Als ondernemer heeft u al snel te maken met financiële administratie.
Maar wat is financiële administratie precies en hoe organiseert u deze?
Financiële administratie is gericht op het verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële gegevens voor het besturen, functioneren en beheersen van een onderneming en hierover verantwoording afleggen.
De financiële administratie is een belangrijk onderdeel van een onderneming. Met behulp van de financiële administratie krijgt u inzicht in de financiële positie van het bedrijf. Hierdoor kunt u anticiperen als dit nodig is.
Boekhouding is onderdeel van een administratie. In de boekhouding staan alle financiële gegevens van een onderneming. Denk hierbij aan alle inkomsten en uitgaven. Administratie is een veel breder begrip. Naast boekhouding worden ook alle gegevens van klanten en leveranciers, alle correspondentie en contracten, maar ook de registratie van gemaakte uren bijgehouden. Boekhouding en de financiële administratie is wel hetzelfde.
Financiële administratie bijhouden is om meerdere redenen belangrijk. U heeft in de financiële administratie een overzicht van alle kosten en inkomsten van uw onderneming. Daarnaast wilt de Belastingdienst kunnen nagaan of uw bedrijf voldoende belasting heeft betaald en of de aftrekposten volgens de bestaande regels zijn gebruikt.
In de financiële administratie is terug te vinden wanneer welke kosten zijn gemaakt, wat de inkomsten van het bedrijf zijn en hoe groot het eigen vermogen is. Ook wordt bekeken of het vermogen is gegroeid en hoeveel winst of verlies er is gemaakt. De financiële administratie geeft u als ondernemer een duidelijk en snel inzicht in de financiële veranderingen die hebben plaatsgevonden. Zo kunt u snel zaken aanpassen of verbeteren.
De Belastingdienst wil na kunnen gaan of uw bedrijf voldoende belasting heeft betaald en of de aftrekposten volgens de bestaande regels zijn gebruikt. De financiële administratie functioneert dus ook als verantwoording voor de financiële omstandigheden.
Wilt u voor uw onderneming een lening aanvragen bij de bank? Voordat een bank een lening uitgeeft, wil de bank eerst weten hoe u er financieel voorstaat. Dit kunt u laten zien aan de hand van de financiële administratie van uw onderneming.
Voor elke onderneming is het van belang om gegevens uit de financiële administratie te verzamelen voor de Belastingdienst. Ook als eenmanszaak dient u de financiële zzp administratie bij te houden. Alle uitgaven en ontvangen van uw bedrijf vallen onder de financiële administratie.
De financiële administratie bestaat uit bewijsmateriaal van alle uitgaven en ontvangsten van uw bedrijf. De financiële administratie van uw bedrijf geeft inzicht op bepaalde winst of verlies die in een bepaalde periode is ontstaan.
Alles wat u koopt en verkoopt voor uw onderneming, kunt u onderverdelen in verschillende categorieën. Financiële boekhouding bestaat grofweg uit de volgende onderdelen:
De grootboekadministratie is de ruggengraat van uw financiële administratie. Hierin registreert u alle financiële transacties van uw onderneming, onderverdeeld in verschillende grootboekrekeningen. Dit stelt u in staat om de financiële gezondheid van uw bedrijf nauwkeurig te volgen. U weet precies waar uw inkomsten vandaan komen en waar uw geld aan uitgeeft. Hierdoor kunt u betere beslissingen nemen over de toekomst van uw bedrijf.
In- en verkoopadministratie biedt een duidelijk overzicht van verkopen en aankopen. Dit is essentieel om de cashflow van uw bedrijf te beheren en te zorgen voor een efficiënte voorraadbeheersing. Bovendien helpt het u om te begrijpen welke producten of diensten het best presteren, wat kan leiden tot betere strategische beslissingen.
