Wat zijn goede factuurteksten?

Een goede factuur bestaat uit meer dan alleen het factuurnummer en het bedrag. Ook de tekst die je toevoegt, maakt het verschil. Denk hierbij aan een korte toelichting, een duidelijke afsluiting of een begeleidend bericht in een e-mail. Duidelijke factuurteksten zorgen niet alleen voor overzicht, maar helpen ook om sneller betaald te krijgen. Maar wat zijn nu goede factuurteksten? Lees snel verder, want onze specialisten lichten dit graag verder toe.

Wat zijn factuurteksten?

Factuurteksten zijn korte, aanvullende teksten die je toevoegt aan je factuur of aan de e-mail waarmee je de factuur verstuurt. Ze helpen je om de factuur nét iets persoonlijker en duidelijker te maken. Denk aan een korte toelichting bovenaan de factuur, een vriendelijke afsluiting, of een vermelding van de betalingstermijn en betalingsinstructies.

Deze teksten dragen bij aan een professionele uitstraling en zorgen ervoor dat je klant precies weet wat er wordt gefactureerd, wanneer er betaald moet worden en op welke manier. Zeker bij digitale facturen is het handig om hier expliciet te vermelden wat je van de klant verwacht. Dit voorkomt misverstanden en versnelt vaak de betaling.
Bij online een factuur maken, is het bovendien gemakkelijk om deze direct te versturen via de mail. Je kunt de factuur dan verzenden als PDF of als UBL-bestand, afhankelijk van wat je klant nodig heeft. De begeleidende e-mail is hierbij belangrijk, omdat dit meestal het eerste contactmoment is bij de afronding van een opdracht. Een duidelijke, vriendelijke tekst maakt het verschil tussen een standaardbericht en een klantgerichte ervaring!

Waarom zijn goede factuurteksten belangrijk?

Duidelijke factuurteksten zorgen voor transparantie. Ze maken in één oogopslag duidelijk waar de factuur over gaat, wanneer er betaald moet worden en onder welke voorwaarden. Dit voorkomt vragen achteraf en vergroot de kans dat je op tijd betaald krijgt. Vooral bij digitale facturatie speelt dit een belangrijke rol. Ook de e-mail waarin je de factuur meestuurt is een kans om professioneel over te komen. Een korte, klantgerichte tekst maakt je factuur direct herkenbaar en persoonlijker.

Voorbeelden van teksten op je factuur

In WeFact vind je een voorbeeld factuur. Weet je niet goed welke tekst je op de factuur moet zetten? Bekijk dan even onze voorbeelden:

Inleiding:

Voorbeeld 1: Hierbij ontvangt u de factuur voor de uitgevoerde werkzaamheden. Heeft u vragen over de factuur? Neem gerust contact met ons op.

Voorbeeld 2: Beste mevrouw Jansen, naar aanleiding van onze werkzaamheden stuur ik u hierbij de factuur toe.

Betalingscondities:

Voorbeeld 1: Wij verzoeken u vriendelijk om het factuurbedrag binnen 30 dagen (voor 20-09-2025) over te maken op rekeningnummer [rekeningnummer] onder vermelding van klant- en factuurnummer. Op alle diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze kunt u downloaden van onze website.

Voorbeeld 2: Zorg ervoor dat u het totaalbedrag van deze factuur voor de vervaldatum heeft overgemaakt naar IBAN: [jouw bankrekeningnummer] ten name van [jouw bedrijfsnaam] te [jouw vestigingsplaats], onder vermelding van het factuurnummer.

Afsluiting:

Voorbeeld 1: Bedankt voor uw opdracht/bestelling. Wij zijn u graag weer van dienst!

Voorbeeld 2: Wij bedanken u voor uw bestelling en zien u graag terug op onze website.

