Een goede offerte is vaak de sleutel tot een succesvolle samenwerking. Het geeft potentiële klanten niet alleen inzicht in de kosten, maar ook in jouw professionaliteit en werkwijze. In dit artikel geven we je een aantal offerte voorbeelden en praktische tips voor het opstellen van een duidelijke en overtuigende offerte.
Voorbeelden van offertes
Hieronder geven we je graag een aantal voorbeeld offertes. Er gelden voor de opmaak of indeling van de offerte geen wettelijke eisen. Gebruik dus zeker jouw eigen huisstijl, zodat de uitstraling van jouw bedrijf meteen naar voren komt.
Voorbeeld offerte Word
Voorbeeld offerte PDF
Voorbeeld offerte Excel
Voorbeeld offerte Engels
Wat moet er op een offerte staan?
Aan een offerte zitten geen wettelijke eisen, maar bepaalde zaken zijn wel belangrijk om te benoemen. Het is belangrijk om de volgende gegevens op een offerte toe te voegen:
- Jouw NAW-gegevens (bedrijfsnaam, adresgegevens, KvK-nummer, btw-nummer en bankrekningnummer)
- De NAW-gegevens van de klant
- Een offertenummer
- De datum en geldigheidsduur van de offerte
- De prijzen inclusief btw-tarief
- Een omschrijving van het product of de dienst tegen de genoemde prijs
- De locatie waar de dienst wordt uitgevoerd of het product wordt afgeleverd
- Op welke termijn je het product of de dienst kan leveren
- Vermelding van bijlage(n)
- Een verwijzing naar de algemene voorwaarden van de offerte
- Instructie van hoe de klant akkoord kan gaan
Hoe stel je een goede offerte op?
Een offerte is vaak de eerste indruk die een potentiële klant van je krijgt. Daarom is het belangrijk dat deze professioneel, duidelijk en overzichtelijk is. Volg dit stappenplan om een succesvolle offerte op te stellen:
Stap 1: Verzamel alle relevante informatie
Voordat je aan de offerte begint, is het belangrijk om de behoeften van de klant goed in kaart te brengen. Hoe specifieker de informatie die je hebt over de opdracht, hoe beter je de offerte kunt afstemmen op de verwachtingen.
Stap 2: Bepaal de prijs
Bereken de kosten voor het uitvoeren van de opdracht en stel een eerlijke, maar concurrerende prijs op. Zorg ervoor dat je de klantwaarde biedt, zonder jezelf tekort te doen.
Stap 3: Schets een helder overzicht van de werkzaamheden
Geef een duidelijk overzicht van alle taken die je gaat uitvoeren en koppel hier een realistisch tijdschema aan. Dit helpt de klant een goed beeld te krijgen van wat ze kunnen verwachten en wanneer.
Stap 4: Schrijf een krachtige introductie
Begin je offerte met een korte introductie over jezelf en je bedrijf. Hierin leg je uit wat jouw toegevoegde waarde is en waarom je de perfecte partij bent voor deze opdracht.
Stap 5: Formuleer een duidelijke samenvatting
Vat de opdracht kernachtig samen. Vertel de klant hoe je de opdracht gaat aanpakken en zorg ervoor dat de samenvatting eenvoudig te begrijpen is.
Stap 6: Geef een gedetailleerde prijsopgave
Maak een overzicht van de kosten die bij de opdracht komen kijken. Wees transparant over hoe je tot deze prijs bent gekomen, zodat de klant vertrouwen krijgt in je voorstel.
Stap 7: Voeg algemene voorwaarden toe
Vermeld zaken zoals betalingsvoorwaarden, garanties, leveringstermijnen en andere belangrijke voorwaarden. Dit schept duidelijkheid en voorkomt misverstanden later in het proces.
Stap 8: Dubbelcheck alles
Controleer je offerte zorgvuldig op fouten en onjuistheden. Vraag eventueel een collega om een tweede blik te werpen, zodat je zeker weet dat alles klopt en professioneel overkomt.
Stap 9: Sluit de offerte op een persoonlijke manier af
De afsluiting van je offerte is net zo belangrijk als de inhoud. Veel offertes eindigen met een standaardzin zoals: “Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.” Hoewel dit beleefd is, kan een meer persoonlijke afsluiting een betere indruk achterlaten. Overweeg iets zoals: “Meneer Pietersen, ik ben benieuwd naar uw reactie op de offerte. Volgende week neem ik contact met u op om deze verder door te spreken. Heeft u eerder vragen, bel of mail mij gerust.”. Hiermee laat je zien dat je betrokken bent en de klant belangrijk vindt.
Stap 10: Verstuur de offerte en volg op
Stuur de offerte op tijd naar de klant en zorg ervoor dat je beschikbaar bent om eventuele vragen snel te beantwoorden. Een snelle reactie op vragen kan het verschil maken tussen wel of geen opdracht.
Met dit stappenplan en een persoonlijke afsluiting, vergroot je de kans om een sterke indruk achter te laten en de opdrachten binnen te halen!
Professionele offertes maken met WeFact
Met WeFact maak je eenvoudig professionele offertes in jouw eigen huisstijl. Je kunt het ontwerp aanpassen met jouw logo, kleuren en lettertypes. Offertes worden digitaal verzonden en jouw klant kan deze online goedkeuren met een digitale handtekening. Zodra de offerte is geaccepteerd, kunt u deze met één klik omzetten in een factuur. WeFact houdt elke fase van het offertetraject bij en waarschuwt u automatisch wanneer een offerte bijna verloopt, zodat u snel kunt opvolgen. Probeer WeFact 30 dagen gratis zonder verplichtingen en ervaar hoe je grip houdt op jouw offertes en administratie. Onze opstartservice helpt je snel op weg, inclusief het instellen van jouw huisstijl en het importeren van klanten en producten.