Als ondernemer krijg je te maken met verschillende vormen van (online) administratie. Hierbij komt ook de documentatie van jouw klantgegevens kijken. Dit wordt vaak aangeduid als CRM. Gegevens verzamelen over je klanten is belangrijk om te kunnen factureren, contact op te nemen en een bestelling af te kunnen leveren. Maar een goede klantenadministratie kan ook van pas komen bij het realiseren van marketingcampagnes of het verbeteren van de klantenservice.
Wat is klantenadministratie?
Klantenadministratie gaat om het beheren en bijhouden van de gegevens en interacties van klanten van jouw bedrijf. Denk hierbij aan hun persoonlijke gegevens, aankoopgeschiedenis, klachten en verzoeken. Klantenadministratie kan worden gebruikt om klantrelaties te verbeteren, marketingcampagnes te ontwikkelen en de bedrijfsprestaties te optimaliseren.
Hoe maak je een online klantenbestand?
Klantenadministratie bevat persoonsgegevens, betalingsgegevens en eventuele klantnummers. Het opslaan van deze klantgegevens is aan strenge wetgeving gebonden. Het is dus belangrijk om toestemming te krijgen van je klant om de gegevensdata op te slaan. Het moet hierbij duidelijk zijn voor de klant wat jij er nu en in de toekomst mee wilt of kunt doen en dat je het veilig opslaat op een plek waar alleen bevoegden toegang tot hebben.
Automatisch of handmatig via Excel?
Bedien je een relatief kleine hoeveelheid klanten omdat je bijvoorbeeld een dga of zzp administratie bijhoudt? Dan is jouw klantenadministratie makkelijk te overzien. Je kunt er dan voor kiezen om handmatig het klantenbestand in Excel bij te houden. Het voordeel hierbij is dat het gemakkelijk in gebruik is. Ook kun je het bestand naar eigen behoefte indelen.
Houd je een mkb administratie bij en bedien je veel klanten? Dan wordt werken met Excel al lastiger. Je raakt dan sneller het overzicht kwijt en het risico op fouten en verouderde gegevens wordt groter. Ook ben je volgens de AVG verplicht om oude data te verwijderen. Dit kost een hoop tijd wanneer je dit handmatig in Excel moet doen.
Software klantenadministratie
Wanneer je een groot klantbestand hebt, is investeren in CRM-software voor de hand liggend. Alle klantgegevens worden verzameld en bewaard op één centrale plek, die automatisch eventuele wijzigingen doorvoert. Ook kan CRM-software je databank verrijken met gegevens over het onlinegedrag van klanten.
Voordelen software klantenadministratie
Er zitten een hoop voordelen aan software voor klantenadministratie. Zo heb je alle klantgegevens op één plek. Ook is het mogelijk om de geschiedenis van het klantcontact bij te houden. Wel zo makkelijk dat je weet wat voor contact er al is geweest met een klant. Daarnaast kun je de klantenadministratie gebruiken om goede marketingcampagnes op te zetten.
Klantenadministratie bijhouden met WeFact
In WeFact kun je debiteuren en crediteuren beheren. Dit betekent dat je alle klantgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, kunt toevoegen en automatisch opslaan wanneer je een factuur maakt. Ook is het mogelijk om gebruik te maken van de speciale CRM-module in WeFact. Hierdoor kan je gemakkelijk taken aanmaken en kun je interacties van klanten noteren.