Het beheren van debiteuren (klanten die u geld schuldig zijn) en crediteuren (leveranciers aan wie u geld schuldig bent) is belangrijk voor een gezonde bedrijfsvoering. Door nauwkeurig bij te houden wie nog moet betalen en wie u nog moet betalen, kunt u de cashflow optimaliseren en financiële problemen voorkomen.
Een accurate voorraadadministratie zorgt ervoor dat u altijd weet hoeveel voorraad u hebt. Dit is belangrijk om te voldoen aan klantvragen zonder te veel kapitaal vast te leggen in onverkochte goederen. Het helpt ook om verspilling te verminderen en kan u ondersteunen bij het plannen van toekomstige aankopen.
Een correcte belastingaangifte is wettelijk verplicht. Door nauwkeurige financiële administratie, inclusief alle bovengenoemde onderdelen, kunt u ervoor zorgen dat u alle benodigde informatie bij de hand heeft om uw belastingaangifte correct en op tijd in te dienen. Dit voorkomt boetes en zorgt ervoor dat u gebruikmaakt van alle belastingvoordelen waar u recht op hebt.
Het nauwkeurig bijhouden van de salarisadministratie is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een belangrijk aspect van goed werkgeverschap. Het zorgt ervoor dat de medewerkers op tijd en correct worden betaald. Dit omvat niet alleen de uitbetaling van salarissen, maar ook het beheren van belastingen en bijdragen aan sociale zekerheid. Wat weer bijdraagt aan de algemene tevredenheid en motivatie van het personeel.
Als ondernemer heeft u voor uw financiële administratie een bewaarplicht van 7 jaar. De Belastingdienst kan namelijk uw financiële administratie controleren tot 7 jaar terug. Het maakt hierbij niet uit of de administratie op papier of online is bewaard.
De meeste ondernemers zijn verplicht om ieder kwartaal btw-aangifte te doen. Hiervoor moet u de gegevens raadplegen uit uw financiële administratie. Met ons facturatieprogramma ontvangt u ieder kwartaal een btw-overzicht waardoor u eenvoudig btw-aangifte kunt doen.
Er zijn verschillende manieren om uw administratie te organiseren. Het makkelijkste is om met factuur software en een online boekhoudpakket te werken. U kunt verschillende boekhoudpakketten koppelen aan uw WeFact administratie, waardoor de administratie automatisch naar het boekhoudpakket wordt geëxporteerd.
In WeFact kunt u een gedeelte van uw financiële administratie inrichten. U kunt namelijk alle inkoop- en verkoopfacturen toevoegen in de administratie. In WeFact is het ook mogelijk om een koppeling te leggen met een aantal boekhoudpakketten. Hierdoor wordt uw administratie automatisch doorgeschoten.
WeFact is een facturatieprogramma dat geschikt is voor elk bedrijf. De functionaliteiten van deze factuur software biedt u de mogelijkheid om eenvoudig een factuur te maken en te versturen in een eigen huisstijl met bijvoorbeeld een IDEAL betaallink.
Ook kunt u gemakkelijk een inkoopfactuur maken. Daarnaast is het mogelijk om met een boekhoudpakket te koppelen en met andere integraties.
Met WeFact maakt u sneller en zonder fouten online facturen, verwerkt u inkoopfacturen en heeft u grip op uw administratie! Test alle functionaliteiten zonder beperkingen met de gratis proefperiode.
Geen betaalgegevens nodig
Het maakt vanuit de Belastingdienst niet uit hoe u de administratie bijhoudt. U kunt ervoor kiezen om de administratie in Excel bij te houden. Een makkelijkere manier is om uw online administratie bij te houden via een facturatieprogramma zoals WeFact.
Volgens de Belastingdienst dient u alle financiële gegevens tot zeven jaar na datum te kunnen bewijzen.
Alle belastingaangiften worden door de Belastingdienst gecontroleerd via geautomatiseerde controlesystemen en algoritmen. Daarnaast worden er steekproeven gedaan. Wanneer de Belastingdienst een vermoeden heeft dat er iets niet klopt, dan worden er gerichte controles uitgevoerd.