Onbetaalde facturen en btw

Onbetaalde facturen zijn niet alleen frustrerend, ze hebben ook directe gevolgen voor je btw-administratie. Want zodra je een factuur verstuurt, ben je verplicht om de btw af te dragen. Dat moet dus ook als jouw klant de factuur (nog) niet betaald heeft. In deze blog leggen we uit wat je opties zijn, als het gaat om btw bij onbetaalde facturen, en wat je moet weten voor je btw-aangifte.

Kan ik btw terugvragen voor een onbetaalde factuur?

Ja, dat kan. De Belastingdienst biedt ondernemers de mogelijkheid om eerder afgedragen btw terug te vorderen als een factuur oninbaar blijkt. Maar hier zitten wel een aantal voorwaarden aan. De belangrijkste regel is dat een factuur pas als oninbaar wordt gezien als deze 1 jaar na de uiterste betaaldatum nog steeds niet betaald is.

Zodra dat moment bereikt is, mag je de btw die je over die factuur al had afgedragen, terugvorderen via je btw-aangifte. Let op: je moet de originele factuur wel in je administratie blijven bewaren en het moet duidelijk zijn dat je alles hebt geprobeerd om de factuur betaald te krijgen. Denk aan herinneringen, aanmaningen of zelf een incassotraject.

Wat gebeurt er bij de btw-aangifte met onbetaalde facturen?

In de btw-aangifte geef je normaal gesproken al je uitgereikte facturen op, inclusief de btw. Dit betekent dat je dus btw betaalt over omzet die je misschien nog niet hebt ontvangen. Bij een onbetaalde factuur blijft dat in eerste instantie zo.

Als je na het verstrijken van de wettelijke termijn de btw mag terugvorderen, verwerk je dit in de eerstvolgende btw-aangifte. Je doet dit door het bedrag van de oninbare factuur als een negatieve post op te nemen bij de rubriek voor je omzet en de bijbehorende btw. Het komt er dus op neer dat je een correctie doet op een eerdere aangifte, en zo de btw terugkrijgt.

Let op: krijg je de factuur op een later moment alsnog betaald? Dan moet je in die periode de btw weer opnieuw aangeven en afdragen. Zorg dus voor een nauwkeurige administratie, zodat je altijd weet welke facturen wel of niet zijn betaald en wanneer je actie mag ondernemen.