Verplichte e-facturatie vanaf 2030: zo bereid je je bedrijf voor

Als ondernemer stuur je je facturen waarschijnlijk al jaren als pdf, per e-mail of vanuit je facturatiesoftware. Daar verandert de komende jaren iets fundamenteels aan: het kabinet wil e-facturatie tussen ondernemers verplicht stellen. Dat raakt straks bijna elke ondernemer die zaken doet met andere bedrijven, zowel in Nederland als binnen de EU. In deze blog lees je wat de verplichting precies inhoudt, wanneer hij ingaat en hoe je je bedrijf er nu al op voorbereidt.

Wat is de verplichte e-facturatie tussen ondernemers?

De verplichte e-facturatie houdt in dat je straks al je facturen aan andere bedrijven digitaal en in een vast formaat moet versturen, in plaats van als pdf of op papier. Dit geldt voor facturen die je stuurt naar bedrijven in andere EU-landen én voor facturen binnen Nederland. Een gewone pdf-factuur per e-mail voldoet straks dus niet meer aan de regels. De e-factuur wordt direct door softwaresystemen gelezen en verwerkt.

Het verschil met de factuur die je nu waarschijnlijk stuurt, zit vooral in de techniek. Een e-factuur is geen afbeelding van een document, maar gestructureerde data die de software van de ontvanger automatisch kan inlezen. Zo kan ook de Belastingdienst die gegevens straks direct en geautomatiseerd ontvangen, zonder dat jij of je boekhouder daar extra werk voor hoeven doen. Deze manier van elektronisch factureren bestaat nu al, maar wordt met deze maatregel de standaard in plaats van een keuze.

Voor het verzenden en ontvangen van dit soort e-facturatie wordt in de EU gebruikgemaakt van Peppol: een netwerk waarmee bedrijven en overheden gestandaardiseerde e-facturen veilig naar elkaar kunnen sturen.

Vanaf wanneer moet je e-facturen versturen?

Het kabinet wil de verplichting in twee stappen invoeren. Vanaf 1 juli 2030 geldt de verplichting voor facturen die je stuurt naar ondernemers in andere EU-landen. Een jaar later, vanaf 1 juli 2031, geldt dezelfde verplichting ook voor facturen binnen Nederland.

Voor het zover is, moet er nog het nodige gebeuren. Het kabinet is van plan om het wetsvoorstel voor de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer te sturen. Pas daarna wordt definitief duidelijk hoe de regels er precies uitzien.

Tip: Doe je al zaken met klanten in België? Daar is e-facturatie via Peppol al sinds 1 januari 2026 verplicht, los van deze Nederlandse maatregel. Check dus apart of je daar al aan voldoet, want die verplichting loopt al.

Waarom maakt het kabinet e-facturatie verplicht?

De belangrijkste reden is het tegengaan van btw-fraude. Omdat digitale factuurgegevens sneller beschikbaar zijn, kan de Belastingdienst ze makkelijker controleren en onregelmatigheden eerder signaleren. Dat geeft de Belastingdienst ook meer ruimte om toezicht en dienstverlening gerichter en efficiënter te organiseren.

Daarnaast past deze maatregel in bredere Europese afspraken om het btw-systeem te moderniseren. Door de regels binnen de EU meer op elkaar af te stemmen, krijgen ondernemers die internationaal zakendoen uiteindelijk met minder verschillende regels te maken. Dat moet de administratieve last verlagen en het makkelijker maken om binnen de EU zaken te doen, wat weer goed is voor de Europese handel en de Nederlandse economie.

Wat betekent e-facturatie voor jou als ondernemer?

De overstap vraagt in het begin aanpassing, want je factuurproces verandert. Een factuur als pdf per e-mail versturen is straks niet meer genoeg: je moet facturen opstellen, versturen en ontvangen in een vaste digitale structuur die software automatisch kan verwerken. Dat geldt niet alleen voor de facturen die je zelf verstuurt, maar ook voor facturen die je ontvangt van leveranciers en andere ondernemers.

