Wat is voorbelasting?

Als ondernemer betaal je regelmatig btw over zakelijke aankopen, zoals kantoorartikelen, apparatuur of diensten. Gelukkig mag je deze btw in veel gevallen terugvragen via je btw-aangifte. Dit noemen we voorbelasting. In deze blog leggen we uit wat voorbelasting precies is, wanneer je deze mag aftrekken en hoe je dit verwerkt in je administratie.

Wat betekent voorbelasting?

Voorbelasting is de btw die je betaalt over zakelijke uitgaven. Denk aan de btw op je telefoonabonnement, marketingdiensten of productvoorraad. Deze btw mag je, onder voorwaarden, aftrekken van de btw die je in rekening brengt aan je klanten.

Voorbeeld:
Je ontvangt in een kwartaal € 1.200 aan btw van klanten (omzetbelasting) en je hebt € 500 aan btw betaald over je zakelijke inkopen (voorbelasting). In je btw-aangifte trek je de € 500 af van de € 1.200. Je betaalt dus € 700 aan de Belastingdienst.

Wanneer mag je voorbelasting aftrekken?

Je mag niet in alle gevallen de btw aftrekken als voorbelasting. De volgende voorwaarden en uitzonderingen zijn belangrijk:

Wanneer het wel mag:

• Je gebruikt het product of de dienst voor belaste omzet (dus niet voor vrijgestelde activiteiten).
• Je bent btw-plichtig en doet btw-aangifte.
• Je hebt een correcte factuur ontvangen met duidelijke btw-specificatie.

Wanneer het niet mag:

1. Vrijgestelde omzet
   Verkoop je producten of diensten waar geen btw over wordt berekend (zoals onderwijs of zorg), dan mag je de btw op bijbehorende kosten niet aftrekken.
2. Privégebruik
   Btw op aankopen voor privédoeleinden is niet aftrekbaar.
3. Eten en drinken in horecagelegenheden
   Eten en drinken in een restaurant of via een cateraar is in principe uitgesloten van aftrek, tenzij je het doorberekent aan je klant mét btw.
4. Personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken
   Geef je per persoon meer dan € 227 (excl. btw) per jaar uit aan bijvoorbeeld kerstpakketten of uitjes? Dan mag je de btw meestal niet aftrekken.
5. Niet-belastbare of symbolische omzet
   Geef je iets gratis weg of tegen een symbolisch bedrag, dan mag je de btw over de kosten vaak niet aftrekken.

Hoe verwerk je voorbelasting in je btw-aangifte?

Bij het doen van je btw-aangifte geef je in rubriek 5a aan hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten. In rubriek 5b vul je het bedrag in dat je hebt betaald aan btw over zakelijke kosten (je voorbelasting).

De Belastingdienst trekt automatisch 5b van 5a af. Is je voorbelasting hoger dan wat je moet afdragen? Dan krijg je het verschil teruggestort.

Rekenvoorbeeld:

• Btw ontvangen (rubriek 5a): € 1.000
• Btw betaald (rubriek 5b): € 600
• Te betalen: € 400
• Is 5b hoger dan 5a? Dan ontvang je het verschil terug.

Voorbelasting vóór de start van je bedrijf

Ben je nog niet ingeschreven bij de KvK, maar maak je al kosten voor je onderneming? Dan mag je deze btw mogelijk alsnog aftrekken, mits je:

• Je binnen vijf jaar inschrijft bij de KvK;
• Aantoont dat de kosten bedoeld zijn voor de start van je bedrijf;
• Bonnen bewaart én je gewerkte uren registreert (voor het urencriterium).

Let op: voor belastingvoordelen zoals de startersaftrek moet je minimaal 1.225 uur per jaar besteden aan je onderneming.

Hoe werkt voorbelasting bij buitenlandse btw?

Binnen de EU

Koop je iets van een leverancier uit een ander EU-land en is de btw naar jou verlegd? Dan bereken je zelf de btw en geef je deze aan bij je aangifte. Gebruik je het product voor belaste omzet? Dan mag je de btw ook meteen aftrekken als voorbelasting.

Btw betaald in een ander EU-land

Deze btw kun je niet aftrekken in je aangifte. Wel kun je deze terugvragen via het speciale portaal van de Belastingdienst.

Buiten de EU

Heb je buiten de EU btw betaald? Dan moet je bij de belastingdienst van dat land navragen of en hoe je dit kunt terugkrijgen.

Automatisch verwerkt in je administratie

Met WeFact wordt de voorbelasting automatisch voor je berekend en verwerkt in je btw-overzicht. Zodra je een inkoopfactuur boekt, wordt het juiste btw-bedrag meegenomen in rubriek 5b. Zo voorkom je fouten, houd je het overzicht en weet je precies hoeveel btw je terugkrijgt of moet betalen.