een verkoopfactuur. Het belangrijkste verschil is dat je een inkoopfactuur ontvangt als onderneming en een verkoopfactuur maak en verstuur je naar jouw klanten. In andere woorden: bij een inkoopfactuur moet je betalen en bij een verkoopfactuur ontvang je een betaling.

Hoe werkt inkoopfacturen inboeken?

Wanneer je een factuur ontvangt van jouw leverancier, moet je deze verwerken in jouw administratie. Je zet de gegevens (zoals de datum, het bedrag en de btw) in jouw administratie en je voegt de factuur als bewijs toe. Dit doe je voor al jouw inkoopfacturen, maar ook voor al jouw bonnetjes. Voor een kloppende administratie boek je dus alle facturen en bonnetjes in.

Hoe moet ik inkoopfacturen inboeken?

Inkoopfacturen boek je als volgt in:

1. Datum en factuurnummer registreren;
2. Kostenrekening kiezen (bijv. kantoorartikelen);
3. Btw-bedrag boeken op de te vorderen btw-rekening;
4. Totaalbedrag boeken op crediteurenrekening.

Dit gebeurt meestal via boekhoudsoftware conform RJ 270.

Waarop letten bij het inboeken van inkoopfacturen?

Bij het inboeken van inkoopfacturen is het belangrijk dat dit nauwkeurig gebeurt. Let dus goed op dat de juiste gegevens worden ingeboekt. Ook is het belangrijk dat er geen inkoopfacturen missen of kwijtraken. Om het inboeken van inkoopfacturen te vereenvoudigen, kun je gebruik maken van een online facturatieprogramma.

Kan ik een inkoopfactuur van vorig jaar inboeken?

Een inkoopfactuur van vorig jaar mag worden ingeboekt in het vorige boekjaar zolang de jaarrekening nog niet definitief is. Voor btw-teruggave geldt een termijn van 5 jaar (art. 15 lid 4 Wet OB 1968). Na afsluiting moet correctie via een memoriaalboeking of suppletie.

Ontdek de voordelen van online inkoopfacturen inboeken

Er zitten veel voordelen aan het gebruik van facturatie software om inkoopfacturen te verwerken. Doordat er veel geautomatiseerd wordt en er een scan-en-herken functie is, worden handmatige fouten voorkomen. Ook bespaart dit je veel tijd. Je hoeft namelijk niet alles meer zelf in te geven. Kom je er zelf niet helemaal uit? Dan kun je jouw boekhouder toegang geven tot het programma. Zo kan hij/zij je online en op afstand bijstaan, zonder dat je met al je inkoopfacturen en bonnetjes aan komt zetten.

Kies voor een abonnement bij WeFact

Met WeFact kun je gemakkelijk al jouw inkoopfacturen boeken in jouw administratie. Je kunt deze handmatig of automatisch toevoegen en eenvoudig digitaal verwerken. WeFact probeert alle data van de factuur te herkennen zodat dit enkel gecontroleerd hoeft te worden. Wil je geen bonnetjes meer vergeten of kwijtraken? Maak dan meteen na ontvangst een foto van het bonnetje met de facturatie app van WeFact! Ook kunnen de inkoopfacturen geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket van jouw boekhouder of accountant.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag dan een 30 daagse gratis proefperiode aan!