In de praktijk betekent dit dat je facturatiesoftware moet gebruiken die dit ondersteunt en kan koppelen met een netwerk zoals Peppol, waarmee e-facturen veilig tussen ondernemers worden uitgewisseld. Werk je nu nog met losse Word- of Excel-facturen, dan is die stap groter dan wanneer je al met facturatiesoftware werkt. Eenmaal ingericht, levert het ook iets op: minder handmatig overtypen en minder kans op fouten, omdat facturen automatisch bij de ontvanger worden ingelezen.

Voor jou betekent de verplichting ook dat je factuurgegevens straks automatisch bij de Belastingdienst terecht komen. Het kabinet wil dat dit veilig gebeurt: niet iedereen krijgt toegang tot die gegevens en de Belastingdienst hanteert hiervoor een bewaartermijn van 10 jaar. Je eigen wettelijke bewaarplicht voor facturen staat hier los van.

Hoe bereid je je nu al voor op e-facturatie?

De verplichting gaat pas in 2030 in, maar wachten tot het laatste moment is geen goed idee. Een paar dingen die je nu al kunt doen:

• Check of je huidig facturatiesysteem e-facturatie ondersteunt of hier al op voorbereid wordt.
• Breng in kaart met welke landen en partners je grensoverschrijdend zakendoet, want dar geldt de verplichting als eerste.
• Bespreek met je boekhouder of accountant hoe je het factuurproces straks op elkaar afstemt.
• Volg de ontwikkelingen rond het wetsvoorstel, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Hoe eerder je weet of je facturatiesoftware klaar is voor e-facturatie, hoe rustiger de overstap verloopt wanneer de verplichting daadwerkelijk ingaat.

E-facturatie regelen met WeFact

Bij WeFact volgen we deze ontwikkeling al jaren op de voet. Onze software ondersteunt al lange tijd het verzenden en ontvangen van e-facturen via Peppol, zodat onze klanten daar vandaag al mee kunnen factureren. De komende jaren blijven we hierin investeren, zodat je altijd voorbereid bent op nieuwe wettelijke regels.

Of je nu zzp'er bent of een groeiend mkb-bedrijf runt: hoe eerder je factuurproces klaar is voor e-facturatie, hoe minder werk de overstap straks kost. Benieuwd wat WeFact voor jouw bedrijf kan betekenen? Vraag een gratis 30-daagse proefperiode aan en ontdek het zelf.

Veelgestelde vragen

Geldt de verplichte e-facturatie ook voor zzp'ers?

In principe wel. De verplichting geldt voor facturen tussen ondernemers, en daar vallen ook zzp'ers onder. Het kabinet onderzoekt nog wat de gevolgen precies zijn voor verschillende groepen ondernemers, dus houd de ontwikkelingen rond het wetsvoorstel in de gaten.

Moet ik nu al overstappen op e-facturatie?

Nee, de verplichting gaat pas in op 1 juli 2030 voor EU-transacties en 1 juli 2031 voor binnenlandse transacties. Je hoeft dus niet nu al over te stappen, maar het is wel verstandig om dit op tijd te doen. Hoe eerder je overstapt, hoe makkelijker jouw administratie proces wordt.

Is Peppol verplicht voor deze e-facturatie?

Het kabinet heeft nog niet definitief vastgelegd via welk systeem je straks e-facturen moet versturen. Peppol is nu al een veelgebruikt netwerk voor e-facturatie binnen de EU en ligt daarom voor de hand als vertrouwde standaard.

Wat gebeurt er als ik nog niet klaar ben wanneer de verplichting ingaat?

Dat is nu nog niet precies bekend: het wetsvoorstel moet nog naar de Tweede Kamer en de uitwerking van de regels wordt nog verder onderzocht. Begin daarom liever op tijd met voorbereiden, zodat je niet op het laatste moment hoeft te schakelen.