Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Ook wanneer je een factuur maakt, kan het gebeuren dat er iets mis gaat. Daarnaast kan het ook dat jouw klant aangeeft dat hun bedrijfsgegevens veranderd zijn en vraagt om een aangepaste factuur.
Geen zorgen, ook als je factuur definitief is en al bij de klant ligt, heb je nog wel opties om dit te corrigeren. Maar daar hangen wel wat voorwaarden aan.
Je mag een factuur niet aanpassen!
De Belastingdienst heeft een aantal factuureisen opgesteld waar de factuur aan moet voldoen voor uw btw-administratie. Als we kijken naar het aanpassen van facturen, is er één regel die er voornamelijk toe doet:
| [E]en factuurnummer Gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen, met 1 of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen. |
Hier lezen we twee dingen: gebruik opeenvolgende nummers en zorg ervoor dat ieder factuurnummer maar één keer voorkomt. Dat eerste houdt in dat je niet zomaar een factuur kunt verwijderen. Dit zou namelijk de reeks doorbreken.
Het tweede betekent dat ieder factuurnummer naar een uniek document moet wijzen. Als je een (verkeerde) factuur aanpast en opnieuw opstuurt, dan bestaan er twee documenten met verschillende inhoud onder hetzelfde nummer. Dat mag dus niet.
Een (foute) factuur aanpassen? Gebruik een credit factuur!
Als je toch een factuur moet aanpassen, wat kun je dan wel doen? Je hebt een aantal opties om dit boekhoudkundig op een juiste manier te doen, afhankelijk van de situatie.
Het bedrag op de factuur klopt niet
Als je de klant te weinig gefactureerd hebt, dan kun je een opvolgende factuur sturen waarin je het overgebleven bedrag in rekening brengt. Deze factuur krijgt dan een eigen factuurnummer. In de omschrijving geef je aan dat het gaat om een aanvulling op de oorspronkelijke factuur. Als de klant teveel betaald heeft, dan gebruik je een creditfactuur om het overschot te compenseren.
(Een deel van) de gegevens zijn verkeerd
Als de gegevens niet kloppen, bijvoorbeeld wanneer de bedrijfsgegevens van de klant zijn veranderd, dan kun je het beste de foutieve factuur crediteren. Hierdoor kun je de foute factuur compenseren. Daarna kun je een nieuwe factuur aanmaken met de aangepaste gegevens en deze versturen.
WeFact maakt factureren en crediteren eenvoudiger Met WeFact maakt u sneller en zonder fouten online facturen, verwerkt u inkoopfacturen en heeft u grip op uw administratie! Test alle functionaliteiten zonder beperkingen met de gratis proefperiode. Maak gebruik van de gratis opstartservice 🪄 Wij maken uw huisstijl na 🗳️ Importeren van klanten en leveranciers 📦 Importeren van producten 30 dagen gratis proberen |