Als ondernemer is het bijhouden van klantgegevens vaak een belangrijk onderdeel van je administratie. Maar sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018 zijn er duidelijke regels waar je aan moet voldoen. Wat mag je nu eigenlijk wel en niet bijhouden en hoe zorg je dat je, je aan de regels houdt? In deze blog zetten we alles op een rij.
Wat is de AVG en waarom is het belangrijk voor ondernemers?
De AVG is een Europese wetgeving die bedoeld is om de privacy van burgers te beschermen. Voor ondernemers betekent dit dat je zorgvuldig moet omgaan met de persoonsgegevens van je klanten. Dit geldt niet alleen voor grote bedrijven maar ook voor zzp’ers en kleine ondernemingen.
Het doel van de AVG is om transparantie te creëren in hoe persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt en bewaard. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot boetes, maar ook schade aan je reputatie.
Welke klantgegevens mogen worden bijgehouden?
De AVG stelt dat je alleen gegevens mag verzamelen die noodzakelijk zijn voor een specifieke en legitieme bedrijfsdoelstelling. Maar wat valt daar precies onder?
Persoonlijke identificatiegegevens
Het is toegestaan om persoonlijke identificatiegegevens zoals namen, adressen en contactinformatie bij te houden als dit nodig is voor je dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een factuur of het verzenden van een bestelling. Zorg er wel voor dat je geen gegevens verzamelt die je niet nodig hebt.
Gegevens over transacties en facturatie
Gegevens die nodig zijn voor je administratie, zoals factuurnummers, betaalgegevens en aankoopgeschiedenis, mogen worden opgeslagen. Deze gegevens zijn vaak ook wettelijk verplicht om bij te houden, bijvoorbeeld voor je belastingaangifte.
Wat zijn de belangrijkste AVG-regels voor het opslaan van klantdata?
Bij het verwerken van klantgegevens zijn er een paar belangrijke regels waar je je aan moet houden:
- Toestemming: Je hebt expliciete toestemming nodig om bepaalde gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld voor het versturen van nieuwsbrieven.
- Doelbinding: Gebruik klantgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
- Dataminimalisatie: Verzamel niet meer gegevens dan nodig.
- Beveiliging: Zorg voor een veilige opslag van gegevens en bescherm deze tegen datalekken.
Hoe lang mag je klantgegevens bewaren?
Volgens de AVG mag je klantgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor financiële gegevens geldt bijvoorbeeld een bewaarplicht van zeven jaar, maar gegevens voor marketingdoeleinden moeten vaak veel eerder worden verwijderd. Maak duidelijke afspraken over bewaartermijnen en zorg dat je een beleid hebt voor het opschonen van verouderde data.
Veelgemaakte fouten bij het opslaan van klantgegevens
Veel ondernemers maken fouten bij het verwerken van klantgegevens. Hieronder een aantal valkuilen:
- Gegevens onnodig lang bewaren: Vergeet niet om regelmatig oude gegevens te verwijderen.
- Ontbrekende toestemming: Het verwerken van gegevens zonder expliciete toestemming kan leiden tot problemen.
- Onvoldoende beveiliging: Het niet versleutelen van data of het gebruiken van zwakke wachtwoorden verhoogt de kans op datalekken.
Hoe kun je AVG-compliance eenvoudig waarborgen?
Een goede administratie is de basis voor AVG-compliance. Gebruik systemen die je helpen om klantdata veilig en overzichtelijk op te slaan. Door een tool te kiezen die speciaal is ontworpen voor ondernemers en voldoet aan de AVG-regels, zorg je ervoor dat klantgegevens altijd veilig zijn en correct worden verwerkt.
Door deze regels in acht te nemen, kun je klantgegevens veilig beheren én voldoen aan de wetgeving. Heb je vragen of twijfel je over hoe je de AVG moet toepassen? Neem contact op met een privacy-expert of raadpleeg de website van de Autoriteit persoonsgegevens.