Heb je als ondernemer te maken met contante betalingen? Dan ben je verplicht om een kasboek bij te houden. In dit artikel leggen we uit wat een kasboek is, waarom het belangrijk is en hoe een kasboek eruitziet en bijgehouden moet worden.
Wat is een kasboek?
Een kasboek is een onderdeel van de boekhouding waarin je alle contante transacties noteert. Het biedt inzicht in de dagelijkse geldstromen. Ondernemingen die contante transacties hebben, zijn verplicht een kasboek bij te houden.
Waarom moet je een kasboek bijhouden?
Het bijhouden van een kasboek is essentieel om meerdere redenen:
- Inzicht in financiën: Je krijgt een helder overzicht waar je geld vandaan komt en waaraan je het uitgeeft.
- Bewuste keuzes: Het helpt je bewustere financiële beslissingen te nemen en eventueel te bezuinigen op terugkerende kosten.
- Verplichting: Voor ondernemers die met contant geld werken, is het verplicht een kasboek als onderdeel van de administratie bij te houden.
Hoe houd je een kasboek bij?
Als je een winkel hebt, is het een grote kans dat je veel te maken hebt met contante betalingen. Het aantal contante transacties kan hierdoor snel oplopen en uiteindelijk onoverzichtelijk worden in je administratie of online administratie. Daarom is het belangrijk om een kasboek op de juiste manier bij te houden. Een kasboek kun je zowel bijhouden op papier als digitaal, de belastingdienst accepteert beide vormen.
Allereerst is het belangrijk dat je in een kasboek alleen contante betalingen noteert, dus niet transacties waarvoor een factuur is gemaakt. Je noteert in chronologische volgorde de inkomsten en uitgaven. Daarnaast noteer je de datum, het product, de prijs en de btw.
Hoe ziet een kasboek eruit?
Een kasboek bestaat uit een eenvoudige tabel waarin je de inkomsten en uitgaven bijhoudt. Een basisopzet van een kasboek bevat de volgende kolommen:
- Datum
- Omschrijving van de transactie
- Bedrag ontvangen
- Bedrag uitgegeven
- Saldo
Je kunt kiezen om een kasboek te maken op papier of digitaal. Beide methoden zijn toegestaan, zoals je administratie maar volledig en correct is.
Voorbeeld van een kasboek
Hieronder zie je een voorbeeld van hoe je een kasboek bijhoudt in Excel of Google Sheets.
Tips voor het bijhouden van een kasboek
Als je veel contante transacties hebt, kan het bijhouden van een kasboek snel onoverzichtelijk worden. Hieronder geven we je tips hoe je het bijhouden van een kasboek overzichtelijk kan houden.
- Bewaar alle bonnetjes en sorteer ze op datum.
- Nummer de kassabonnen doorlopend en vermeldt dit bonnummer in het kasboek.
- Gebruik een digitaal kasboek in Excel of een app om het bijhouden van je kasboek te vergemakkelijken.
- Bewaar het kasboek en de bonnetjes voor 7 jaar (dit is wettelijk verplicht).
Door een kasboek goed bij te houden, voldoe je aan de administratieve verplichtingen en heb je altijd inzicht in je financiële situatie. Of je nu een kasboek maakt op papier of digitaal, het belangrijkste is dat het correct en volledig is.