Wanneer je een betaling ontvangt voor een product of dienst, wil je daar mogelijk een schriftelijk bewijs van geven. Dit kan in de vorm van een kwitantie. Een kwitantie, ook wel ontvangstbewijs genoemd, is een document waarmee je bevestigt dat een betaling is voldaan. Dit is vooral handig bij contante betalingen of wanneer een particulier iets verkoopt, aangezien particulieren geen officiële facturen mogen opstellen.
Maar wat is nu precies het verschil tussen een factuur en een kwitantie? Welke gegevens moeten op een kwitantie staan? En hoe zorg je ervoor dat deze correct worden verwerkt in de administratie? In dit artikel lees je alles wat je moet weten over kwitanties én hoe je er eenvoudig zelf een maakt.
Wat houdt een kwitantie in?
Een kwitantie is een schriftelijk bewijs van betaling, waarin wordt vastgelegd dat een bepaald bedrag is ontvangen. Het bevat datum, bedrag, omschrijving van de transactie, gegevens van betaler en ontvanger, en een handtekening. Een kwitantie heeft geen btw-vermelding, omdat het geen officiële factuur is.
Wat is een geldig betalingsbewijs?
Een geldig betalingsbewijs toont aan dat een betaling is voltooid en bevat:
- Naam van betaler en ontvanger
- Datum van betaling
- Bedrag en valuta
- Betalingsmethode (bijv. bankoverschrijving, pin, contant)
- Unieke transactiegegevens (bijv. factuurnummer of referentie)
Voorbeelden zijn bankafschriften, kwitanties en kassabonnen.
Is een kwitantie verplicht?
Nee, een kwitantie is niet wettelijk verplicht, maar kan als betalingsbewijs dienen bij contante betalingen of particuliere transacties. Voor bedrijven is een factuur vaak verplicht, vooral bij btw-plichtige leveringen. Een kwitantie biedt zekerheid bij geschillen en kan nuttig zijn voor administratie en belastingaangifte.
Kan je als particulier een kwitantie sturen?
Ja, een particulier kan een kwitantie sturen als bewijs van betaling voor een verkoop of dienst. Een kwitantie bevat datum, bedrag, omschrijving, namen van koper en verkoper, en handtekening. Dit is geen factuur en bevat geen btw, omdat particulieren geen btw mogen heffen.
Waar moet een kwitantie aan voldoen?
Een kwitantie moet minimaal bevatten:
- Datum van uitgifte
- Naam en adres van de ontvanger
- Naam van de betaler
- Bedrag in cijfers en woorden
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Handtekening van de ontvanger
Btw-vermelding is niet nodig, omdat een kwitantie geen factuur is.
Is een kwitantie belastingvrij?
Nee, een kwitantie is niet automatisch belastingvrij. Ontvangen bedragen kunnen belastbaar inkomen zijn en moeten worden opgegeven bij de belastingaangifte. Voor bedrijven geldt dat een kwitantie geen btw-factuur is, dus er mag geen btw worden teruggevraagd of verrekend. Particulieren betalen geen btw, maar kunnen wel inkomstenbelasting verschuldigd zijn.
Wat is het verschil tussen kwitantie en factuur?
Een kwitantie is een bewijs van betaling zonder btw-vermelding, vaak gebruikt bij contante betalingen. Een factuur is een betalingsverzoek met btw-vermelding en wettelijke vereisten. Een factuur wordt vóór betaling verstuurd, terwijl een kwitantie wordt afgegeven na ontvangst van betaling.
Belangrijkste verschillen op een rij
| Kenmerk | Kwitantie | Factuur |
|---|---|---|
| Wordt verstrekt vóór of na betaling? | Na betaling | Voor betaling |
| Voor particulieren toegestaan? | ✅ Ja | ❌ Nee |
| Voor bedrijven toegestaan? | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Btw-vermelding verplicht? | ❌ Nee | ✅ Ja |
| KvK-nummer vereist? | ❌ Nee | ✅ Ja |
Het is belangrijk om te weten dat particulieren geen btw mogen rekenen op een kwitantie. Alleen bedrijven met een btw-nummer kunnen btw in rekening brengen. Als particulier stuur je dus een kwitantie zonder btw, maar bedrijven mogen op verzoek wel een kwitantie verstrekken als betaalbewijs.
