Een offerte is vaak de laatste stap om een potentiële klant te overtuigen om jouw dienst of product af te nemen. Er zijn een aantal offerte voorwaarden, waardoor je de potentiële klant kunt overtuigen. Maar zijn er ook wettelijke eisen voor een offerte?
Wat is een offerte?
Een offerte is een voorstel met te leveren goederen of diensten. Hierbij worden de prijs en overige voorwaarden vermeld. Het gaat hierbij om een exacte prijs en niet om een prijsschatting. Jouw potentiële klant vraagt vaak een offerte op. Hij wil namelijk weten wat bepaalde goederen of diensten hem gaan kosten. Door offertes bij meerdere bedrijven aan te vragen, weet de klant wat voor hem de beste keuze is.
Is een offerte verplicht?
Nee, een offerte is niet verplicht, vooral niet voor kleine klussen. Sommige opdrachtgevers vragen er echter toch om. In dat geval is het handig om een duidelijk overzicht van het werk te geven en kan een offerte misverstanden voorkomen. Bij kleinere opdrachten is mondelinge overeenstemming vaak genoeg, maar een offerte is handig wanneer gedetailleerde afspraken nodig zijn. Het blijft echter een zakelijke keuze, afhankelijk van de situatie en de partijen die betrokken zijn.
Wat staat er in een offerte?
In een offerte zijn een aantal zaken belangrijk om te vermelden. Deze offerte eisen zijn:
- Je eigen bedrijfsgegevens
- De contactgegevens van jouw potentiële klant
- De datum
- Een offertenummer
- Beschrijving van de werkzaamheden
- De totaalprijs + het BTW percentage
- De geldigheidsduur van de offerte
- Jouw algemene voorwaarden
Wettelijke eisen offerte?
Aan een offerte zitten geen wettelijke eisen, maar bovenstaande zaken zijn wel belangrijk om jouw potentiële klant te overtuigen.
Heeft een offerte een vaste prijs of kan deze aangepast worden?
De prijs in een offerte is een exacte prijs voor een bepaalde opdracht. Als de opdracht wijzigt, bijvoorbeeld doordat de scope of het tijdsbestek verandert, dan kan de prijs ook aangepast worden.
De aanbieder en de afnemer kunnen in de offerte overeenkomen dat de prijs ook aangepast kan worden bij andere omstandigheden, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wet- en regelgeving of bij stijgende inkoopkosten. Prijswijzigingen moeten dan wel duidelijk in de algemene voorwaarden van de offerte worden opgenomen.
De algemene voorwaarden van een offerte
In de algemene voorwaarden van een offerte staan afspraken die je maakt met een klant of een opdrachtgever. Daarom is het belangrijk om de algemene voorwaarden mee te sturen met de offerte. Zo is de klant of opdrachtgever op de hoogte van alle afspraken. De offerte en de algemene voorwaarden zijn dan samen het aanbod. Gaat jouw klant of opdrachtgever akkoord met het aanbod, dan is er sprake van een overeenkomst.
Mag je geld vragen voor een offerte?
De wet verbiedt het niet om geld te vragen voor het maken van een offerte. Wel is het belangrijk om dit vooraf duidelijk aan te geven bij de potentiële klant. Dit staat in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 en 6. Dit kan bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden of in de offerte zelf.
Follow-up na het versturen van de offerte
Het versturen van een duidelijke en scherp geprijsde offerte is niet altijd genoeg om de klant te overtuigen. Vaak waarderen potentiële klanten een beetje extra aandacht. Een offerte opvolgen maakt hier een belangrijk deel van uit. Een korte toelichting kan ervoor zorgen dat de klant voor jou kiest.
Tips bij het maken van een offerte
Naast de bovengenoemde eisen van een offerte, wil je dat stapje extra zetten om de klant te overtuigen om voor jou te kiezen. Hiervoor geven we je graag een aantal tips:
- Maak de offerte persoonlijk. Laat terugkomen in de offerte dat je naar de klant geluisterd hebt en gebruik zijn/haar taalgebruik.
- Stuur een verzorgde offerte. Zorg ervoor dat de offerte in jouw huisstijl is gemaakt en geen spelfouten bevat.
- Breng de wensen van de opdrachtgever goed in kaart en beschrijf duidelijk welke werkzaamheden of producten geleverd gaan worden.
- Vermeld extra werkzaamheden die je kunt leveren en wat de prijs hiervan is.
- Een offerte voor een particulier moet altijd inclusief btw. Het is verboden om een prijs exclusief btw te vermelden richting een consument.
- Stuur de offerte zo snel mogelijk toe.
- Gebruik een offerte template of administratiepakket om je offerte snel en professioneel te maken.
Bekijk een voorbeeld offerte.
Online tools voor het maken van offertes
Je kan offertes zelf maken in Word of Excel, maar je kunt er ook voor kiezen om hiervoor een online administratieprogramma te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat je nog sneller en professioneler een offerte maakt.
Voordelen van een online administratieprogramma
Door gebruik te maken van een online administratieprogramma raak je nooit offertes kwijt. Doordat er veel geautomatiseerd is, maak je geen foutieve offertes en zorg je ervoor dat alle eisen aan een offerte worden opgenomen. Nadat een offerte is geaccepteerd kun je deze snel omzetten in een factuur. Ook zitten er nog andere extra’s in administratieprogramma’s, zoals het versturen van herinneringen en het voeren van de boekhouding.