De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die werkgevers in staat stelt om vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan hun werknemers te geven. In deze blog bespreken we de belangrijkste aspecten van de WKR, zoals de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten, nihil waarderingen en voorbeelden van vergoedingen die onder de werkkostenregeling vallen.
Wat houdt de werkkostenregeling in?
De werkkostenregeling is ontworpen om werkgevers een eenvoudige en flexibele manier te bieden om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven zonder dat hierover belasting hoeft te worden betaald. Onder de werkkostenregeling kunnen werkgevers een percentage van de totale fiscale loonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit percentage wordt de “vrije ruimte” genoemd. Het doel van de werkkostenregeling is om werkgevers meer vrijheid te geven in het beloningsbeleid en tegelijkertijd de hoeveelheid administratie te verminderen.
De vrije ruimte
De vrije ruimte is het gedeelte van de loonsom dat een werkgever onbelast mag gebruiken voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Het percentage van de vrije ruimte wordt jaarlijks vastgesteld door de overheid en kan variëren. Voor 2024 is de vrije ruimte 1,92% van de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2024 1,18%. Als de vergoedingen en verstrekkingen binnen deze vrije ruimte blijven, hoeft de werkgever hier geen belasting over te betalen.
Een belangrijk aandachtspunt is dat als de vergoedingen de vrije ruimte overschrijden, de werkgever 80% eindheffing moet betalen over het overschreden bedrag. Daarom is het belangrijk voor werkgevers om goed bij te houden hoeveel van de vrije ruimte al is besteed.
Gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vallen onder de gerichte vrijstellingen en worden niet meegerekend in de vrije ruimte. Deze vrijstellingen zijn bedoeld voor kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het werk. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:
- Reiskosten voor woon-werkverkeer tot € 0,23 per kilometer
- Maaltijden voor overwerk
- Verhuiskosten vanwege werk
- Verklaring omtrent gedrag (VOG)
- Abonnementen voor openbaar vervoer
Deze vrijstellingen zijn specifiek en moeten worden aangemerkt als gerichte vrijstelling om van de belastingvrijstelling te profiteren.
Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer voorschiet voor de werkgever en later terugkrijgt. Deze kosten worden beschouwd als zakelijke kosten en vallen niet onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Voorbeelden van intermediaire kosten zijn:
- Representatiekosten, zoals etentjes met klanten.
- Markeerstiften die je gebruikt voor een presentatie bij de klant.
- Kosten voor de auto van de zaak, zoals brandstofkosten en parkeergeld.
Omdat deze kosten puur zakelijk zijn en de werknemer ze in eerste instantie alleen voorschiet, hoeven ze niet te worden opgenomen in de vrije ruimte.
Nihil waarderingen
Nihil waarderingen zijn vergoedingen en verstrekkingen die wel binnen de vrije ruimte vallen, maar op nihil (nul) of een laag bedrag worden gewaardeerd. Dit betekent dat ze feitelijk onbelast zijn. Voorbeelden van nihil waarderingen zijn:
- Consumpties op de werkplek die geen onderdeel zijn van een maaltijd, zoals koffie en thee.
- Werkkleding die alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals een uniform.
- Fitnessruimte op de werkplek.
Deze nihil waarderingen maken het mogelijk om werknemers extra’s te bieden zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte.
Voorbeelden van vergoedingen onder de werkkostenregeling
Hier zijn enkele voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen die onder de WKR kunnen vallen:
- Kerstpakketten en geschenken: Deze kunnen onbelast worden gegeven, zolang ze binnen de vrije ruimte blijven.
- Personeelsfeesten: Bedrijfsuitjes en feesten kunnen onder de werkkostenregeling vallen, mits ze niet de vrije ruimte overschrijden.
- Bedrijfsfitness: Fitnessabonnementen of bedrijfsfitnessruimtes kunnen ook onder de werkkostenregeling vallen.
- Fiets van de zaak: Vergoedingen voor een fietsplan of het gebruik van een fiets van de zaak vallen binnen de werkkostenregeling.
- Thuiswerkvergoedingen: Sinds de toename van thuiswerken zijn vergoedingen voor thuiswerkkosten relevant geworden.
Door gebruik te maken van de werkkostenregeling kunnen werkgevers hun werknemers aantrekkelijker belonen zonder dat dit leidt tot extra belastingdruk. Het is belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de regels en het juiste gebruik van de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en nihil waarderingen om optimaal van de werkkostenregeling te profiteren.