Een factuur bestaat uit meer dan alleen de verplichte onderdelen zoals de bedrijfsgegevens en het te betalen bedrag. Om de factuur compleet te maken kan je hier ook een tekst aan toevoegen. Maar wat zijn nou goede factuurteksten?
Wat zijn factuurteksten?
Factuurteksten bestaan voornamelijk uit een inleiding en/of afsluiting op de factuur. Zo kan je de klant persoonlijk aanspreken en kan je nog eventuele voorwaarden vermelden. Zo kan je bijvoorbeeld de betalingscondities en betalingsvoorwaarden op de factuur zetten. Dit maakt het extra duidelijk voor de klant.
Bij online een factuur maken, is het gemakkelijk om deze meteen te versturen via de mail. Je kan de factuur dan in PDF of UBL verzenden. Naast de tekst op de factuur is ook de tekst in het begeleidende e-mailbericht belangrijk. Het e-mailbericht is namelijk het eerste wat de klant ziet. Je kan ervoor kiezen om voor elke klant hetzelfde bericht te sturen of het bericht per klant te personaliseren. Via het e-mailbericht kun je ook gemakkelijk een betaallink toevoegen.
Het belang van goede factuurteksten
Het is belangrijk dat de teksten op je factuur volledig en duidelijk zijn. Zo is het voor de klant duidelijk waarvoor, hoeveel en wanneer hij moet betalen. Het zo duidelijk mogelijk aangeven van deze informatie, zorgt ervoor dat er geen verwarring ontstaat bij de klant en dat deze sneller betaald. Ook het gebruik van digitale facturering zorgt ervoor dat klanten sneller betalen.
Voorbeelden van teksten op je factuur
In WeFact vind je een voorbeeld factuur. Weet je niet goed welke tekst je op de factuur moet zetten? Bekijk dan even onze voorbeelden:
Inleiding:
Voorbeeld 1: Hierbij stuur ik u mijn factuur toe voor de verrichte werkzaamheden. Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze factuur? Neem dan gerust contact met ons op.
Voorbeeld 2: Beste mevrouw Jansen,
Naar aanleiding van onze werkzaamheden, stuur ik u deze factuur toe.
Betalingscondities:
Voorbeeld 1: Wij verzoeken u vriendelijk te betalen binnen 30 dagen (voor 20-09-2021) op rekeningnummer [bedrijf_reknummer] t.n.v. [bedrijf_rekhouder] onder vermelding van klantnummer en factuurnummer. Op alle diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze kunt u downloaden van onze website.
Voorbeeld 2: Zorg ervoor dat u het totaalbedrag van deze factuur voor de vervaldatum heeft overgemaakt naar IBAN: [jouw bankrekeningnummer] ten name van [jouw bedrijfsnaam] te [jouw vestigingsplaats], onder vermelding van het factuurnummer.
Afsluiting:
Voorbeeld 1: Bedankt voor uw opdracht/bestelling. Wij zijn u graag weer van dienst!
Voorbeeld 2: Wij bedanken u voor uw bestelling en zien u graag terug op onze website.
Voorbeelden van teksten voor de begeleidende mail
Voorbeeld 1: Geachte heer/mevrouw,
In de bijlage vindt u de factuur van de geleverde diensten op [datum] voor [korte omschrijving van de geleverde diensten]. Wij verzoeken u vriendelijk het betreffende bedrag binnen de gestelde factuurtermijn over te maken.
Heeft u nog vragen over deze factuur, dan kunt u contact met ons opnemen.
Alvast bedankt voor de afhandeling.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Voorbeeld 2: Beste Jan Peters,
Bijgevoegd treft u factuur [nummer] aan voor de geleverde producten.
Gelieve het verschuldigde bedrag ter hoogte van [bedrag] te betalen binnen 14 dagen (voor [eind datum]) op rekeningnummer [rekeningnummer] t.n.v. [rekeninghouder] onder vermelding van het klantnummer en factuurnummer.
U kunt ook eenvoudig online betalen via IDEAL. Klik hier.
Mocht u nog vragen hebben over deze factuur, neem dan gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
[Bedrijf]
Betalingsvoorwaarden en betalingscondities op de factuur
De betalingscondities en voorwaarden zijn niet verplicht op een factuur, maar zijn wel belangrijk. Hierin geef je aan de klant aan hoe de betaling gedaan moet worden, binnen welke betalingstermijn en onder welke voorwaarden. Door dit duidelijk op te stellen, krijg je jouw factuur vaak sneller betaald.
Hoe stel je factuurteksten in?
In WeFact kan je gemakkelijk factuurteksten toevoegen aan je huisstijl. Ga hiervoor naar “Instellingen”, submenu “Huisstijl”. Hier kan je onder “PDF bestanden” kiezen voor “Factuur” en een tekstvak met de juiste tekst toevoegen.