Heb je een startend bedrijf en mag je de eerste facturen gaan versturen? Een echte mijlpaal! Maar wat zijn nou eigenlijk de vereisten voor een factuur en hoe zorg je ervoor dat deze er betrouwbaar en in je eigen huisstijl uit ziet? WeFact helpt hierbij. We laten je graag een aantal factuurvoorbeelden zien!
WeFact heeft namelijk een standaard factuuropzet die voldoet aan de wettelijke eisen. Daarnaast helpt WeFact bij het inrichten van de huisstijl, zodat jouw factuur altijd herkend wordt.
Wat moet er op een factuur staan?
Op elke factuur in Nederland zijn bepaalde gegevens verplicht om te vermelden op een factuur. De volgende gegevens zijn verplicht op een factuur:
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Volledige naam en adres van de klant
- Jouw BTW-nummer
- Jouw KvK-nummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer (deze dient doorlopend en oplopend te zijn)
- Omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd
- Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten
- Leverdatum van de goederen/diensten
- Het bedrag exclusief BTW
- Het BTW-tarief
- Het te betalen BTW-bedrag
In sommige gevallen moet ook het BTW-nummer van de klant op de factuur staan. Dit is het geval bij export van goederen naar andere landen en bij bepaalde diensten. Ook als de BTW wordt verlegd moet het BTW-nummer van de klant op de factuur vermeld staan. Kijk voor alle actuele verplichte onderdelen op een factuur op de Belastingdienst.
Hoe ziet je factuur eruit?
Er zijn geen regels vastgesteld voor het uiterlijk van een factuur. Je mag dit dus naar eigen wens inrichten en je eigen factuurteksten gebruiken. Houd er wel rekening mee dat je de bovengenoemde verplichte gegevens altijd op de factuur vermeldt. Het mooiste is dat je jouw huisstijl meeneemt in de factuur lay-out. Zo is het voor jouw klanten meteen duidelijk dat de factuur van jouw onderneming afkomstig is.
Hoe kan je een factuur maken?
Het opstellen van een factuur kan je op verschillende manieren doen. Zo kan je hiervoor gebruik maken van Word of Excel. Hiermee gebruik je een factuur template dat je handmatig aanvult met de juiste gegevens. Je kan er ook voor kiezen om meer geautomatiseerd te werken met een facturatieprogramma.
Wat is het verschil tussen Excel, Word, PDF en factuursoftware?
Een groot deel van de startende ondernemers begint met facturen maken in Word of Excel. Dit is namelijk de goedkoopste optie voor het bijhouden van een zzp administratie. Maar hoe maak je een factuur in Word? Je kiest allereerst voor een vast factuur template. Zo zien jouw facturen er altijd hetzelfde uit. Hierna vul je handmatig de juiste gegevens in. Excel werkt ongeveer hetzelfde als Word, alleen kun je in Excel met formules werken. Dit zorgt ervoor dat je niet alles handmatig hoeft uit te rekenen. Voor een nettere factuur sla je vervolgens het Word of Excel bestand op als PDF, zodat je deze als PDF factuur kunt toesturen.
Het grootste voordeel van facturatiesoftware is dat er veel geautomatiseerd is. Denk hierbij aan gegevens zoals factuurnummer, factuurdatum en optellingen van bedragen. Dit voorkomt gemakkelijk gemaakte fouten. Ook houdt facturatiesoftware de betaaltermijnen en dergelijke voor je bij. Je ziet dus meteen wanneer je een herinnering kunt sturen. Daarnaast heb je vaak een stukje extra inzicht in de vorm van statistieken of overzichten. Hierdoor heb je een beter inzicht in jouw inkomsten en uitgaven.
Voorbeeld facturen
Om je verder te helpen geven wij je graag een aantal voorbeeld facturen. Al deze factuurvoorbeelden voldoen aan de wettelijke factuureisen. Houd er wel rekening mee dat de factuur aan deze eisen blijft voldoen, wanneer je hierin iets aanpast. Er gelden voor de opmaak of indeling van de factuur geen eisen. Gebruik dus zeker jouw eigen huisstijl, zodat de uitstraling van jouw bedrijf meteen naar voren komt.
Voorbeeld factuur Word
Voorbeeld factuur PDF
Voorbeeld factuur zonder BTW
Voorbeelden internationale factuur
Naast de standaard Nederlandse facturen, heeft WeFact ook de mogelijkheid om facturen in het Engels, Duits of Frans op te maken en te versturen. We geven je hier graag een aantal voorbeelden van.
Factuur Duits voorbeeld
Factuur Frans voorbeeld
Factuur Engels voorbeeld
Factureren met een factuurprogramma
Wanneer je facturen stuurt via een factuurprogramma heb je meteen inzicht en overzicht. Ook voldoe je aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Je stuurt gemakkelijk professionele facturen naar de klant en profiteert van eventuele betaalgemakken die zijn ingesteld via de facturatiesoftware.
Probeer WeFact gratis
Benieuwd naar de facturatiesoftware van WeFact? Vraag nu een 30 dagen gratis proefperiode aan! WeFact is ook geschikt om een particuliere factuur mee te versturen!