Hoe stel je een kwitantie op?
Het maken van een kwitantie is relatief eenvoudig. Je kunt een document opstellen in Word, een spreadsheetprogramma gebruiken of gebruikmaken van facturatie software. Zorg ervoor dat alle benodigde gegevens worden ingevuld en dat je een kopie bewaart voor je eigen administratie.
Om het nog makkelijker te maken, hebben we een gratis kwitantie voorbeeld voor je beschikbaar. Hiermee kun je eenvoudig een professionele kwitantie opstellen en direct printen op digitaal versturen.
Hoe moet ik een kwitantie inboeken?
Een kwitantie wordt als volgt ingeboekt:
- Inkomsten: registreer het bedrag als omzet of andere inkomsten.
- Uitgaven: verwerk als kostenpost in de boekhouding.
- Geen btw: omdat een kwitantie geen btw-factuur is, mag geen btw worden teruggevraagd.
- Documentatie: bewaar de kwitantie als bewijsstuk in de administratie.
Hoe geef je inkomsten uit een kwitantie aan bij de Belastingdienst?
Als particulier ben je verplicht om inkomsten uit kwitanties op te geven bij de Belastingdienst onder “inkomsten uit overige werkzaamheden” in box 1. Dit betekent dat je belasting betaalt over de winst die je hiermee maakt.
Houd er rekening mee dat je bepaalde kosten mag aftrekken, zoals materiaalkosten of reiskosten die je hebt gemaakt om de verkoop mogelijk te maken. Bewaar daarom altijd de bijbehorende bonnetjes en kwitanties als bewijs.
Bedrijven die een kwitantie ontvangen, kunnen deze kosten gewoon verwerken in hun administratie, ook al is er geen factuur opgesteld. Dit betekent dat ze de uitgave kunnen opvoeren als zakelijke kosten, wat invloed kan hebben op hun belastingaangifte.
Kwitantie maken met WeFact
Een kwitantie opstellen kan handmatig, maar dat is niet altijd de efficiëntste methode. Wanneer je regelmatig kwitanties moet verstrekken, bijvoorbeeld als particulier of als ondernemer die veel contante betalingen ontvangt, kan een digitale oplossing je veel tijd en moeite besparen.
Met WeFact, een gebruiksvriendelijke facturatie- en administratieoplossing, kun je eenvoudig professionele kwitanties maken, versturen en beheren. Het systeem is speciaal ontworpen om het proces te automatiseren en fouten te minimaliseren, waardoor je administratie altijd op orde is.
Waarom kiezen voor WeFact voor het opstellen van kwitanties?
✔ Snel en eenvoudig in gebruik – Binnen enkele klikken stel je een nieuwe kwitantie op, zonder dat je handmatig documenten hoeft te maken of gegevens steeds opnieuw moet invoeren.
✔ Automatische nummering – Elke kwitantie krijgt automatisch een uniek en opeenvolgend nummer, waardoor je altijd voldoet aan administratieve richtlijnen.
✔ Duidelijke structuur en professioneel uiterlijk – De gegenereerde kwitanties zijn netjes opgemaakt en bevatten alle benodigde informatie, zoals de gegevens van de betaler en ontvanger, de datum en een beschrijving van de transactie.
✔ Makkelijk opslaan en terugvinden – Geen losse papieren meer. WeFact bewaart al je kwitanties overzichtelijk op één plek, zodat je altijd terug kunt zoeken naar eerdere betalingen.
✔ Digitale verzending – Verzend kwitanties eenvoudig per e-mail naar de betaler, zonder dat je ze hoeft uit te printen en fysiek te overhandigen.
✔ Integratie met andere administratieprocessen – WeFact kan gekoppeld worden aan je boekhouding, zodat je een compleet en up-to-date overzicht houdt van je financiën.