Wat zijn NAW-gegevens?

Wanneer je een factuur opstelt, een klant toevoegt aan je administratie of een bestelling verzendt, heb je altijd bepaalde gegevens nodig. Je komt dan al snel uit bij de zogenaamde NAW-gegevens. Maar wat betekent die afkorting precies? En waarom is het belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan?

Wat betekent NAW?

NAW staat voor:

• Naam
• Adres
• Woonplaats

Deze gegevens vormen de basis van de identiteit van een klant of leverancier. Ze zijn nodig voor correcte facturatie, leveringen en het vastleggen van zakelijke afspraken. Vaak worden NAW-gegevens aangevuld met een telefoonnummer of e-mailadres, vooral bij digitale communicatie en online bestellingen.

Waarom zijn NAW-gegevens belangrijk?

Voor ondernemers zijn NAW-gegevens essentieel. Zonder deze gegevens kun je geen rechtsgeldige factuur opmaken, geen product of dienst afleveren en geen compleet klantoverzicht bijhouden. Op een factuur moet bijvoorbeeld het factuuradres staan, inclusief naam en woonplaats van de klant. Zo is altijd duidelijk met wie je zaken hebt gedaan.

Een voorbeeld: je verkoopt een dienst en stuurt een factuur zonder adresgegevens. Daarmee riskeer je dat je administratie niet voldoet aan de wettelijke eisen. Een volledig klantprofiel met correcte NAW-gegevens is dus niet alleen handig maar ook noodzakelijk.

Verplichtingen bij het gebruik van persoonsgegevens

NAW-gegevens vallen onder de persoonsgegevens zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Je mag deze gegevens alleen verwerken als daar een gerechtvaardigd doel voor is, zoals facturatie, klantenbeheer of levering van producten.

Daarnaast ben je verplicht de gegevens veilig op te slaan en niet langer te bewaren dan nodig is. Gebruik je ze voor bijvoorbeeld marketing of nieuwsbrieven? Dan is expliciete toestemming van de klant vereist. Zorg er dus voor dat je klanten goed informeert over waarvoor je hun gegevens gebruikt. In dit artikel lees je alles over het bijhouden van klantgegevens en de AVG.

Wat zijn de risico’s van onzorgvuldig gebruik?

Hoewel NAW-gegevens vrij standaard lijken, kunnen ze bij verkeerd gebruik leiden tot vervelende situaties. Denk aan:

• Ongewenste reclame of spam
• Identiteitsfraude
• Phishing of oplichting
• Datalekken

Gebruik daarom alleen betrouwbare software en sla gegevens nooit op onbeveiligde locaties op. Geef klantgegevens ook niet zomaar door aan derden.

Tips voor veilig gebruik van NAW-gegevens

• Verzamel alleen de gegevens die je echt nodig hebt voor je dienstverlening.
• Kies voor een boekhoud- of facturatieprogramma dat aan de privacywetgeving voldoet.
• Vraag toestemming als je gegevens wilt gebruiken voor nieuwsbrieven of aanbiedingen.
• Deel je eigen NAW-gegevens alleen met betrouwbare partijen en let op bij verdachte e-mails of websites.

NAW-gegevens beheren met WeFact

Met WeFact beheer je klantgegevens veilig, overzichtelijk en volgens de wet. Voor elke klant wordt automatisch een eigen profiel aangemaakt met NAW-gegevens. Zo kun je snel en correct factureren zonder risico op fouten.

Je administratie blijft duidelijk, je voorkomt dubbele invoer en je voldoet aan alle eisen rondom gegevensbescherming. WeFact werkt met veilige verbindingen en verwerkt gegevens zorgvuldig. Zo weet je zeker dat je professioneel en betrouwbaar werkt met klantdata.