In bijvoorbeeld de evenementen- of cateringbranche is het vaak gewenst om met voorschotfacturen te werken. Hiermee kan je alvast een deel van de verwachtte kosten dekken. Er zijn bij het maken van een voorschotfactuur en bij de eindfactuur die volgt een aantal zaken waar je op moet letten.
Wat is een voorschotfactuur?
Een voorschot is een betaling die voorafgaand aan de levering van een product of dienst wordt gedaan. Het wordt ook wel aanbetaling genoemd en dient vaak als zekerheid voor zowel de klant als de ondernemer. Om een voorschot te ontvangen, dien je een voorschotfactuur te maken. Op deze factuur vraag je dus om een voorschot of aanbetaling. De rest van het bedrag factureer je op de eindfactuur.
Voorschotfactuur voorbeeld
Hieronder vind je een voorbeeld van een aanbetalingsfactuur en een factuur voorbeeld. Dit helpt je een beter beeld te krijgen van hoe een voorschotnota eruitziet.
Voorbeeld eindfactuur
Wat moet er verplicht op de voorschotfactuur staan?
Op een voorschotfactuur moeten dezelfde verplichte onderdelen staan als op een gewone factuur. Zo moeten de factuurnummers ook op chronologische volgorde komen te staan. Ook moet je op het voorschot BTW berekenen. Gebruik hierbij hetzelfde BTW-tarief als op de eindfactuur. Is het BTW-tarief op de eindfactuur 0% dan geldt dat dus ook voor de voorschotnota. Bij het gebruik van meerdere BTW-tarieven op de eindfactuur wordt het iets lastiger. Je zal dan een schatting moeten maken van de omzetverdeling over de verschillende tarieven.
Hoe maak ik een voorschotfactuur?
Vind je het nog lastig om een voorschotfactuur te maken? Bekijk dan even het onderstaande voorbeeld:
Je wilt een aanbetaling van 1.000 euro doorberekenen aan de klant. Hierbij is een verdeling van 80 en 20 procent.
- 80% van €1.000,- is €800,-
20% van €1.000,- is €200,-
- Bereken vervolgens het BTW per deel:
9% BTW over €800,- is €72,-
21% BTW over €200,- is €42,-
- Het totale voorschotfactuurbedrag is:
€1.000,- + €72,- + €42,- = €1.114,- inclusief BTW
Wanneer het tijd is om de definitieve factuur te maken, moet je rekening houden met de vooraf geschatte btw-verdeling op de voorschotfactuur. Je moet dus de voorschotfactuur op de eindfactuur crediteren. Dit bedrag is altijd exclusief BTW. Vermeld daarom de creditregels voor de btw-verdeling op de factuur. Hierna kan je verder gaan zoals je normaal een factuur maakt. Omdat je de verschuldigde BTW berekent in functie van het factuurbedrag min de gecrediteerde bedragen, is de verschuldigde BTW eigenlijk al verrekend.
Voorschotfactuur maken met Excel, Word of een factuurprogramma?
Voorschot facturen kun je in verschillende programma’s maken. Zo kan je bijvoorbeeld kiezen voor Excel, Word of een factuurprogramma. Wanneer je ervoor kiest om de facturen op te stellen in Excel of Word, is het vaak even rekenen om na te gaan of de voorschotfactuur en eindfactuur wel goed op elkaar zijn afgestemd. Gebruik je een factuurprogramma dan berekend deze de bedragen automatisch voor je.
Voordelen van een online factuursoftware
Het voordeel van online factuursoftware is dat je er veel tijd mee bespaart. Het programma rekent namelijk automatisch de bedragen voor je uit. Hierdoor maak je ook minder snel fouten en zorg je er altijd voor dat de voorschotfactuur en de eindfactuur goed op elkaar aansluiten.