Als zzp’er of ondernemer weet je dat een KvK-nummer vaak een vereiste is bij het maken van facturen. Maar wat als je (nog) geen KvK-nummer hebt? Kun je dan alsnog factureren? In deze blog leggen we uit wat wel en niet mag als je een factuur wilt versturen zonder KvK-nummer.
Mag je een factuur sturen zonder KvK-nummer?
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen, waaronder het verplicht vermelden van een KvK-nummer. Zonder dit nummer is een factuur niet geldig. Als je (nog) niet staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, mag je dus geen officiële facturen versturen.
Wat kun je dan wel doen? In plaats van een factuur kun je een kwitantie versturen. Dit is een schriftelijk bewijs van betaling, maar het heeft niet dezelfde status als een factuur en kan niet voor belastingdoeleinden worden gebruikt.
Er zijn echter enkele uitzonderingen. Bepaalde ondernemers, zoals stille maatschappen zonder onderneming en informele verenigingen, kunnen zich niet inschrijven bij de KvK, maar mogen wél factureren. Zij moeten zich wel registreren bij de Belastingdienst.
Waarom is een KvK-nummer verplicht op een factuur?
Een KvK-nummer is verplicht omdat het helpt bij de identificatie van een bedrijf en bij controle door de Belastingdienst. Daarnaast moet je als ondernemer op je facturen ook een btw-nummer vermelden als je btw-plichtig bent. Zonder KvK-nummer voldoe je niet aan deze eisen en daarom mag je geen officiële factuur versturen.
Het alternatief: de kwitantie
Kun je geen factuur sturen omdat je (nog) geen KvK-nummer hebt? Dan kun je als alternatief een kwitantie versturen. Een kwitantie is een schriftelijk bewijs van betaling dat wordt gebruikt als bevestiging dat een bepaald bedrag is ontvangen voor een product of dienst. In tegenstelling tot een factuur is een kwitantie geen officieel belastingdocument en kan deze niet worden gebruikt voor btw-aangifte of zakelijke administratie.
Werken zonder een KvK-nummer: wat zijn de mogelijkheden?
In sommige gevallen kun je werken zonder KvK-nummer, bijvoorbeeld als je slechts incidenteel diensten verleent of goederen verkoopt. Je hoeft je niet altijd direct in te schrijven bij de KvK als je aan bepaalde voorwaarden voldoet.
Kun je als zzp’er werken zonder KvK-nummer?
Ja, maar alleen onder strikte voorwaarden:
- Incidentele inkomsten: Als je sporadisch werkt en geen structurele onderneming hebt, hoef je geen KvK-nummer aan te vragen.
- Inkomsten uit overig werk: Je kunt inkomsten opgeven in je belastingaangifte onder inkomsten uit overig werk, waarbij je belasting betaalt over de ontvangen bedragen.
Let op: zonder KvK-nummer kun je geen btw-aftrek toepassen en geen officiële facturen versturen.
Hoeveel mag je verdienen zonder KvK-inschrijving?
Je mag maximaal € 8.750 per jaar verdienen zonder verplichting tot KvK-inschrijving. Boven deze grens word je geacht een onderneming te hebben en moet je je inschrijven.
- Tot € 8.750 per jaar: Geen KvK-inschrijving nodig bij incidentele inkomsten. Inkomsten aangeven bij de belastingaangifte.
- Boven € 8.750 per jaar: KvK-inschrijving verplicht, inclusief btw-administratie en facturatie volgens de wettelijke eisen.
Controleer altijd de actuele regels op de website van de Belastingdienst.
Wanneer moet je je inschrijven bij de KvK?
Zodra je structureel goederen of diensten aanbiedt met de intentie om winst te maken, ben je verplicht je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit maakt je officieel ondernemer en biedt voordelen zoals fiscale aftrekposten en juridische bescherming.
De kosten voor KvK-inschrijving in 2025 bedragen € 82,25.
Wat als je een factuur zonder KvK-nummer ontvangt?
Ontvang je een factuur zonder KvK-nummer? Dan is het verstandig om contact op te nemen met de afzender. Omdat een factuur zonder KvK-nummer niet voldoet aan de wettelijke factuur eisen, kun je overwegen om:
- Een correctie van de factuur te vragen.
- De betaling uit te stellen tot je een geldige factuur ontvangt.
- Juridisch advies in te winnen als je twijfelt over de legitimiteit.