Heb je een startend bedrijf en mag je de eerste facturen gaan versturen? Een echte mijlpaal! Maar wat zijn nou eigenlijk de vereisten voor een factuur en hoe zorg je er voor dat deze er betrouwbaar en in je eigen huisstijl uit ziet? WeFact helpt hierbij!
WeFact heeft namelijk een standaard factuuropzet welke voldoet aan de eisen en helpt bij het inrichten van de huisstijl zodat onder andere ook jouw logo netjes zichtbaar wordt.
Factuur voorbeeld
Wat moet er verplicht op de factuur staan?
Belangrijk bij het opstellen van een factuur is dat een aantal zaken standaard aanwezig zijn.
- Eigen bedrijfsgegevens; bedrijfsnaam, adresgegevens, contactgegevens, KvK-, btw- en IBAN-nummer.
- Klantgegevens. Particulier of bedrijf? Probeer altijd een contactpersoon en adresgegevens bij de adressering van de factuur te verwerken.
- Factuurdatum en factuurnummer.
- Omschrijving product of dienst.
- Bedrag (exclusief en/of inclusief BTW vermelding) en BTW-percentage factuur (of BTW verlegd).
- Betaaltermijn en betaalinformatie (IBAN-nummer, omschrijving en bedrag).
Verder is het belangrijk dat de factuur overzichtelijk is. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de factuurregels in kolommen onderverdeeld zijn en dat het duidelijk is wat het bedrag per regel is en hoe dit is opgebouwd. Verder is het een vereiste van de Belastingdienst om te vermelden of de bedragen exclusief of inclusief btw zijn en wat het totaalbedrag van het berekende btw is, per percentage. Ook dient duidelijk te zijn wat het totaalbedrag (inclusief btw) is, zodat de klant weet welk bedrag hij/zij moet voldoen.
Hierboven zie je een voorbeeld van een factuur. Deze factuur voldoet aan de gestelde factuureisen.
Hoe maak ik een factuur?
Zodra je een vaste indeling hebt voor je factuur lay-out, waarbij je voldoet aan bovengenoemde eisen, kan je een factuur gaan maken. Maak factuurregels aan voor de producten of diensten die je levert of gaat leveren en zorg dat de bedragen kloppen.
Je factuur zal nu een chronologisch opvolgend factuurnummer moeten krijgen, oftewel nummer van je laatste factuur op moeten volgen. Software zoals dat van WeFact zal dit automatisch voor je doen.
Belangrijk is om ook de datum van verzenden, op de factuur te vermelden.
Een factuur in het Engels, Duits of Frans
Naast de standaard Nederlandse facturen, heeft WeFact ook de mogelijkheid om facturen in het Engels, Duits of Frans op te maken en te versturen. Hier zijn standaard ingerichte huisstijlen voor welke te activeren zijn binnen de WeFact omgeving. Hieronder een voorbeeld van een Engelse factuur.
Voorbeeld Belgische factuur
De verschillen tussen Excel, Word, PDF en factuursoftware
Een groot deel van de startende ondernemers begint vanwege kostenoverwegingen met Word of Excel. Hiervoor moeten ze zelf een opzet maken en een eigen structuur zien te ontwikkelen. Voordelen van facturatiesoftware zijn bijvoorbeeld dat gegevens als factuurnummer, factuurdatum en optellingen van bedragen automatisch verlopen. Wat gemakkelijk gemaakte fouten voorkomt.
Ook is er vaak een stukje extra inzicht in de vorm van statistieken of overzichten zodat duidelijk is welke bedragen er binnenkomen maar ook uitgaan en dat per opgegeven periode.
Daarnaast zal software je alert maken op bijvoorbeeld verlopen betaaltermijnen en dergelijke. Dus de grootste verschillen zullen voornamelijk tijdsbesparing, inzicht en gemak zijn. De vraag voor de ondernemer is of dit tegen de gevraagde kosten opweegt.
Het voordeel van online facturatiesoftware
Beginnen met facturatiesoftware wanneer je start, is meteen het voordeel hebben van inzicht en overzicht. Maar ook voldoen aan de bewaarplicht welke de Belastingdienst stelt. Ook de ontvanger van de facturen zal het voordeel ervaren van een professionele factuur en eventuele betaalgemakken die zijn ingesteld via de facturatiesoftware.
Het grootste eigen voordeel zal zijn de eenvoud en het gemak die de facturatiesoftware met zich meebrengt. Om een voorbeeld te geven was het instellen van een eigen e-mail inbox een groot voordeel van het ontvangen en bewaren van je eigen post. Dit geeft maar aan hoeveel gemak automatisering kan bieden, maar deze keer op facturatiegebied.
Probeer WeFact gratis
Benieuwd geworden naar de facturatiesoftware van WeFact? Vraag nu een 30 daagse gratis proefperiode aan! WeFact is ook geschikt om een particuliere factuur mee te versturen!