De digitale wereld biedt veel gemakken, maar het is ook een speelveld voor fraudeurs. Factuurfraude is een groeiend probleem waar iedere ondernemer alert op moet zijn. In deze blog lees je wat het verschil is tussen een vervalste- en spookfactuur en hoe fraudeurs deze facturen maken.
Wat is factuurfraude?
Factuurfraude is een vorm van oplichting waarbij criminelen valse facturen sturen of bankgegevens op echte facturen wijzigen. Slachtoffers betalen onbewust aan fraudeurs in plaats van aan de echte leverancier. Veelvoorkomende methoden zijn e-mailfraude, phishing en vervalste facturen met gewijzigde betalingsgegevens. Controle voorkomt schade.
Soorten factuurfraude
Om factuurfraude te kunnen herkennen, is het belangrijk om de verschillende soorten te begrijpen. We maken onderscheidt tussen twee typen factuurfraude: vervalste facturen en spookfacturen.
Vervalste factuur
Een vervalste factuur lijkt op een echte factuur van een legitieme leverancier, maar met een belangrijk verschil: het IBAN-nummer is aangepast. In plaats van naar de rekening van de leverancier, gaat je betaling naar de fraudeur. Dit type fraude vereist nauwkeurigheid in het controleren van factuurgegevens.
Spookfactuur
Spookfacturen zijn facturen voor diensten of producten die nooit geleverd zijn. Deze facturen worden verstuurd in de hoop dat de ontvanger, door onoplettendheid, toch overgaat tot betaling. Vaak zijn het kleine bedragen, waardoor ze minder snel opvallen in de boekhouding.
Hoe herken je een vervalste factuur of spookfactuur?
Het herkennen van factuurfraude vereist een kritische blik en aandacht voor detail. Hier
zijn enkele tips om factuurfraude te herkennen:
- Controleer de afzender: Kijk of het e-mailadres bekend is en of je recent een bestelling hebt geplaatst bij deze afzender. Bij twijfel, neem altijd telefonisch contact op met de afzender.
- Check het factuur- of ordernummer: Zoek in je (online) administratie naar een overeenkomende inkoopfactuur of orderbevestiging. Wanneer het gaat om een nieuwe leverancier, is het belangrijk om de factuur op de andere drie punten te controleren.
- Controleer het IBAN-nummer: Vergelijk het IBAN-nummer op de factuur met de IBAN-nummers in je administratie.
- Lees de kleine lettertjes: Factuurfraude is soms te herkennen aan voorwaarden die niet gebruikelijk zijn, zoals ‘Indien u akkoord gaat met deze offerte’. Deze zie je vaak in kleine lettertjes op de factuur staan.
Wat te doen bij factuurfraude?
Bij factuurfraude onderneem je de volgende stappen:
- Betaling stoppen: controleer of terugboeking mogelijk is.
- Leverancier contacteren: verifieer de echte betalingsgegevens.
- Fraude melden: bij de bank, politie (via fraudehelpdesk.nl) en KvK.
- Interne controle versterken: factuurprocessen verbeteren en medewerkers trainen.
Is het vervalsen van facturen strafbaar?
Ja, het vervalsen van facturen is strafbaar volgens artikel 225 van het Wetboek van Strafrecht. Dit valt onder valsheid in geschrifte en kan leiden tot een gevangenisstraf van maximaal 6 jaar, een geldboete of beide. Ook poging tot factuurvervalsing is strafbaar.
Kies voor een helder overzicht met WeFact
Het beschermen van je bedrijf tegen factuurfraude begint met een gestructureerd en duidelijk overzicht van je financiële zaken. WeFact is een factuurprogramma dat je een compleet inzicht geeft in je binnenkomende facturen en de bijbehorende leveranciers.
Met WeFact heb je alle informatie over je facturen en leveranciers op één plek. Dit maakt het eenvoudig om snel te controleren of de details van een binnenkomende factuur overeenkomen met de gegevens van de leverancier. Zo kun je meteen zien of een factuur en de bijbehorende leverancier matchen, wat een belangrijke stap is in het voorkomen van factuurfraude.
Niet alleen zorgt WeFact voor een veilige en gestructureerde financiële omgeving, maar het helpt je ook om efficiënter en met meer vertrouwen te werken. De heldere interface en gebruiksvriendelijke functionaliteiten zorgen ervoor dat je altijd een duidelijk overzicht hebt en in staat bent om snel en accuraat actie te ondernemen indien nodig.
Benieuwd naar de mogelijkheden van WeFact? Probeer het dan 30 dagen gratis!