Doe jij als ondernemer zaken met verschillende landen buiten de EU? Of heb je een bedrijf in de bouw waarbij sprake is van een onderaannemersovereenkomst? Dan heb jij hoogstwaarschijnlijk weleens te maken gehad met een factuur zonder btw. Dit is een factuur waarbij het btw bedrag achterwege gelaten wordt. In sommige gevallen is dit volgens de wet toegestaan. In dit artikel vertellen onze specialisten graag meer over deze situaties waarin een factuur zonder btw is toegestaan.
Wat is een btw factuur?
Over iedere factuur die je als ondernemer stuurt, draag je btw af. Dit staat voor Belasting Toegevoegde Waarde en wordt ook wel de omzetbelasting genoemd. Een btw factuur is een factuur waarop het btw-bedrag duidelijk vermeld staat, net zoals het bijbehorende btw-nummer van de verkoper. Dit is verplicht volgens de regels van de Belastingdienst. Maar wanneer je een factuur stuurt zonder btw, is het belangrijk om te weten in welke situaties dit is toegestaan en welke informatie de factuur moet bevatten.
Btw-nummer verplicht op factuur
Een van de belangrijkste eisen van een btw factuur is dat het btw-nummer van de verkoper verplicht op de factuur vermeld moet staan. Dit geldt zowel bij nationale als internationale facturen. De Belastingdienst gebruikt dit nummer om te controleren of de btw correct wordt afgedragen. Het niet vermelden van het btw-nummer op de factuur kan leiden tot sancties vanuit de Belastingdienst.
Maar is het btw-nummer verplicht op de factuur voor iedere ondernemer? Ja, tenzij je bent vrijgesteld van omzetbelasting of gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling.
Factuur aan particulier met btw
Wanneer je een factuur stuurt aan een particulier, moet je altijd btw berekenen en vermelden op de factuur. Dit is verplicht, tenzij er sprake is van een vrijstelling, zoals bij de Kleineondernemersregeling. Zorg ervoor dat je alle benodigde gegevens, inclusief het btw-bedrag en jouw btw-nummer, duidelijk op de factuur vermeld.
Kan ik een factuur zonder btw uitreiken?
Ja, een factuur zonder btw is toegestaan in specifieke gevallen:
- Vrijgestelde diensten: zoals zorg, onderwijs en verzekeringen.
- Kleineondernemersregeling (KOR): voor ondernemers onder de omzetdrempel.
- Intracommunautaire leveringen: bij handel binnen de EU met btw-verlegging.
- Facturatie aan niet-btw-plichtigen: zoals particulieren in sommige gevallen.
Vermeld altijd de reden van btw-vrijstelling op de factuur.
Kan je altijd een factuur sturen zonder btw?
Het is belangrijk om te weten dat je als ondernemer alleen een factuur zonder btw mag sturen wanneer je aan bepaalde voorwaarden voldoet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een bedrijf dat is vrijgesteld van omzetbelasting. Ook mag je een factuur zonder btw sturen als je in aanmerking komt voor de Kleineondernemersregeling.
Een factuur zonder BTW, hoe ziet dat eruit?
Als ondernemer klinkt een factuur zonder BTW misschien ingewikkeld. In de praktijk is dit niet het geval. Net als iedere andere factuur moet een factuur zonder BTW voldoen aan dezelfde factuureisen. Het enige verschil tussen beide soorten facturen, is dat er geen omzetbelasting in rekening wordt gebracht. Daarom moet er bij een factuur zonder BTW ook altijd de tekst ‘BTW vrijgesteld’ vermeld worden. Afgezien van de BTW zijn beide facturen dus in feite hetzelfde.
Een factuur zonder BTW zelf maken
Een factuur maken zonder btw is dankzij WeFact een stuk eenvoudiger en voorkomt dat je wellicht een fout hierin maakt. WeFact herkent bij de debiteurgegevens in welk land deze debiteur gevestigd is. Hierna zal nog een check volgen indien dit een EU land betreft en of er een btw nummer is ingevuld. Afhankelijk van de debiteur zal de BTW automatisch verlegd of niet berekend worden op de factuur. Een factuur maken zonder BTW-nummer van de klant, maar wel de BTW willen verleggen is helaas niet toegestaan. Handig om fouten te voorkomen!
Factuur zonder BTW in afwijkende situaties
Behalve bij de in dit artikel eerder genoemde drie situaties, zijn er ook verschillende bedrijven die vrijgesteld zijn van BTW. In dit geval moet dit op de factuur vermeld zijn en hoeft er op de gehele factuur geen BTW vermeld te worden. Benieuwd wat voor bedrijven vrijgesteld zijn van BTW? Lees er snel meer over op de website van De Belastingdienst. Zo kun je ook onbezorgd factureren als particulier.