Hoe wijs je een offerte correct af?

Het ontvangen van een offerte is vaak het begin van een mogelijke samenwerking. Toch komt het regelmatig voor dat je als ondernemer een offerte moet afwijzen, bijvoorbeeld omdat de kosten te hoog zijn of omdat je een andere aanbieder hebt gekozen. In deze blog leer je hoe je een offerte op een professionele en vriendelijke manier kunt afwijzen, zonder de relatie met de aanbieder te schaden.

Waarom is het belangrijk om een offerte correct af te wijzen?

Het correct afwijzen van een offerte is meer dan alleen goede manieren; het is ook een kans om een professionele indruk achter te laten. Door transparant en respectvol te communiceren, kun je:

  • De relatie met de aanbieder behouden voor toekomstige samenwerkingen.
  • Misverstanden of negatieve gevoelens vermijden.
  • De aanbieder helpen om hun dienstverlening te verbeteren door feedback te geven.

Met een goed geformuleerde afwijzing laat je zien dat je de tijd en moeite van de aanbieder waardeert, ook als het aanbod niet past.

De juiste toon kiezen bij het afwijzen van een offerte

Bij het afwijzen van een offerte is de toon van je bericht cruciaal. Kies een toon die professioneel, vriendelijk en duidelijk is. Vermijd harde taal of onnodige kritiek, en wees dankbaar voor de tijd en moeite die de aanbieder in het opstellen van de offerte heeft gestoken.

Een goede opbouw van je bericht bevat de volgende onderdelen:

  1. Een bedankje: Begin met het bedanken van de aanbieder voor de offerte.
  2. Een duidelijke afwijzing: Geef aan dat je de offerte niet kunt accepteren, zonder vaag te zijn.
  3. Een korte uitleg: Als het gepast is, geef je een beknopte reden voor de afwijzing.
  4. Een positieve afsluiting: Wens de aanbieder succes en laat de deur open voor eventuele toekomstige samenwerkingen.

Voorbeelden van professionele afwijzingsberichten

Hieronder staan enkele voorbeelden van hoe je een offerte op een nette manier kunt afwijzen:

Voorbeeld 1: Algemene afwijzing
“Beste [naam],
Hartelijk dank voor uw offerte. Na zorgvuldig overwegen hebben wij besloten om op dit moment geen gebruik te maken van uw aanbod. Wij stellen uw tijd en moeite zeer op prijs en wensen u veel succes met uw werkzaamheden.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]”

Voorbeeld 2: Afwijzing vanwege prijs
“Beste [naam],
Dank voor uw duidelijke offerte. Helaas moeten wij aangeven dat uw voorstel niet binnen ons budget past. Mocht u in de toekomst een aangepast aanbod kunnen doen, horen wij dat graag. Wij waarderen uw inspanning en houden graag contact voor mogelijke samenwerkingen in de toekomst.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]”

Voorbeeld 3: Afwijzing na kiezen van een andere leverancier
“Beste [naam],
Bedankt voor de offerte en de tijd die u hierin heeft gestoken. Wij hebben inmiddels voor een andere leverancier gekozen, maar wij waarderen uw inspanning zeer. Hopelijk kunnen wij in de toekomst alsnog samenwerken.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]”

Veelgemaakte fouten bij het afwijzen van een offerte

Bij het afwijzen van een offerte zijn er een paar valkuilen waar je beter niet in kunt trappen:

  • Geen reactie geven: Dit komt onprofessioneel over en kan de relatie beschadigen.
  • Te laat reageren: Hoe langer je wacht, hoe meer irritatie je mogelijk veroorzaakt.
  • Te kritisch zijn: Feedback geven is goed, maar wees constructief en voorkom een negatieve toon.
  • Onduidelijk blijven: Laat geen ruimte voor misverstanden door een vage boodschap.

Tips voor het behouden van een goede relatie na een afwijzing

Een afwijzing hoeft niet het einde te betekenen van de relatie. Met deze tips houd je de deur open voor toekomstige samenwerkingen:

  • Bedank de aanbieder altijd persoonlijk.
  • Geef constructieve feedback. Hiermee laat je zien dat je hun offerte serieus hebt bekeken.
  • Toon interesse in toekomstige mogelijkheden. Laat weten dat je openstaat voor een nieuwe samenwerking als de situatie verandert.

Veelgestelde vragen over het afwijzen van offertes

Moet je altijd een reden opgeven voor de afwijzing?
Nee, dat is niet verplicht. Toch wordt het vaak gewaardeerd als je kort uitlegt waarom je de offerte niet accepteert.

Hoe snel moet je reageren op een offerte?
Probeer binnen enkele dagen te reageren. Een snelle reactie voorkomt frustratie bij de aanbieder en laat zien dat je professioneel bent.

Is een offerte juridisch bindend?
Lees meer over dit onderwerp in onze blog wanneer is een offerte bindend.

Het afwijzen van een offerte hoeft niet moeilijk te zijn. Met een professionele en vriendelijke benadering laat je een goede indruk achter en houd je de mogelijkheid open voor toekomstige samenwerkingen.

Meer weten over offertes? Bekijk ook onze blogs over wat is een offerte en zijn er wettelijke eisen voor een offerte.