Wat is de beste manier om mijn administratie te automatiseren als zzp'er?

Als zzp'er wil je zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan je administratie. Je bent goed in je vak en hebt wel betere dingen te doen dan uren bezig zijn met facturen, bonnetjes en btw-overzichten. In dit artikel lees je welke taken je kunt automatiseren, welke tools daarbij helpen en hoe je stap voor stap minder tijd kwijt bent aan je administratie.

Welke administratieve taken kosten zzp'ers de meeste tijd?

De meeste zzp'ers herkennen hetzelfde lijstje: facturen opstellen en versturen, controleren of klanten hebben betaald, betalingsherinneringen sturen, bonnetjes bewaren en eens per kwartaal de btw-aangifte voorbereiden. Klinkt behapbaar, maar al die losse taken bij elkaar kosten gemiddeld twee tot vier uur per maand.

Het grootste tijdverlies zit in handmatig werk dat je steeds opnieuw doet: dezelfde factuurgegevens intypen, uitzoeken welke facturen nog openstaan, een herinnering schrijven voor een klant die al drie weken niet betaald heeft. Dat is precies het soort werk dat je kunt automatiseren.

Wat is de beste manier om je administratie te automatiseren als zzp'er?

De beste manier om je administratie als zzp'er te automatiseren is het kiezen van facturatiesoftware die de vier belangrijkste taken voor je overneemt: facturen versturen, betalingsherinneringen sturen, een btw-overzicht bijhouden en je gegevens automatisch doorsturen naar je boekhouder.

Concreet werkt dat zo:

1. Facturen automatiseren. Je maakt een factuursjabloon in jouw huisstijl en verstuurt facturen met een paar klikken. Het facturatieprogramma voegt automatisch het juiste factuurnummer, de factuurdatum en de btw-berekening toe. Heb je vaste klanten die je elke maand factureert? Dan stel je terugkerende facturen in die automatisch worden aangemaakt en verstuurd.
2. Betalingsherinneringen instellen. Stel eenmalig in na hoeveel dagen een herinnering verstuurd wordt. Vanaf dat moment hoef je er niet meer aan te denken en worden herinneringen automatisch verstuurd.
3. Btw-overzicht bijhouden. Goede software houdt automatisch bij hoeveel btw je hebt gefactureerd en ontvangen. Zo is je aangifte doen een kwestie van controleren en indienen.
4. Koppelen met je boekhouder. Via een boekhoudkoppeling komen je gegevens automatisch terecht bij je accountant. Geen exports, geen handmatig doorsturen.

Welke taken kun je als zzp'er het makkelijkst automatiseren?

Niet alles in je administratie vraagt evenveel aandacht. Dit zijn de taken waarbij automatisering het meeste oplevert:

• Facturen versturen: In plaats van elke factuur handmatig op te stellen en te versturen, maak je gebruik van vaste sjablonen en automatisch verzenden. Dit scheelt al snel een half uur per maand.
• Betalingsherinneringen: De meeste zzp'ers vinden het ongemakkelijk om klanten te herinneren aan een openstaande factuur. Met automatische herinneringen is het geen persoonlijk verzoek meer, maar gewoon een zakelijk proces.
• Terugkerende facturen: Heb je een vaste klant die je elke maand factureert voor hetzelfde bedrag? Dan hoef je dat maar één keer in te stellen. De software maakt de factuur daarna automatisch aan en verstuurt hem op de afgesproken datum.
• Inkoopfacturen verwerken: Scan een bonnetje met je telefoon en de software herkent het automatisch. Geen handmatig overtypen meer.
• Gegevens delen met je boekhouder: Via een directe koppeling ziet je boekhouder automatisch wat er in je administratie staat. Dat voorkomt heen-en-weergestuur van bestanden en fouten door handmatig overtypen.

Tip: Begin met het automatiseren van de taken die je het vaakst doet. Voor de meeste zzp'ers is dat het facturatieproces.

Wat is het verschil tussen facturatiesoftware en boekhoudsoftware?

Facturatiesoftware is gericht op het maken en beheren van facturen, offertes en de bijbehorende administratie. Een volledig boekhoudpakket gaat verder: het verwerkt ook grootboekrekeningen, maakt een jaarrekening en verzorgt de inkomsten- en vennootschapsbelastingaangifte.

