Kosten doorfactureren aan je klant: hier moet je op letten

Het komt vaak voor: je maakt kosten voor een klant en wilt die kosten doorbelasten. Bijvoorbeeld omdat je iets hebt voorgeschoten of omdat je namens de klant iets hebt geregeld. Dat lijkt simpel, maar er zijn een aantal regels en aandachtspunten waar je rekening mee moet houden. We leggen hier uit hoe je dat goed aanpakt en waar je op moet letten om administratieve problemen te voorkomen.

Maak duidelijke afspraken

Alles begint bij heldere communicatie. Spreek van tevoren met je klant af welke kosten je gaat maken en hoe je die gaat doorberekenen. Leg vast of het om exacte bedragen gaat of dat je een opslag rekent. Zet dit zwart-op-wit, bijvoorbeeld in je offerte of opdrachtbevestiging. Zo voorkom je discussies achteraf en weet je klant ook waar hij of zij aan toe is.

Registreer de kosten

Houd nauwkeurig bij welke kosten je maakt en voor welke klant. Bewaar bonnetjes, facturen en andere bewijsstukken goed. Zorg ervoor dat je administratie duidelijk laat zien welke uitgaven je hebt gedaan, wanneer en waarom. Gebruik een systeem waarbij je kosten direct koppelt aan een klant of project, dat maakt het later makkelijker om alles correct te factureren.

Factureer de gemaakte kosten

Als je kosten doorfactureert, doe je dat op een aparte regel in je factuur. Vermeld duidelijk wat voor kosten het zijn en voeg waar nodig een kopie van de originele bon of factuur toe. Gebruik een heldere omschrijving zodat je klant weet waar het over gaat.

Let op: je moet ook over doorbelaste kosten btw rekenen, tenzij het gaat om specifieke doorlopende posten (zoals bij bepaalde reizen of declaraties).

Waar op letten bij het doorfactureren van kosten

Het verschil tussen 'kosten doorberekenen' en een 'doorlopende post' is belangrijk. Een doorlopende post is een betaling die je namens de klant doet, zonder daar iets aan te verdienen. In dat geval wordt de btw niet meegenomen in jouw eigen btw-aangifte. Maar in de meeste gevallen zijn de kosten onderdeel van jouw dienstverlening en dan reken je wel btw.

Een ander punt is timing. Factureer kosten zo snel mogelijk nadat je ze hebt gemaakt. Daarmee houd je je cashflow gezond en voorkom je dat je zelf opdraait voor kosten die eigenlijk bij de klant horen.

Hogere kosten in rekening brengen dan gemaakte kosten

In sommige situaties breng je meer in rekening dan de daadwerkelijke kosten. Bijvoorbeeld omdat je tijd hebt gestoken in het regelen van iets of omdat je een standaard tarief hanteert. Dat mag, zolang je hierover duidelijke afspraken maakt. Wees transparant: vermeld bijvoorbeeld "vergoeding reiskosten € 0,35 per km" in plaats van alleen "reiskosten". Zo voorkom je verwarring en klachten achteraf.

Kosten en belasting

Doorbelaste kosten vallen gewoon onder je omzet. Je moet daar dus btw over berekenen (tenzij het een vrijgestelde dienst is) en inkomstenbelasting over betalen. Ook als je exact het bedrag doorbelast dat je hebt voorgeschoten. Dit is een belangrijk verschil met doorlopende posten, die je niet in je eigen boekhouding opneemt als omzet of kosten.