Elektronisch factureren

Nu is de tijd om te beginnen met
elektronisch factureren!

Elektronische facturatie met WeFact is eenvoudig en bespaart tijd

WeFact maakt het mogelijk om eenvoudig elektronisch facturen te versturen naar uw klanten. WeFact is ook geschikt voor het elektronisch factureren naar overheidsinstellingen. Uw administratie is hiermee altijd op orde, facturen worden tijdig verstuurd en de klant krijgt een herinnering bij het verstrijken van de betaaltermijn.

Uw administratie is met facturatieprogramma WeFact altijd op orde!

Nu vrijblijvend proberen

Wat is elektronisch factureren?

Elektronisch factureren gaat een stap verder dan digitaal factureren.. Elektronisch factureren doet u via een elektronische factuur, oftewel e-factuur. Op een elektronische factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met een eigen codering. Deze factuur wordt verzonden in UBL-formaat. Hierdoor is het mogelijk om een e-factuur automatisch te verwerken in de administratie en is handmatige verwerking niet meer nodig. Papieren facturen en PDF-facturen zijn dus geen elektronische facturen.

Hoe werkt elektronisch factureren?

Een elektronische factuur ziet eruit als een gewone factuur, maar bevat daarnaast codes. Door deze codes is het voor computers precies duidelijke wat de betekenis is van elk woord en bedrag. Een elektronische factuur wordt als bestand per computer aangeleverd en wordt hierbij automatisch verwerkt.

Waar moet een elektronische factuur aan voldoen?

Er gelden dezelfde wettelijke eisen aan een elektronische factuur als aan een gewone factuur. De volgende gegevens zijn verplicht op een factuur:

  • Volledige bedrijfsnaam en adres
  • Volledige klantnaam en adres
  • Uw BTW-nummer
  • Uw KvK-nummer
  • Factuurdatum
  • Factuurnummer
  • Omschrijving en aantal van goederen of diensten die u heeft geleverd
  • Leverdatum van de goederen/diensten
  • Bedrag exclusief BTW, BTW tarief en het te betalen totaalbedrag

Hoe ziet een elektronische factuur eruit?

