Als ondernemer heeft u al snel te maken met financiële administratie.
Maar wat is financiële administratie precies en hoe organiseert u deze?
Financiële administratie is erop gericht om alle financiële handelingen van een onderneming op een gestructureerde manier vast te leggen. De financiële administratie moet inzicht verschaffen in de financiële situatie van uw onderneming. Financiële administratie is hetzelfde als financiële boekhouding.
Boekhouding is onderdeel van een administratie. In de boekhouding staan alle financiële gegevens van een onderneming. Denk hierbij aan alle inkomsten en uitgaven. Administratie is een veel breder begrip. Naast boekhouding worden ook alle gegevens van klanten en leveranciers, alle correspondentie en contracten, maar ook de registratie van gemaakte uren bijgehouden. Boekhouding en de financiële administratie is wel hetzelfde.
Financiële administratie bijhouden is om meerdere redenen belangrijk. U heeft in de financiële administratie een overzicht van alle kosten en inkomsten van uw onderneming. Daarnaast wilt de Belastingdienst kunnen nagaan of uw bedrijf voldoende belasting heeft betaald en of de aftrekposten volgens de bestaande regels zijn gebruikt.
In de financiële administratie is terug te vinden wanneer welke kosten zijn gemaakt, wat de inkomsten van het bedrijf zijn, hoe groot het eigen vermogen is en of dat eigen vermogen in een bepaalde periode is gegroeid, of er winst of verlies in gemaakt etc. De financiële administratie geeft u als ondernemer een duidelijk en snel inzicht in de financiële veranderingen die hebben plaatsgevonden. Zo kunt u snel zaken aanpassen of verbeteren.
De Belastingdienst wil na kunnen gaan of uw bedrijf voldoende belasting heeft betaald en of de aftrekposten volgens de bestaande regels zijn gebruikt. De financiële administratie functioneert dus ook als verantwoording voor de financiële omstandigheden.
Voor elke onderneming is het van belang om gegevens uit de financiële administratie te verzamelen voor de Belastingdienst. Ook als eenmanszaak dient u de financiële zzp administratie bij te houden. Alle uitgaven en ontvangen van uw bedrijf vallen onder de financiële administratie.
De financiële administratie bestaat uit bewijsmateriaal van alle uitgaven en ontvangsten van uw bedrijf. De financiële administratie van uw bedrijf geeft inzicht op bepaalde winst of verlies die in een bepaalde periode is ontstaan.
Alles wat u koopt en verkoopt voor uw onderneming, kunt u onderverdelen in verschillende categorieën. Financiële boekhouding bestaat grofweg uit de volgende onderdelen:
Als ondernemer heeft u voor uw financiële administratie een bewaarplicht van 7 jaar. De Belastingdienst kan namelijk uw financiële administratie controleren tot 7 jaar terug. Het maakt hierbij niet uit of de administratie op papier of online is bewaard.
Elke ondernemer dient btw-aangifte en jaarlijkse belastingaangifte te doen. Hiervoor gebruikt u de cijfers uit uw administratie. Belangrijk dus dat uw financiële administratie op orde is.
Er zijn verschillende manieren om uw administratie te organiseren. Het makkelijkste is om met factuur software en een online boekhoudpakket te werken. U kunt verschillende boekhoudpakketten koppelen aan uw WeFact administratie, waardoor de administratie automatisch naar het boekhoudpakket wordt geëxporteerd.
In WeFact kunt u een gedeelte van uw financiële administratie inrichten. U kunt namelijk alle inkoop- en verkoopfacturen toevoegen in de administratie. In WeFact is het ook mogelijk om een koppeling te leggen met een aantal boekhoudpakketten. Hierdoor wordt uw administratie automatisch doorgeschoten.
WeFact is een facturatieprogramma dat geschikt is voor elk bedrijf. De functionaliteiten van deze factuur software biedt u de mogelijkheid om eenvoudig een factuur te maken en te versturen in een eigen huisstijl met bijvoorbeeld een IDEAL betaallink.
Ook kunt u gemakkelijk een inkoopfactuur maken. Daarnaast is het mogelijk om met een boekhoudpakket te koppelen en met andere integraties.
Met WeFact maakt u sneller en zonder fouten online facturen, verwerkt u inkoopfacturen en heeft u grip op uw administratie! Test alle functionaliteiten zonder beperkingen met de gratis proefperiode.
Geen betaalgegevens nodig
Het maakt vanuit de Belastingdienst niet uit hoe u de administratie bijhoudt. U kunt ervoor kiezen om de administratie in Excel bij te houden. Een makkelijkere manier is om uw online administratie bij te houden via een facturatieprogramma zoals WeFact.
Volgens de Belastingdienst dient u alle financiële gegevens tot zeven jaar na datum te kunnen bewijzen.
Alle belastingaangiften worden door de Belastingdienst gecontroleerd via geautomatiseerde controlesystemen en algoritmen. Daarnaast worden er steekproeven gedaan. Wanneer de Belastingdienst een vermoeden heeft dat er iets niet klopt, dan worden er gerichte controles uitgevoerd.