Reiskosten op je factuur, hoe declareer je dat?

Ga jij als ondernemer wel eens op pad voor je werkgever, met jouw privé auto of met de trein? Dit brengt voor jouw extra reiskosten met zich mee. We leggen je graag uit hoe je deze reiskosten kunt factureren.

Mag je reiskosten declareren?

Reiskosten mag je zeker declareren. De Belastingdienst ziet deze kosten namelijk als zakelijke kosten. Je mag deze reiskosten dus aan jouw opdrachtgever doorberekenen.

Kan je als zzp’er reiskosten declareren?

Je hebt twee manieren om als zzp’er reiskosten te factureren aan jouw opdrachtgever. Je kunt deze kosten doorberekenen in je uurtarief of je zet deze reiskosten op een aparte regel bij het maken van de ZZP factuur.

Hoe zet je reiskosten op de factuur?

Het is belangrijk dat je goede afspraken maakt met jouw opdrachtgever over hoe je de reiskosten verwerkt wanneer je de factuur maakt.

Verwerk de reiskosten in je uurtarief

Het voordeel van reiskosten standaard verwerken in je uurtarief is dat je minder administratief werk hebt en de hoogte van de reiskostenvergoeding vaststaat voordat je met de opdrachtgever om tafel gaat.

Zet de reiskosten apart op de factuur

Vaak willen opdrachtgevers de reiskostenvergoeding apart op de factuur zien staan. Maak daarom een schatting van de kosten voor de reis en zet deze op de factuur als reiskosten of onkosten. Zo ziet de opdrachtgever meteen wat het uurloon is en wat de reiskosten zijn.

Soorten reiskosten

Wanneer je ervoor kiest om de reiskosten apart op de factuur te vermelden, is het belangrijk om goede afspraken te maken met je opdrachtgever. Er zijn namelijk een aantal mogelijkheden.

Kilometervergoeding

Kilometervergoeding factureren is misschien wel de meest gebruikte manier om reiskosten te declareren bij de opdrachtgever. Je brengt hierbij voor elke kilometer die je aflegt een bedrag in rekening. Dit bedrag spreek jij af met jouw opdrachtgever. Er zitten geen wettelijke regels aan vast hoe hoog het bedrag mag zijn. Check voor jezelf hoeveel je kwijt bent aan brandstof, afschrijving en onderhoud.

OV-kosten

Ook kosten die je maakt voor het openbaar vervoer mag je declareren bij jouw opdrachtgever. Je kunt gemakkelijk een overzicht van jouw ritten downloaden via mijn ov-chipkaart. Stuur deze daarna toe aan jouw opdrachtgever en vergeet hier niet om BTW over te berekenen.

Reistijd als werktijd

Werk jij in de trein weleens door? Dan mag je deze reistijd ook declareren. De meeste ondernemers hanteren hiervoor 50% van hun normale tarief. Je kunt natuurlijk ook meer of minder hanteren. Goed dus om hier afspraken over te maken met jouw opdrachtgever.

Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

Het kan ook voorkomen dat jouw opdrachtgever met een vaste reiskostenvergoeding werkt voor woon-werkverkeer. Het is wel belangrijk om deze afspraken op papier te zetten. Doe dit ook als je voor een andere manier van declaratie kiest. Zo zijn de afspraken altijd duidelijk.

De fiscale voordelen van reiskosten declareren

Er zitten een paar voordelen aan het declareren van reiskosten. De reiskosten zijn namelijk aftrekbaar van de winst waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Ook kun je de betaalde BTW van een aantal autokosten zoals brandstof en onderhoud in mindering brengen op de te betalen BTW.

Hoe bereken je BTW over de reiskosten?

Factureer je jouw reiskosten, dan bereken je hierover hetzelfde BTW-tarief dat voor jouw geleverde diensten of producten geldt. Dit is vaak 21% of 9%. Behalve als je werkt met BTW verlegd of zonder BTW.

Dit geldt ook voor de reiskosten die je hebt gemaakt met het openbaar vervoer. Let er dus op dat je hier niet standaard 9% BTW rekent voor openbaar vervoer.

Reiskosten aftrekbaar voor de inkomstenbelasting

Reiskosten worden gezien als uitgaven die nodig zijn om jouw omzet te realiseren. Deze kosten zijn dus aftrekbaar als je aangifte van de inkomstenbelasting doet.

Rijd je met je eigen auto naar jouw opdrachtgever? Dan mag je € 0,19 per gereden kilometer aftrekken van je winst bij de aangifte.