Wat is elektronisch factureren?
Elektronisch factureren gaat een stap verder dan digitaal factureren. Elektronisch factureren doet u via een elektronische factuur, oftewel e-factuur. Op een elektronische factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering. Deze factuur wordt verzonden in UBL-formaat. Hierdoor is het mogelijk om een e-factuur automatisch te verwerken in de administratie en is handmatige verwerking niet meer nodig. Papieren facturen en PDF-facturen zijn dus geen elektronische facturen.
Hoe werkt elektronisch factureren?
Een elektronische factuur ziet eruit als een gewone factuur, maar bevat daarnaast codes. Door deze codes is het voor computers precies duidelijke wat de betekenis is van elk woord en bedrag. Een elektronische factuur wordt als bestand per computer aangeleverd en wordt hierbij automatisch verwerkt.
Waar moet een elektronische factuur aan voldoen?
Er gelden dezelfde wettelijke eisen aan een elektronische factuur als aan een gewone factuur. De volgende gegevens zijn verplicht op een factuur:
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Volledige klantnaam en adres
- Uw BTW-nummer
- Uw KvK-nummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Omschrijving en aantal van goederen of diensten die u heeft geleverd
- Leverdatum van de goederen/diensten
- Bedrag exclusief BTW, BTW tarief en het te betalen totaalbedrag
Hoe maakt u een elektronische factuur?
U kunt elektronische facturen vaak rechtstreeks sturen vanuit uw online facturatie software. Vaak gebeurt dit als UBL-formaat of via het Peppol netwerk. Elektronische facturen kunnen ook verzonden worden via een e-factuurportaal van de Rijksoverheid. WeFact biedt kosteloos factureren via Peppol aan.
Hoe ziet een elektronische factuur eruit?
Wat is Peppol?
Peppol is een beveiligd internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheidsinstanties elektronische documenten, zoals bestellingen en facturen, kunnen versturen en ontvangen.
Alle bedrijven die zijn aangesloten bij het Peppol-netwerk kunnen onderling direct facturen uitwisselen. Zowel de verzender als de ontvanger moet hier dus zijn aangesloten. Peppol zorgt ervoor dat deze uitwisseling veilig verloopt.
Is Peppol verplicht?
In zowel Nederland als België stellen overheidsinstellingen het verplicht om via Peppol te factureren. Vanaf 1 januari 2026 wil de Belgische overheid ook de B2B markt verplicht via het Peppol netwerk laten factureren. Factureert u aan Belgische klanten? Dan is elektronisch factureren dus ook voor u van belang!
“Sinds 2010 gebruiken wij de facturatie software van WeFact naar volle tevredenheid. Het werkt heerlijk snel en overzichtelijk, iedereen kan er makkelijk mee werken. Het team achter WeFact communiceert snel en duidelijk. Er wordt goed geluisterd naar nieuwe wensen.”
— Marco de Waard, Webuildapps
Voor wie is elektronisch factureren?
Werkt u veel voor overheidsinstanties? Dan is elektronisch factureren voor u van belang. Overheidsinstanties in Nederland en België stellen elektronisch factureren namelijk verplicht. Denk hierbij aan gemeenten, provincies en waterschappen. WeFact biedt hiervoor kosteloos factureren via Peppol aan.
Ook andere organisaties die moeten aanbesteden, zoals onderwijsinstellingen en musea stellen dit steeds vaker verplicht. Een elektronische ZZP factuur maken is ook mogelijk.
De voordelen van elektronisch factureren
Bij online factureren wordt een elektronische factuur steeds vaker geëist. Dit klinkt misschien spannend, maar elektronisch factureren heeft veel voordelen voor de boekhouding:
- U hoeft niet meer handmatig facturen te verwerken. Dit gebeurt namelijk automatisch.
- U bespaart op accountants, omdat de facturen automatisch worden bijgehouden en verwerkt.
- Elektronische facturen worden sneller betaald. Ze worden sneller ontvangen door de juiste persoon en daardoor ook sneller betaald.
- Elektronische facturen worden automatisch verstuurd, waardoor u geen facturen vergeet.
“Al sinds 2010 gebruiken wij naar volle tevredenheid WeFact. Inmiddels verzenden wij jaarlijks meer dan 1.000 facturen volledig digitaal. Jaarlijks besparen wij aanzienlijk met frankeren en enveloppen.”
— Remco Schenderling, ZWN Schoonmaakdiensten
Hoe verstuur ik een elektronische factuur via WeFact?
U kunt in WeFact kiezen om een factuur via zowel PDF of UBL te verzenden. Een UBL factuur is een elektronische factuur. Daarnaast werkt WeFact samen met Peppol, een beveiligd netwerk waarover elektronische documenten verstuurd en ontvangen kunnen worden.
Wanneer u hier gebruik van wilt maken dient u zich eerst aan te melden bij het Peppol netwerk. Hierna kunt u per klant instellen of facturen verzonden mogen worden via Peppol. U maakt een factuur aan zoals u gewend bent voor de klant en klik bovenin om de factuur te verzenden. De factuur wordt nu verzonden als elektronische factuur.
9.3/10
Wat zeggen onze klanten over WeFact
Lees de verhalen van onze klanten en ervaar zelf waarom WeFact bij uw onderneming past!
John van Boesschoten
Crossworx B.V.
“Als je de helpdesk een keer nodig hebt, krijg je direct de juiste oplossing.”
9.2
uit 300+ reviews
Daisy Renders
Grafisch ontwerp & fotografie
“Ik maak al jaren gebruik van WeFact en vind het super gebruiksvriendelijk.”
9.2
uit 300+ reviews
Frank van der Weij
Frank van der Weij Studio
“Perfect in te stellen op je eigen bedrijfsvoering.”
9.2
uit 300+ reviews