Als ondernemer is het belangrijk dat je administratie klopt. Je wilt voorkomen dat er foutieve facturen in jouw administratie staan. Maar wat als een factuur niet helemaal klopt? Dit is waar controle cruciaal wordt. In deze blog gaan we dieper in op waarom controle belangrijk is en hoe je dit effectief kunt uitvoeren.
Waarom is controle belangrijk?
Het controleren van facturen is belangrijk voor elk bedrijf. Waarom? Om te beginnen helpt het de financiële gezondheid van jouw bedrijf te beschermen. Je wilt natuurlijk niet betalen voor iets dat je niet ontvangen hebt. Daarnaast is er een risico op fraude. Door te controleren, kun je verdachte facturen opsporen.
Ook moet je aan de wettelijke regels voldoen. Door het controleren van facturen voorkom je gedoe met de Belastingdienst en mogelijke boetes. Ook helpt een goede facturencontrole om jouw budget te hanteren. Geen onverwachte kosten meer die je uit balans brengen.
Facturen, hoe je dit moet controleren
Bij ontvangst van een factuur zijn er verschillende zaken die je kunt controleren. Controleer of de afzender bekend is, of de factuur aan de wettelijke eisen voldoet en of de factuur voldoet aan jouw specifieke eisen. Hieronder leggen we dit graag verder uit:
Controleer of de factuur komt van een bekende crediteur
Wanneer je een factuur ontvangt, check je allereerst of je de afzender kent. Is het een leverancier waarmee je normaal zaken doet? Kijk dan meteen naar de gegevens die op de factuur staan, zoals het KvK- en IBAN-nummer en of deze juist zijn.
Krijg je een factuur van een leverancier die je niet kent? Dubbelcheck dan of je echt iets bij ze besteld hebt. Het controleren van facturen kan wat tijd kosten, maar is zeker de moeite waard om spookfacturen te voorkomen. Als de gegevens van de factuur onjuist zijn, stuur hem dan terug naar de afzender.
Controleer of het aan alle wettelijke eisen voldoet
Vanuit de Belastingdienst gelden er een aantal wettelijke factuureisen. Als een factuur niet aan deze eisen voldoet, moet je de factuur terugsturen naar de leverancier. Het is aan hun om een juiste factuur aan te leveren. Naast de bedrijfsgegevens van de leverancier moeten er nog meer gegevens op de factuur vermeld worden. Kijk voor alle eisen op de website van de Belastingdienst.
Controleer ook of de factuur niet al eerder is aangeboden, door te kijken naar het factuurnummer. En let goed op de bedragen, de btw-specificatie en of de adresgegevens goed zijn ingevuld. Klopt er iets niet? Neem dan contact op met de leverancier en geef aan waarom je de factuur terugstuurt. Vraag ze daarna of ze een nieuwe factuur willen versturen.
Controleer of de factuur voldoet aan al jouw specifieke eisen
Als bedrijf heb je misschien aanvullende wensen als het aankomt op facturen. Denk hierbij aan inkoopordernummers of kostenplaatsen die op de factuur vermeld moeten staan. Controleer of deze gegevens op de factuur staan en of ze kloppen volgens de regels die jij hebt opgesteld. Staan de gegevens er niet (juist) op? Neem dan contact op met de leverancier met de vraag of ze deze willen toevoegen.
Facturen gemakkelijk controleren met WeFact
In WeFact verwerk je gemakkelijk jouw inkoopfacturen. Door onze scan-en-herken functie herkennen we van welke leverancier je een inkoopfactuur ontvangt. Al ooit eerder een factuur van deze leverancier ontvangen? Dan herkennen wij dit en controleren we automatisch de leveranciersgegevens op de factuur met die in WeFact bekend zijn.
Benieuwd naar de mogelijkheden van WeFact? Vraag dan een 30 daagse gratis proefperiode aan!