Facturen sturen zonder KvK-nummer

Als zzp’er of ondernemer ben je waarschijnlijk bekend met het belang van een KvK-nummer bij het maken van facturen. Maar wat als je (nog) geen KvK-nummer hebt? Kun je dan überhaupt factureren? In deze blog gaan we dieper in op het sturen van een factuur zonder KvK-nummer.

Kun je factureren zonder KvK?

Een factuur zonder KvK-nummer is niet geldig. Factureren als particulier zonder KvK-nummer heeft dus weinig zin. In plaats van een factuur mag je wel een kwitantie versturen. Pas net begonnen met je bedrijf en heb je nog geen KvK-nummer? Ook dan mag je nog geen facturen versturen.

Waarom mag je geen factuur zonder KvK-nummer versturen?

Voor het maken en versturen van een factuur stelt de Belastingdienst een aantal factuureisen. Van de Belastingdienst moet je jouw KvK-nummer en je btw-nummer op de factuur vermelden. Zonder deze informatie is de factuur niet geldig. Als je geen KvK-nummer hebt, kun je dus niet aan deze eis voldoen en kan je enkel een kwitantie versturen.

Er zijn een aantal uitzonderingen voor ondernemers die niet kunnen worden ingeschreven bij de KvK. Denk hierbij aan stille maatschappen zonder onderneming of informele verenigingen. Zij melden zich aan bij de Belastingdienst en mogen zonder KvK-nummer factureren.

Het alternatief: de kwitantie

Een alternatief voor het versturen van een factuur zonder KvK-nummer is het versturen van een kwitantie. Een kwitantie is een schriftelijk bewijs van ontvangst voor betaling voor geleverde goederen of diensten. Het is geen officieel document voor belastingdoeleinden, maar dient puur als betalingsbewijs.

Wat zijn de verschillen tussen een kwitantie en een factuur?

Het belangrijkste verschil tussen een kwitantie en een factuur is het doel waarvoor ze worden gebruikt. Een factuur dienst als een officieel document voor de boekhouding en belastingaangifte en wordt gebruikt voor zakelijke transacties. Een kwitantie is puur een betalingsbewijs en wordt niet erkend als officieel belastingdocument.

Hoe werkt het maken en sturen van een kwitantie?

Het maken en sturen van een kwitantie is eenvoudig. Op de kwitantie vermeld je de datum van betaling, het bedrag, de naam van de betaler en eventueel een omschrijving van de geleverde goederen of diensten.

De verplichte onderdelen op een kwitantie

Een kwitantie heeft minder formele eisen dan een factuur, maar toch zijn er enkele verplichte onderdelen die erop vermeld moeten worden:

  • Contactgegevens van de ontvanger
  • Bedrag van de geleverde goederen of diensten. 
  • Datum van betaling
  • Naam van de zender
  • Handtekening of stempel ter bevestiging van ontvangst

Werken zonder een KvK-nummer

Werken zonder een KvK-nummer kan enkel bij uitzonderingen. Als je slechts sporadisch diensten verleent of goederen verkoopt en geen volledige onderneming runt, kun je onder bepaalde voorwaarden zonder KvK-nummer werken.

Kun je als zzp’er werken zonder een KvK-nummer?

In sommige gevallen kun je als zzp’er werken zonder KvK-nummer. Bijvoorbeeld als je slechts incidenteel diensten verleent of producten verkoopt en je jaaromzet onder een bepaalde drempel blijft. In dat geval hoef je geen KvK-nummer aan te vragen en kun je kwitanties verstrekken aan je klanten.

Net begonnen als freelancer? Ook dan kun je zonder KvK-inschrijving werken. De inkomsten geef je op in jouw jaarlijkse belastingaangifte als inkomsten uit overig werk. Hiervoor ontvang je een aparte aanslag en naast belasting, betaal je hierover ook een bijdrage voor de Zorgverzekeringswet.

Hoeveel geld mag je verdienen zonder KvK?

Zonder je in te schrijven bij de KvK mag je maximaal € 1.800,- per kalenderjaar omzet verdienen. Het is niet verplicht om je in te schrijven bij de KvK onder dit bedrag. Als je daarnaast geen btw hebt betaald die je in aftrek wilt brengen, dan hoef je je ook niet als btw-ondernemer aan te melden bij de Belastingdienst. Je mag in dat geval een factuur zonder btw maken en versturen. Controleer de actuele regels altijd via de website van de Belastingdienst.

Hoeveel geld mag je bijverdienen met KvK?

Sinds 2020 mag je onbeperkt bijverdienen. Er geld sinds die tijd geen bijverdiengrens meer. Wel ben je verplicht om belasting te betalen over je inkomsten en om de administratie bij te houden volgens de regels van de Belastingdienst.

Wat doen als je een factuur zonder KvK-nummer ontvangt?

Ontvang je een factuur zonder KvK-nummer? Dan is het verstandig om contact op te nemen met de afzender en te vragen naar de reden voor het ontbreken van dit nummer. Als de factuur niet voldoet aan de wettelijke eisen, kun je overwegen om de betaling te weigeren of te vragen voor een correcte factuur of kwitantie als betalingsbewijs. Heb je twijfels over de legitimiteit van een factuur? Dan is het verstandig om juridisch advies in te winnen voordat je betaalt!