Wat houdt dit in?
UBL is het standaard formaat voor elektronisch factureren en staat voor Universal Business Language. Het is een XML bestand dat speciaal is gemaakt voor facturen. Een UBL factuur maakt het mogelijk om factuurdata van de ene software door te sturen naar het andere softwarepakket. Doordat de factuurdata in een speciale code wordt meegegeven, wordt de factuur direct ingelezen in het softwarepakket.
Een UBL factuur wordt verstuurd als XML-formaat. Dankzij deze standaard structuur kan software deze e-factuur zelf inlezen. Hiervoor hoeft dus geen handmatige actie gedaan te worden. Zo worden o.a. de leverancier, het factuurnummer, de factuurdatum, de factuurregels en het factuurbedrag herkent. Het is dus niet nodig om de factuur eerst handmatig te exporteren of te downloaden.
Een UBL factuur maken en versturen heeft een aantal voordelen. Zo is dit vaak sneller en makkelijker gedaan dan facturen in Word of Excel maken. Daarnaast is het voor overheidsinstellingen en andere grotere ondernemers sinds 2019 verplicht.
Steeds meer afnemers willen dat hun leveranciers facturen digitaal in UBL sturen. De overheid en andere grotere ondernemers verplichten dit al sinds 1 januari 2019. Niet UBL facturen worden door hen niet meer in behandeling genomen en dus niet betaald.
Het verzenden van een UBL factuur heeft veel voordelen, zowel voor de verzender als de ontvanger:
Binnen WeFact kunt u eenvoudig een UBL factuur maken. Standaard zal WeFact een factuur verzenden in zowel PDF formaat als UBL formaat, maar u kunt hier uiteraard vanaf wijken. De klant die de factuur ontvangt zal de UBL factuur als XML bestand te zien krijgen. Dit is een bestand dat in code de factuurgegevens bevat. De ontvanger dient dit bestand enkel te slepen naar zijn boekhoudsoftware of het door te sturen naar een eigen inkoop e-mailadres van de software. Dit bestand wordt 100% nauwkeurig uitgelezen, zodat er geen handmatige actie meer is vereist en onderdeel is van de boekhouding.
Een UBL factuur maken kan niet in Word of Excel. Hier heeft u een facturatieprogramma, zoals WeFact voor nodig. Maakt u een factuur in WeFact dan wordt er automatisch een mooie leesbare PDF gegenereerd maar ook een UBL bestand.
Wanneer u een PDF factuur heeft gemaakt kunt u deze omzetten naar een UBL factuur door deze op te slaan als XML bestand. Wanneer u een facturatiepakket gebruikt, zoals WeFact wordt de factuur automatisch als UBL meegestuurd als bijlage.
Heeft u een UBL factuur ontvangen? Verwerk deze dan eenvoudig in WeFact. U hoeft de factuur er enkel naartoe te slepen.
Een UBL factuur bestaat uit XML. Dit is een programmeertaal die wordt gebruikt om gegevens op te slaan en gestructureerde gegevens te tonen. Zo wordt de data in de UBL factuur bij online factureren automatisch herkend.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2"
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
xsi:schemaLocation="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2 https://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-Invoice-2.1.xsd">
<cbc:UBLVersionID>2.1</cbc:UBLVersionID>
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
<cbc:ID>F2023-0005</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2023-04-04</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2023-04-18</cbc:DueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cbc:BuyerReference>DB10003 - Pillercat N.V. </cbc:BuyerReference>
<cac:AccountingSupplierParty>
<cac:Party>
<cbc:EndpointID schemeID="0106">123456789</cbc:EndpointID>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>MyCompany</cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PostalAddress>
<cbc:StreetName>Kadelaan 9</cbc:StreetName>
<cbc:CityName>Amsterdam</cbc:CityName>
<cbc:PostalZone>1059JN</cbc:PostalZone>
<cac:Country>
<cbc:IdentificationCode>NL</cbc:IdentificationCode>
</cac:Country>
</cac:PostalAddress>
<cac:PartyTaxScheme>
<cbc:CompanyID>NL12INGB12345</cbc:CompanyID>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:PartyTaxScheme>
<cac:PartyLegalEntity>
<cbc:RegistrationName>MyCompany</cbc:RegistrationName>
<cbc:CompanyID schemeID="0106">123456789</cbc:CompanyID>
</cac:PartyLegalEntity>
<cac:Contact>
<cbc:Name>John Doe</cbc:Name>
<cbc:Telephone>00312345678</cbc:Telephone>
<cbc:ElectronicMail>john.doe@company.com</cbc:ElectronicMail>
</cac:Contact>
</cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>
<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cbc:EndpointID schemeID="0106">01234567</cbc:EndpointID>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Pillercat N.V. </cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PostalAddress>
<cbc:StreetName>Ploeterstraat 111</cbc:StreetName>
<cbc:CityName>Damsteram</cbc:CityName>
<cbc:PostalZone>1053TH</cbc:PostalZone>
<cac:Country>
<cbc:IdentificationCode>NL</cbc:IdentificationCode>
</cac:Country>
</cac:PostalAddress>
<cac:PartyTaxScheme>
