Hoe maak je een factuur voor een klant in het buitenland?

Als je als ondernemer producten of diensten levert aan het buitenland heb je, je vast weleens afgevraagd hoe je een factuur maakt die je naar het buitenland moet sturen. Het is belangrijk om te weten welke eisen gesteld worden aan facturen voor het buitenland. Het niet voldoen aan deze eisen kan leiden tot problemen met de belastingdienst en de correctheid van jouw online administratie. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een factuur voor het buitenland opstelt en hoe je moet omgaan met het toepassen van de btw.

Aan welke eisen moet een factuur voor het buitenland voldoen?

Een factuur die je naar het buitenland stuurt moet voldoen aan bepaalde eisen. Allereerst moet de factuur aan dezelfde eisen voldoen als een factuur die je naar een klant in Nederland stuurt. Dit bestaat uit:

  • Volledige bedrijfsnaam en adres
  • Volledige naam en adres van de klant
  • Jouw BTW-nummer
  • Jouw KvK-nummer
  • Factuurdatum
  • Factuurnummer (deze dient doorlopend en oplopend te zijn)
  • Omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd
  • Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten
  • Leverdatum van de goederen/diensten
  • Het bedrag exclusief BTW
  • Het BTW-tarief
  • Het te betalen BTW-bedrag

Afhankelijk van een aantal factoren kan het voorkomen dat je een ander btw-tarief moet hanteren of extra gegevens moet toevoegen. Dit wordt verder in het artikel toegelicht.

Hoe vermeld je de btw op de factuur voor het buitenland?

Hoeveel btw je op de factuur moet zetten hangt af van meerdere factoren. Hieronder lichten we toe hoeveel btw je moet doorberekenen naar je klant en of je aanvullende informatie aan de factuur moet toevoegen.

Een particulier binnen de EU

Verstuur je een factuur naar een particulier binnen de Europese Unie? Dan hanteer je het Nederlandse btw-tarief van 9% of 21%. Er zijn geen extra aanvullende eisen voor het opstellen van de factuur.

Een onderneming binnen de EU

Verstuur je een factuur naar een bedrijf binnen de Europese Unie. Dan moet je de btw-verleggingsregeling toepassen. Dit betekent dat de klant geen btw aan jou betaalt, waardoor je over deze factuur dus ook niets afdraagt aan de belastingdienst. Met deze regeling betaalt de klant de btw aan de lokale belastingautoriteiten in zijn eigen land.

Hiervoor moet je het volgende op de factuur zetten:

  • Hanteer het btw-tarief “btw verlegd”.
  • Vermeld duidelijk op de factuur dat de btw verlegd is.
  • Vermeld het btw-nummer van de klant waar u de btw naar verlegt

Een particulier of onderneming buiten de EU

Lever je goederen aan een particulier of bedrijf buiten de Europese Unie? Dan geldt altijd het 0% btw-tarief. 

Lever je een dienst af buiten de Europese Unie? Dan hangt het van meerdere factoren af hoe je btw moet berekenen op de factuur. Gebruik deze tool van de belastingdienst om erachter te komen hoe je de btw moet toepassen op de factuur voor diensten.

Voorbeeld van een buitenlandse factuur

Hieronder zie je een factuur voorbeeld voor het buitenland die aan de wettelijke factuureisen voldoen. Ook wordt op deze factuur vermeld dat de btw wordt verlegd met de benaming ‘VAT reversed charge’. Dit geldt alleen voor facturen die je naar klanten binnen de Europese Unie stuurt.

Factuur voor het buitenland maken met WeFact

Met het facturatieprogramma van WeFact maak je eenvoudig en snel facturen voor het buitenland. Tijdens een factuur maken geef je aan voor welk land je een factuur maakt. Vervolgens wordt automatisch het juiste btw-tarief toegepast. Verstuur je een factuur naar een bedrijf binnen de Europese Unie. Dan wordt automatisch op de factuur ‘btw verlegd’ vermeld.

Ook kun je de taal van de factuur wijzigen. Zo kun je je klanten in het buitenland nog beter van dienst zijn en weet je zeker dat jouw buitenlandse klanten de facturen goed begrijpen.