Hoe Viking Bookings gebruik maakt van WeFact

Middelgroot bedrijf succesverhaal
Hoe Viking Bookings succesvol gebruik maakt van WeFact online administratie

“Simpel – WeFact is ‘bus-proof’. Als ik onder de bus kom, kan elk ander het overnemen.”

— Thijs, Viking Bookings

"Vanuit onze eigen kiteschool liepen we tegen de limieten van ’t menselijk kunnen aan met traditionele planning. Van onze voeten in het water zaten we ineens achter de computer. Dat moest anders. Daarom hebben we software gebouwd die wij zelf wilden gebruiken. Die software, VIKING Bookings, werkte zo goed dat het tegenwoordig onze core business is om watersportscholen te automatiseren."

- Thijs, Viking Bookings



Naar de website van Viking Bookings

Hoe zijn jullie bij WeFact uitgekomen?

We waren al bezig met automatisering toen we de kitesurfschool nog hadden. En we waren er achter dat specifieke software veel beter werken dan pakketten met alles in één. Twee specialisaties van WeFact die er voor ons uitsprongen zijn: offertes (sales) en facturen automatiseren.



Kun je toelichten hoe jullie WeFact gebruiken?

In WeFact hebben we in de communicatie naar de klant vier huisstijlen aangemaakt. Het mooie hiervan is dat dit een eenmalige instelling is geweest. We hebben de huisstijlen meertalig ingesteld en gepersonaliseerd op interne medewerker.

Wij offreren in Nederland, Europa en wereldwijd. Als we een nieuwe klant aanmaken, herkent WeFact automatisch welke btw toegepast moet worden voor die klant op basis van het land, dit werkt ideaal voor ons.

Wij offreren op abonnementsbasis én op eenmalige basis. Die producten hebben we eenmalig toegevoegd en kunnen we nu telkens selecteren. Verder hebben wij een automatische incasso flow voor klanten binnen de EU. WeFact zorgt dat dit proces in goede banen verloopt.

Het enige dat wij hoeven doen als we een offerte aanmaken, is de klant toevoegen, het product aanklikken en de huisstijl aanvinken. Letterlijk nog maar één minuut werk!
- Thijs, Viking Bookings

Als de offerte geaccepteerd wordt, kunnen we met een klik op de knop een factuur aanmaken die de regels van de offerte overneemt. Abonnementen worden er automatisch ingezet. Dus complexe facturen maken kost letterlijk nog maar 10 seconden.

Alle klanten worden automatisch gefactureerd. Automatische incasso wordt herkend en automatisch verwerkt.

Eenvoudig uw facturen betalen met WeFact.

Omdat we met betaalprovider Mollie koppelen voor iDEAL, worden betalingen automatisch herkent en gaan de facturen die handmatig betaald worden naar het archief. Als een klant echter te laat betaalt, krijg je een gemakkelijk overzicht en worden er met een klik op de knop herinneringen gestuurd.

Al met al voeren wij een boekhouding met duizenden facturen (in- en verkoop) in meerdere talen, verschillende btw-instellingen én verschillende betalingsvoorwaarden in enkele uren per maand. Super vet!

Wat ervaar jij als de grootste voordelen
aan het werken met WeFact?

Eenvoudig uw facturen betalen met WeFact.
  1. Simpel – WeFact is ‘bus-proof’. Als ik onder de bus kom, kan elk ander het overnemen.
  2. Overzicht – Wij kunnen ongelimiteerd wereldwijd schalen omdat we overzicht hebben.
  3. Tijdsbesparing – Spreekt voor zich.

Vooral 'Simpel' en 'Overzicht' spreken voor WeFact. De combinatie van die twee is vrijwel niet te vinden.

Samenwerking met accountant

Op welke manier zetten jullie de boekhoudkoppeling in?

Wij koppelen met Twinfield. De koppelinstellingen zijn simpel en toch uitgebreid. Als de boekhouder in Twinfield aan het afletteren is, wordt dat in WeFact automatisch bijgewerkt. Overigens wordt het meeste automatisch herkent en automatisch bijgewerkt.



Hoe ervaar je de samenwerking met je accountant in WeFact?

De samenwerking met onze accountant (Syfers administratie en advies) ervaren wij als heel eenvoudig. We hebben eigenlijk geen omkijken naar de boekhouding. Het is erg duidelijk welke taken bij de accountant liggen en welke taken bij Viking liggen. En dat is voor de hele organisatie duidelijk omdat dit zorgt voor een heldere structuur en een soepele samenwerking.



Meer succesverhalen van ondernemers:

Over WeFact

WeFact helpt dagelijks duizenden ondernemers met het makkelijker maken van hun administratieproces. De ondernemer kan zelf foutloos (periodiek) factureren en offertes maken in eigen huisstijl, en inkoopfacturen (scan-en-herken) verwerken, betalen en autoriseren. WeFact exporteert automatisch de financiële data naar het boekhoudpakket.

Neem contact met ons op

We vertellen u graag meer over WeFact, geven een demo of helpen u bij het inzetten van WeFact bij uw ondernemers.
Telefonisch op 085 - 732 57 00 of per e-mail op sales@wefact.nl.

U kunt ook direct een afspraak plannen met een accountmanager voor een live tour.

Nicole Cornelis

Account manager

Sven Zaal

Account manager

Pascal van Deursen

Account manager

Klaar om 30 dagen
gratis te proberen?

Met WeFact maakt u sneller en zonder fouten online facturen, verwerkt u inkoopfacturen en heeft u grip op uw administratie!



Maak gebruik van de gratis opstartservice

Maak een proefperiode aan

Bedankt voor uw aanvraag. We hebben u een e-mail gestuurd met verdere instructies.
Een ogenblik geduld...

Klaar om 30 dagen
gratis te proberen?

Met WeFact maakt u sneller en zonder fouten online facturen, verwerkt u inkoopfacturen en heeft u grip op uw administratie!



Maak gebruik van de gratis opstartservice

  • Wij maken uw huisstijl na
  • Importeren van klanten en leveranciers
  • Importeren van producten

Maak een proefperiode aan

Bedankt voor uw aanvraag. We hebben u een e-mail gestuurd met verdere instructies.
Een ogenblik geduld...