Wat is een betalingskenmerk en hoe werkt het?

Bij het ontvangen van betalingen is het belangrijk dat je snel kunt zien waar een betaling bij hoort en van wie die afkomstig is. Toch komt het regelmatig voor dat een klant een betaling doet zonder duidelijke referentie of met een fout in het factuurnummer. Dat leidt tot onnodig zoekwerk en fouten in je administratie. De oplossing? Een betalingskenmerk. In deze blog leggen we uit wat dit is, hoe het werkt en hoe je het slim inzet in je facturatieproces.

Wat is een betalingskenmerk?

Een betalingskenmerk is een unieke code die je koppelt aan een factuur, zodat betalingen automatisch of sneller te koppelen zijn aan de juiste klant of factuur. Vaak gaat het om een reeks van cijfers, eventueel aangevuld met letters. Denk bijvoorbeeld aan een combinatie van het factuurnummer en klantnummer of een automatisch gegenereerde cijferreeks.

Voorbeeld betalingskenmerk:
1234 5678 9123 4567

Dit soort kenmerken worden herkend in de meeste bankomgevingen en helpen je administratie om inkomende betalingen sneller te verwerken.

Waarom is een betalingskenmerk belangrijk?

Zonder duidelijke referentie is het lastig om een betaling goed te verwerken. Klanten typen soms een verkeerd factuurnummer in, laten het veld leeg of gebruiken een oude omschrijving. Het gevolg? Tijdverlies, fouten en mogelijk zelfs betalingsherinneringen terwijl er al betaald is.

Een goed betalingskenmerk:

• Voorkomt verwarring en zoekwerk;
• Versnelt de verwerking van betalingen;
• Bespaart tijd in je administratie.

Waar gebruik je het betalingskenmerk?

Bij het opstellen van een factuur voeg je het betalingskenmerk toe aan de betaalinstructies. Klanten voeren dit vervolgens in bij het veld ‘omschrijving’ of ‘kenmerk’ wanneer ze een betaling doen via internetbankieren of mobiel bankieren. Gebruik je een QR-code op je factuur? Dan worden alle betaalgegevens, inclusief het betalingskenmerk, meestal automatisch ingevuld bij het scannen.

Een duidelijke betaalinstructie kan er als volgt uitzien:

Gelieve bij betaling het volgende betalingskenmerk te vermelden:
FACT-2024056
of: 1234 5678 9123 4567

Hoe voeg je een betalingskenmerk toe aan je facturen?

Met het facturatieprogramma van WeFact kun je eenvoudig voor elke factuur een uniek betalingskenmerk toevoegen. Dit kenmerk wordt vervolgens opgenomen in de betaalinstructies onderaan de factuur. Zo voorkom je fouten, versnel je de verwerking van betalingen en houd je je administratie overzichtelijk.

Veelvoorkomende fouten en hoe je ze voorkomt

1. Foutieve invoer

Eén verkeerd getal en de betaling wordt niet automatisch gekoppeld. Automatisch gegenereerde kenmerken of QR-codes helpen om deze fout te voorkomen.

2. Geen kenmerk ingevuld

Zorg dat je klant weet dat het belangrijk is om een betalingskenmerk in te vullen. Vermeld dit duidelijk op je factuur, direct onder het IBAN.

3. Verouderde referentie

Gebruik voor elke factuur een nieuw kenmerk. Klanten die een eerdere betaling kopiëren en plakken, kunnen anders het verkeerde kenmerk gebruiken.

Wat als de klant tóch verkeerd betaalt?

Als een klant betaalt zonder juist betalingskenmerk, moet je de transactie handmatig opzoeken aan de hand van bedrag, klantnaam of datum. Dat kost tijd. Duidelijke betaalinstructies én een betrouwbaar facturatieproces helpen om dit te voorkomen.

En bij betalingen aan instanties?

Overheidsinstanties en grote organisaties gebruiken vaak vaste betalingskenmerken van bijvoorbeeld 16 cijfers. Je vindt deze op brieven of berichten en vult ze in zoals aangegeven bij de betaalgegevens. Door het kenmerk correct in te voeren wordt je betaling sneller en correct verwerkt.