Voorbeelden van teksten voor de begeleidende mail

De e-mail waarin je de factuur meestuurt is vaak het eerste contactmoment bij de afronding van een opdracht. Zorg dus dat deze professioneel, vriendelijk en duidelijk is. Hieronder geven we hiervan graag twee voorbeelden:

Voorbeeld 1: Geachte heer/mevrouw,

In de bijlage vindt u de factuur van de geleverde diensten op [datum] voor [korte omschrijving van de geleverde diensten]. Wij verzoeken u vriendelijk het betreffende bedrag binnen de gestelde factuurtermijn over te maken.

Heeft u nog vragen over deze factuur, dan kunt u contact met ons opnemen.

Alvast bedankt voor de afhandeling.

Met vriendelijke groet,

[Naam]

Voorbeeld 2: Beste Jan Peters,

Bijgevoegd treft u factuur [nummer] aan voor de geleverde producten.

Gelieve het verschuldigde bedrag ter hoogte van [bedrag] te betalen binnen 14 dagen (voor [eind datum]) op rekeningnummer [rekeningnummer] t.n.v. [rekeninghouder] onder vermelding van het klantnummer en factuurnummer.

U kunt ook eenvoudig online betalen via IDEAL. Klik hier.

Mocht u nog vragen hebben over deze factuur, neem dan gerust contact met ons op.

Met vriendelijke groet,

[Bedrijf]

Wat moet er op een factuur staan?

Een duidelijke tekst op je factuur is belangrijk, maar het blijft slechts één onderdeel van het totaalplaatje. Om te zorgen dat je factuur juridisch klopt en professioneel overkomt, moet je ook de inhoudelijke vereisten goed op orde hebben. Denk aan administratieve gegevens, btw-specificaties en een logisch factuurnummer.

Deze elementen vormen de basis waarop de Belastingdienst en je klant kunnen controleren of alles klopt. Het ontbreken van één of meerdere onderdelen kan leiden tot vertraging in betaling of zelfs afkeuring van de factuur. Hieronder vind je een overzicht van de gegevens die verplicht op een factuur dienen te staan:

  • Jouw bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, bedrijfsadres, KvK-nummer en btw-nummer).
  • Bedrijfsgegevens van de klant (bedrijfsnaam, bedrijfsadres en bij voorkeur btw-nummer).
  • Factuurnummer (Deze dient uniek te zijn en nummers mogen niet worden overgeslagen).
  • Omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd.
  • Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten.
  • Het bedrag exclusief btw, btw-tarief en het te betalen btw-bedrag.
  • Bankrekeningnummer.
  • Betalingstermijn.

Betalingsvoorwaarden en betalingscondities op de factuur

Hoewel niet wettelijk verplicht op een factuur, zijn betalingsvoorwaarden op je factuur wel sterk aan te raden. Hiermee geef je aan binnen welke termijn je betaald wilt worden en onder welke condities. Dat voorkomt misverstanden en geeft je houvast als je een herinnering moet sturen.

Factuurteksten toevoegen in WeFact

Maak je al gebruik van het facturatieprogramma van WeFact? Dan kun je via de instellingen eenvoudig je eigen factuurteksten toevoegen. Ga hiervoor naar Instellingen > Huisstijl > PDF-bestanden > Factuur. Hier voeg je bijvoorbeeld een inleiding, afsluitende zin of betalingsinstructie toe aan je factuursjabloon.

Ook de e-mail waarmee je de factuur verstuurt kun je hier aanpassen. Je stelt een standaardtekst in voor alle klanten, maar kunt deze per factuurmoment of klant aanpassen waar nodig. Zo houd je grip op je communicatie én behoud je een persoonlijke toon.

Start vandaag met professioneel factureren via WeFact

Maak je nog geen gebruik van de facturatiesoftware van WeFact? Dan is dit hét moment om het uit te proberen. Met WeFact stel je eenvoudig professionele facturen op, voeg je moeiteloos factuurteksten toe en houd je overzicht over je administratie. Probeer het gratis en vrijblijvend 30 dagen zonder verplichtingen. Zo ervaar je zelf hoe efficiënt en gebruiksvriendelijk online factureren kan zijn!