                <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
    xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
    xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2"
    xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
    xsi:schemaLocation="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2 https://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-Invoice-2.1.xsd">
    <cbc:UBLVersionID>2.1</cbc:UBLVersionID>
    <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0</cbc:CustomizationID>
    <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
    <cbc:ID>F2023-0005</cbc:ID>
    <cbc:IssueDate>2023-04-04</cbc:IssueDate>
    <cbc:DueDate>2023-04-18</cbc:DueDate>
    <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
    <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
    <cbc:BuyerReference>DB10003 - Pillercat N.V. </cbc:BuyerReference>
    <cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:Party>
    <cbc:EndpointID schemeID="0106">123456789</cbc:EndpointID>
    <cac:PartyName>
    <cbc:Name>MyCompany</cbc:Name>
    </cac:PartyName>
    <cac:PostalAddress>
    <cbc:StreetName>Kadelaan 9</cbc:StreetName>
    <cbc:CityName>Amsterdam</cbc:CityName>
    <cbc:PostalZone>1059JN</cbc:PostalZone>
    <cac:Country>
    <cbc:IdentificationCode>NL</cbc:IdentificationCode>
    </cac:Country>
    </cac:PostalAddress>
    <cac:PartyTaxScheme>
    <cbc:CompanyID>NL12INGB12345</cbc:CompanyID>
    <cac:TaxScheme>
    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
    </cac:TaxScheme>
    </cac:PartyTaxScheme>
    <cac:PartyLegalEntity>
    <cbc:RegistrationName>MyCompany</cbc:RegistrationName>
    <cbc:CompanyID schemeID="0106">123456789</cbc:CompanyID>
    </cac:PartyLegalEntity>
    <cac:Contact>
    <cbc:Name>John Doe</cbc:Name>
    <cbc:Telephone>00312345678</cbc:Telephone>
    <cbc:ElectronicMail>john.doe@company.com</cbc:ElectronicMail>
    </cac:Contact>
    </cac:Party>
    </cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:AccountingCustomerParty>
    <cac:Party>
    <cbc:EndpointID schemeID="0106">01234567</cbc:EndpointID>
    <cac:PartyName>
    <cbc:Name>Pillercat N.V. </cbc:Name>
    </cac:PartyName>
    <cac:PostalAddress>
    <cbc:StreetName>Ploeterstraat 111</cbc:StreetName>
    <cbc:CityName>Damsteram</cbc:CityName>
    <cbc:PostalZone>1053TH</cbc:PostalZone>
    <cac:Country>
    <cbc:IdentificationCode>NL</cbc:IdentificationCode>
    </cac:Country>
    </cac:PostalAddress>
    <cac:PartyTaxScheme>
    <cbc:CompanyID>NL12345678910</cbc:CompanyID>
    <cac:TaxScheme>
    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
    </cac:TaxScheme>
    </cac:PartyTaxScheme>
    <cac:PartyLegalEntity>
    <cbc:RegistrationName>Pillercat N.V. </cbc:RegistrationName>
    <cbc:CompanyID schemeID="0106">01234567</cbc:CompanyID>
    </cac:PartyLegalEntity>
    <cac:Contact>
    <cbc:ElectronicMail>mijnaam@domein.com</cbc:ElectronicMail>
    </cac:Contact>
    </cac:Party>
    </cac:AccountingCustomerParty>
    <cac:PaymentMeans>
    <cbc:PaymentMeansCode>57</cbc:PaymentMeansCode>
    <cac:PayeeFinancialAccount>
    <cbc:ID>NL11RABO01231456</cbc:ID>
    <cac:FinancialInstitutionBranch>
    <cbc:ID>RABONL2P</cbc:ID>
    </cac:FinancialInstitutionBranch>
    </cac:PayeeFinancialAccount>
    </cac:PaymentMeans>
    <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">17.36</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxSubtotal>
    <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">82.64</cbc:TaxableAmount>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">17.36</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxCategory>
    <cbc:ID>S</cbc:ID>
    <cbc:Percent>21.00</cbc:Percent>
    <cac:TaxScheme>
    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
    </cac:TaxScheme>
    </cac:TaxCategory>
    </cac:TaxSubtotal>
    </cac:TaxTotal>
    <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">82.64</cbc:LineExtensionAmount>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">82.64</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:PayableAmount>
    </cac:LegalMonetaryTotal>
    <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>238</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="ZZ">1.00</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">82.64</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:Item>
    <cbc:Description>Consultatie</cbc:Description>
    <cbc:Name>Consultatie</cbc:Name>
    <cac:ClassifiedTaxCategory>
    <cbc:ID>S</cbc:ID>
    <cbc:Percent>21.00</cbc:Percent>
    <cac:TaxScheme>
    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
    </cac:TaxScheme>
    </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">82.644628099174</cbc:PriceAmount>
    <cbc:BaseQuantity>1</cbc:BaseQuantity>
    </cac:Price>
    </cac:InvoiceLine>
    </Invoice>
            

Hoe maakt u een elektronische factuur?

U kunt elektronische facturen vaak rechtstreeks sturen vanuit uw online facturatie software. Vaak gebeurt dit als UBL-formaat of via het Peppol netwerk. Elektronische facturen kunnen ook verzonden worden via een e-factuurportaal van de Rijksoverheid. WeFact biedt kosteloos factureren via Peppol aan.

Wat is Peppol?

Peppol is een beveiligd internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheidsinstanties elektronische documenten, zoals bestellingen en facturen, kunnen versturen en ontvangen.

Alle bedrijven die zijn aangesloten bij het Peppol-netwerk kunnen onderling direct facturen uitwisselen. Zowel de verzender als de ontvanger moet hier dus zijn aangesloten. Peppol zorgt ervoor dat deze uitwisseling veilig verloopt.

Is Peppol verplicht?

In zowel Nederland als België stellen overheidsinstellingen het verplicht om via Peppol te factureren. Vanaf 1 januari 2026 wil de Belgische overheid naast het verplichte factureren via Peppol aan de overheid, ook de B2B markt via het Peppol netwerkt laten factureren.