Voor de meeste zzp'ers is facturatieprogramma meer dan voldoende voor de dagelijkse administratie. Je boekhouder gebruikt zijn eigen pakket voor de complexere werkzaamheden en ontvangt jouw gegevens automatisch via de koppeling. Zo combineer je het beste van twee werelden: eenvoudig zelf factureren én een kloppende boekhouding bij je accountant.

Waar moet je op letten bij het kiezen van software voor je zzp-administratie?

Bij het vergelijken van software zijn dit de criteria die er voor zzp'ers toe doen:

1. Gebruiksgemak: Je hebt geen boekhoudkundige achtergrond nodig. De software moet intuïtief werken, zonder ingewikkelde instellingen.
2. Automatiseringsmogelijkheden: Kan de software automatisch facturen versturen, herinneringen instellen en terugkerende facturen aanmaken? Dat zijn de functies die je de meeste tijd besparen.
3. Koppeling met je boekhouder: Vraag je boekhouder welk pakket hij of zij gebruikt en controleer of de software daar een directe koppeling mee heeft.
4. Btw-aangifte ondersteuning: Een overzicht van je btw per periode scheelt veel werk bij je kwartaalaangifte.
5. Prijs: Vergelijk niet alleen de maandprijs, maar ook de tijdsbesparing die de software oplevert. Software die je twee uur per maand bespaart, verdient zichzelf snel terug.
6. Klantenservice: Als je vragen hebt over het programma, is goede ondersteuning waardevol.

Je administratie automatiseren met WeFact

Met WeFact kies je voor facturatiesoftware voor zzp'ers die speciaal is ontwikkeld om je administratie zo eenvoudig en automatisch mogelijk te maken. Je maakt en verstuurt facturen in je eigen huisstijl, stelt automatische betalingsherinneringen in, houdt je btw-aangifte overzicht bij en koppelt direct met je boekhouder. Zonder boekhoudkundige kennis, zonder gedoe.

Wil je ontdekken of WeFact bij jouw manier van werken past? Probeer WeFact 30 dagen gratis.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn btw-aangifte automatiseren als zzp'er?

Volledig automatisch indienen kan niet, maar goede facturatiesoftware houdt automatisch bij hoeveel btw je hebt gefactureerd en ontvangen. Daarmee is je btw-aangifte doen een kwestie van controleren en met een paar klikken indienen bij de Belastingdienst. Je boekhouder kan dit ook voor je doen op basis van de gegevens in je software.

Hoeveel tijd bespaar ik met geautomatiseerde administratie?

Zzp'ers die handmatig factureren zijn gemiddeld twee tot vier uur per maand kwijt aan administratie. Met facturatiesoftware die facturen, herinneringen en btw bijhoudt, breng je dat terug naar minder dan een uur. De meeste tijdwinst zit in het wegvallen van handmatig overtypen, betalingen achterna gaan en bestanden doorsturen naar je boekhouder.

Wat kost administratiesoftware voor zzp'ers?

Eenvoudige pakketten starten rond de €10 per maand. Uitgebreidere software met automatische herinneringen, boekhoudkoppeling en terugkerende facturen kost gemiddeld €20 tot €40 per maand. De meeste aanbieders, waaronder WeFact, bieden een gratis proefperiode zodat je zonder risico kunt uitproberen of het bij je past.

Heb ik nog een boekhouder nodig als ik administratiesoftware gebruik?

Facturatiesoftware neemt je dagelijkse administratie over, maar een boekhouder blijft nuttig voor je belastingaangifte, jaarrekening en financieel advies. Via een directe koppeling met je boekhouder werkt die veel efficiënter: je gegevens staan automatisch in hun pakket, zonder heen-en-weergestuur van bestanden.

Kan ik ook terugkerende facturen automatiseren?

Ja. Als je vaste klanten hebt die je elke maand voor hetzelfde bedrag factureert, stel je dit eenmalig in als terugkerende factuur. De software maakt de factuur daarna automatisch aan en verstuurt hem op de afgesproken datum. Je hoeft er verder niets voor te doen.