Wat als je klant de factuur niet betaalt?

Je hebt een dienst geleverd of een product verkocht, de factuur is verstuurd, maar de betaling blijft uit. Super frustrerend en slecht voor je cashflow. Helaas komt het vaker voor dan je denkt. We leggen je hier graag uit wat je kunt doen als een klant je factuur niet betaalt, welke stappen je kunt zetten en hoe je dit in de toekomst kunt voorkomen.

Redenen waarom klanten facturen niet betalen

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een klant niet betaalt:

• De klant is de factuur vergeten of kwijtgeraakt;
• Er is onduidelijkheid over de inhoud van de factuur;
• De klant heeft financiële problemen;
• De klant is ontevreden over je werk of levering;
• Het is simpelweg een smoes om betaling uit te stellen.

Wat de reden ook is: het is belangrijk dat je snel actie onderneemt. Want hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je ooit nog betaald krijgt.

Klant weigert te betalen

Als een klant weigert te betalen, is het belangrijk om eerst te achterhalen waarom. Soms is het een misverstand dat je met een telefoontje kunt oplossen. Maar als de klant inhoudelijk bezwaar maakt, bijvoorbeeld omdat hij ontevreden is, dan is het belangrijk om professioneel te blijven en naar een oplossing te zoeken. Krijg je geen medewerking van de klant of hoor je helemaal niets meer? Dan is het tijd om formele stappen te zetten.

Stappen bij een onbetaalde factuur

1. Stuur een vriendelijke herinnering: Misschien is je factuur onderaan een mailbox beland. Een herinnering versturen kan vaak al genoeg zijn.
2. Stuur een aanmaning: Heeft de klant na je herinnering nog steeds niet betaald? Dan stuur je een aanmaning waarin je duidelijk aangeeft dat betaling binnen een vastgestelde termijn moet gebeuren.
3. Start een incassotraject: Betaalt de klant nog steeds niet? Dan kun je een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder inschakelen voor een sommatie.
4. Overweeg juridische stappen: Bij hoge bedragen of principiële zaken kun je een gerechtelijke procedure starten. Houd wel rekening met tijd en kosten.
5. Boek het af als oninbaar: Soms zit er niets anders op dan de vordering als oninbaar te boeken. Na een jaar mag je dan ook de btw terugvragen bij de Belastingdienst.

Onbetaalde facturen voorkomen

Helemaal voorkomen lukt nooit, maar je kunt het risico wel flink verkleinen met deze tips:

• Werk met duidelijke offertes en overeenkomsten: Leg afspraken vast en zorg dat beide partijen weten wat er geleverd wordt en wat het kost.
• Gebruik korte betaaltermijnen: Denk aan 7 of 14 dagen, in plaats van 30 of zelfs 60 dagen.
• Factureer direct na levering: Hoe sneller je factureert, hoe eerder je betaald wordt.
• Stuur automatische herinneringen: Veel boekhoudsoftware doet dit automatisch en voorkomt dat je achter betalingen aan moet.