ARCHiD maakt gebruik van WeFact

“In plaats van de facturen, projecten, uren en klantenbestand apart bij te houden in Excel, biedt WeFact de mogelijkheid alles overzichtelijk te ordenen.”

— Tim Eichhorn, ARCHiD

Voor wie is elektronisch factureren?

Werkt u veel voor overheidsinstanties? Dan is elektronisch factureren voor u van belang. Overheidsinstanties in Nederland en België stellen elektronisch factureren namelijk verplicht. Denk hierbij aan gemeenten, provincies en waterschappen. WeFact biedt hiervoor kosteloos factureren via Peppol aan.

Ook andere organisaties die moeten aanbesteden, zoals onderwijsinstellingen en musea stellen dit steeds vaker verplicht. Een elektronische ZZP factuur maken is ook mogelijk.

De voordelen van elektronisch factureren

Bij online factureren wordt een elektronische factuur steeds vaker geëist. Dit klinkt misschien spannend, maar elektronisch factureren heeft veel voordelen voor de boekhouding:

  1. U hoeft niet meer handmatig facturen te verwerken. Dit gebeurt namelijk automatisch.
  2. U bespaart op accountants, omdat de facturen automatisch worden bijgehouden en verwerkt.
  3. Elektronische facturen worden sneller betaald. Ze worden sneller ontvangen door de juiste persoon en daardoor ook sneller betaald.
  4. Elektronische facturen worden automatisch verstuurd, waardoor u geen facturen vergeet.

Elektronisch factureren België

In België stellen overheidsinstellingen het verplicht om via Peppol te factureren. Vanaf 1 januari 2026 wil de Belgische overheid ook de B2B markt via het Peppol netwerkt laten factureren. Heeft u Belgische klanten of heeft u een bedrijf in België? Dan is elektronisch factureren dus ook voor u van belang!

“Al sinds 2010 gebruiken wij naar volle tevredenheid WeFact. Inmiddels verzenden wij jaarlijks meer dan 1.000 facturen volledig digitaal. Jaarlijks besparen wij aanzienlijk met frankeren en enveloppen.”

— Remco Schenderling, ZWN Schoonmaakdiensten

ZWN schoonmaakdiensten maakt gebruik van WeFact

Hoe verstuur ik een elektronische factuur via WeFact?

U kunt in WeFact kiezen om een factuur via zowel PDF of UBL te verzenden. Een UBL factuur is een elektronische factuur. Daarnaast werkt WeFact samen met Peppol, een beveiligd netwerk waarover elektronische documenten verstuurd en ontvangen kunnen worden.

Wanneer u hier gebruik van wilt maken dient u zich eerst aan te melden bij het Peppol netwerk. Hierna kunt u per debiteur instellen of facturen verzonden mogen worden via Peppol. U maakt een factuur aan zoals u gewend bent voor de debiteur en klik bovenin om de factuur te verzenden. De factuur wordt nu verzonden als elektronische factuur.

Nu vrijblijvend proberen
6:23
Een korte rondleiding door WeFact.

Klaar om 30 dagen
gratis te proberen?

Met WeFact maakt u sneller en zonder fouten online facturen, verwerkt u inkoopfacturen en heeft u grip op uw administratie! Test alle functionaliteiten zonder beperkingen met de gratis proefperiode.

Maak gebruik van de gratis opstartservice

Maak een proefperiode aan

Bedankt voor uw aanvraag. We hebben u een e-mail gestuurd met verdere instructies.
Bezig met laden Een ogenblik geduld...

Geen betaalgegevens nodig

Klaar om 30 dagen
gratis te proberen?

Met WeFact maakt u sneller en zonder fouten online facturen, verwerkt u inkoopfacturen en heeft u grip op uw administratie! Test alle functionaliteiten zonder beperkingen met de gratis proefperiode.

Maak gebruik van de gratis opstartservice

  • Wij maken uw huisstijl na
  • Importeren van klanten en leveranciers
  • Importeren van producten

Maak een proefperiode aan

Bedankt voor uw aanvraag. We hebben u een e-mail gestuurd met verdere instructies.
Bezig met laden Een ogenblik geduld...

Geen betaalgegevens nodig

Accepteer onze marketingcookies om deze inhoud te bekijken.