<cbc:CompanyID>NL12345678910</cbc:CompanyID>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:PartyTaxScheme>
<cac:PartyLegalEntity>
<cbc:RegistrationName>Pillercat N.V. </cbc:RegistrationName>
<cbc:CompanyID schemeID="0106">01234567</cbc:CompanyID>
</cac:PartyLegalEntity>
<cac:Contact>
<cbc:ElectronicMail>mijnaam@domein.com</cbc:ElectronicMail>
</cac:Contact>
</cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>
<cac:PaymentMeans>
<cbc:PaymentMeansCode>57</cbc:PaymentMeansCode>
<cac:PayeeFinancialAccount>
<cbc:ID>NL11RABO01231456</cbc:ID>
<cac:FinancialInstitutionBranch>
<cbc:ID>RABONL2P</cbc:ID>
</cac:FinancialInstitutionBranch>
</cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>
<cac:TaxTotal>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">17.36</cbc:TaxAmount>
<cac:TaxSubtotal>
<cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">82.64</cbc:TaxableAmount>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">17.36</cbc:TaxAmount>
<cac:TaxCategory>
<cbc:ID>S</cbc:ID>
<cbc:Percent>21.00</cbc:Percent>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:TaxCategory>
</cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">82.64</cbc:LineExtensionAmount>
<cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">82.64</cbc:TaxExclusiveAmount>
<cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>
<cac:InvoiceLine>
<cbc:ID>238</cbc:ID>
<cbc:InvoicedQuantity unitCode="ZZ">1.00</cbc:InvoicedQuantity>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">82.64</cbc:LineExtensionAmount>
<cac:Item>
<cbc:Description>Consultatie</cbc:Description>
<cbc:Name>Consultatie</cbc:Name>
<cac:ClassifiedTaxCategory>
<cbc:ID>S</cbc:ID>
<cbc:Percent>21.00</cbc:Percent>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:ClassifiedTaxCategory>
</cac:Item>
<cac:Price>
<cbc:PriceAmount currencyID="EUR">82.644628099174</cbc:PriceAmount>
<cbc:BaseQuantity>1</cbc:BaseQuantity>
</cac:Price>
</cac:InvoiceLine>
</Invoice>
De functionaliteiten van het factuurprogramma bieden een ondernemer de mogelijkheid om eenvoudig een factuur te versturen in een eigen huisstijl met bijvoorbeeld een iDEAL betaallink, zodat de ontvanger meer eenvoud heeft in het voldoen van het verschuldigde bedrag. De factuur software is online via iedere internetbrowser aan te roepen en kan dus op ieder gewenst moment toegankelijk zijn.
Wilt u factuur software kopen waarvan u zeker weet dat u het online kan bereiken een ook voor u eenvoudig in omgang is? Dan is de facturering software van WeFact wat u zoekt! Het biedt gemak, inzicht en een hands-on administratie.
WeFact voorkomt veel gemaakte fouten zoals verkeerde BTW optellingen. Ook kunt u periodiek factureren.
WeFact kan facturen in UBL versturen. Inkoopfacturen in UBL kan WeFact inlezen. Zo bent u klaar voor de toekomst!
Beheer uw debiteuren en crediteuren en houdt uw relaties op de hoogte via een mailing.
WeFact geeft u grote vrijheid over de uitstraling en opmaak. Upload uw logo of gebruik uw briefpapier.
Biedt uw klant de mogelijkheid om een factuur te betalen via bankoverschrijving, iDEAL en automatische incasso.
Altijd een actueel en helder inzicht in uw ZZP administratie. Tevens is er een BTW aangifte overzicht. Altijd een actueel en helder inzicht in uw administratie. Tevens is er een BTW aangifte overzicht.
De term “XML” heeft alles te maken met de weergave en opmaak van uw factuur. Alle gegevens, zoals de ontvanger, het factuurbedrag en het btw-percentage zijn op een gestructureerde wijze vormgegeven.
Bij een XML factuur worden gestructureerde gegevens verwerkt in de vorm van platte tekst, die bestaat uit letters, spaties, cijfers en leestekens. Via het PEPPOL netwerk worden vastgestelde XML formaten uitgewisseld.
Een UBL factuur is een XML bestand met bepaalde data er in. Een UBL is dus een XML bestand (factuur.xml), maar niet omgekeerd. Er zijn veel verschillende XML formaten, waarvan UBL er één is. Door de standaardisatie is een ontvanger instaat om een opgemaakt UBL factuur foutloos te interpreteren.
Een goed software programma kan zo’n XML-factuur digitaal lezen, maar weet ook precies hoe het deze gegevens moet interpreteren en verwerken. Dit scheelt tijd en de kans op fouten wordt kleiner dan wanneer u dit handmatig doet.
Er zijn verschillende mogelijkheden om digitaal te factureren met een XML factuur. Ook als u ZZP facturen maakt, kunt u dit het beste doen met een online factuurprogramma. Dit is voor iedere ondernemer de meest simpele en effectieve oplossing, zelfs als u als particulier factureert. Een facturatieprogramma, zoals WeFact, maakt van iedere factuur automatisch een XML factuur. Verstuurt u een factuur, dan wordt deze zowel als PDF en UBL verstuurd. U kunt hier natuurlijk van afwijken.
— Remco Schenderling, ZWN Schoonmaakdiensten
Met WeFact maakt u sneller en zonder fouten online facturen, verwerkt u inkoopfacturen en heeft u grip op uw administratie! Test alle functionaliteiten zonder beperkingen met de gratis proefperiode.
Geen betaalgegevens nodig