Hoe LEF Marketing & Events succesvol gebruik maakt van WeFact

Over LEF Marketing & Events

LEF Marketing & Events is wereldwijd actief en een toonaangevende organisatie die succesvol is in het organiseren van diverse on- & offline events voor A-merken uit de internationale IT branche. Onder andere Amazon, Huawei en VMware laten zich ontzorgen en verrassen door LEF Marketing & Events.

Hoe zijn jullie bij WeFact uitgekomen?

Onder het label van LEF B.V. vallen nog een aantal andere entiteiten met een zelfstandige administratie. Door onze internationale focus zochten we een flexibele tool om per land, valuta, klant en project te kunnen offreren en factureren.                

Via onze accountant, Schipper Accountants, zijn we in aanraking gekomen met WeFact en zij hebben in de groeifase van ons bedrijf geholpen met de juiste inrichting en koppeling met Exact Online. In de loop der jaren zijn wij dusdanig gegroeid dat de boekhoudkundige werkzaamheden inmiddels intern worden opgevangen en Schipper Accountants zich opstelt als adviseur en sparringpartner.           

Kun je toelichten hoe jullie WeFact gebruiken?

Wij hebben in WeFact een structuur opgezet voor in het totaal 4 administraties die communiceren met 3 achterliggende Exact Online administraties. Wij gebruiken de offertefunctionaliteit (quote) van WeFact zodat onze relatie intern budget kan aanvragen en ons een purchase order (PO) nummer beschikbaar kan stellen. Wanneer we de factuur maken heeft deze hierdoor meteen de juiste metadata.    

Zowel de offertes als de facturen kunnen worden verstuurd in verschillende valuta zoals USD, GBP, EUR, AED, SEK, etc. De producten en diensten die vermeld zijn binnen WeFact zijn vervolgens weer direct gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen in Exact Online.

Binnen Exact Online hebben wij de koppeling met de bank gelegd en hierdoor worden ook de openstaande posten in WeFact automatisch bijgewerkt. Dit loopt voor ons vlekkeloos en geeft ons veel grip op bijvoorbeeld deelbetalingen.

Koppeling Exact online

Onze WeFact administraties zijn gekoppeld met Exact Online; de data uitwisseling tussen beide software pakketten verloopt goed! Vanaf 2021 gaan we met kostenplaatsen werken waarbij iedere kostenplaats gekoppeld wordt aan een uniek projectnummer. In het vierde kwartaal van 2020 zijn we begonnen met het inrichten van Exact Online en hebben hierbij ook de juiste werking in WeFact en de gegevensuitwisseling tussen WeFact en Exact online getest.

De aflettering in Exact online verloopt prima, mede door een automatische bankkoppeling. De gegevensuitwisseling van ontvangen en afgeletterde posten tussen Exact online en WeFact verloopt probleemloos. Zelfs deelbetalingen zijn duidelijk en inzichtelijk binnen WeFact.