UBL factuur

Wat is een UBL factuur?

UBL is het standaard formaat voor elektronisch factureren en staat voor Universal Business Language. Het is een XML bestand dat speciaal is gemaakt voor facturen. Een UBL factuur maakt het mogelijk om factuurdata van de ene software door te sturen naar het andere softwarepakket. Doordat de factuurdata in een speciale code wordt meegegeven, wordt de factuur direct ingelezen in het softwarepakket.

Wat is een UBL format?

Een UBL factuur wordt verstuurd als XML-formaat. Dankzij deze standaard structuur kan software deze e-factuur zelf inlezen. Hiervoor hoeft dus geen handmatige actie gedaan te worden. Zo worden o.a. de leverancier, het factuurnummer, de factuurdatum, de factuurregels en het factuurbedrag herkent. Het is dus niet nodig om de factuur eerst handmatig te exporteren of te downloaden.

Waarom gebruik je een UBL factuur?

Een UBL factuur maken en versturen heeft een aantal voordelen. Zo is dit vaak sneller en makkelijker gedaan dan facturen in Word of Excel maken. Daarnaast is het voor overheidsinstellingen en andere grotere ondernemers sinds 2019 verplicht.

Verplicht UBL sturen

Steeds meer afnemers willen dat hun leveranciers facturen digitaal in UBL sturen. De overheid en andere grotere ondernemers verplichten dit al sinds 1 januari 2019. Niet UBL facturen worden door hen niet meer in behandeling genomen en dus niet betaald.

Voordelen UBL factuur

Het verzenden van een UBL factuur heeft veel voordelen, zowel voor de verzender als de ontvanger:

1. 100% herkenning: factuurdata wordt automatisch herkend
2. Geen fouten: fouten door handmatige acties verdwijnen
3. Snellere betaling: UBL facturen worden eerder betaald dan andere facturen
4. Efficiëntie: UBL facturen maken is sneller en goedkope
5. U houdt meer tijd over
   
   

UBL factuur maken

Binnen WeFact kunt u eenvoudig een UBL factuur maken. Standaard zal WeFact een factuur verzenden in zowel PDF formaat als UBL formaat, maar u kunt hier uiteraard vanaf wijken. De klant die de factuur ontvangt zal de UBL factuur als XML bestand te zien krijgen. Dit is een bestand dat in code de factuurgegevens bevat. De ontvanger dient dit bestand enkel te slepen naar zijn boekhoudsoftware of het door te sturen naar een eigen inkoop e-mailadres van de software. Dit bestand wordt 100% nauwkeurig uitgelezen, zodat er geen handmatige actie meer is vereist en onderdeel is van de boekhouding.

XML factuur

De term “XML” heeft alles te maken met de weergave en opmaak van uw factuur. Alle gegevens, zoals de ontvanger, het factuurbedrag en het btw-percentage zijn op een gestructureerde wijze vormgegeven.

Wat is een XML factuur?

Bij een XML factuur worden gestructureerde gegevens verwerkt in de vorm van platte tekst, die bestaat uit letters, spaties, cijfers en leestekens. Via het Peppol-netwerk worden vastgestelde XML formaten uitgewisseld.

Wat is het verschil tussen UBL en XML?

Een UBL factuur is een XML bestand met bepaalde data er in. Een UBL is dus een XML bestand (factuur.xml), maar niet omgekeerd. Er zijn veel verschillende XML formaten, waarvan UBL er één is. Door de standaardisatie is een ontvanger instaat om een opgemaakt UBL factuur foutloos te interpreteren.

Hoe werkt een XML factuur?

Een goed software programma kan zo’n XML-factuur digitaal lezen, maar weet ook precies hoe het deze gegevens moet interpreteren en verwerken. Dit scheelt tijd en de kans op fouten wordt kleiner dan wanneer u dit handmatig doet.

Hoe maak je een XML factuur?

Er zijn verschillende mogelijkheden om digitaal te factureren met een XML factuur. Ook als u ZZP facturen maakt, kunt u dit het beste doen met een online factuurprogramma. Dit is voor iedere ondernemer de meest simpele en effectieve oplossing, zelfs als u als particulier factureert. Een facturatieprogramma, zoals WeFact, maakt van iedere factuur automatisch een XML factuur. Verstuurt u een factuur, dan wordt deze zowel als PDF en UBL verstuurd. U kunt hier natuurlijk van afwijken.