Wat is een correctiefactuur en waarvoor dient het?

Een foutje maken is menselijk, ook bij het maken van facturen. Gelukkig hoef je geen paniek te krijgen als een factuur eenmaal is verstuurd en je later ontdekt dat er iets niet klopt. In zo’n geval maak je een correctiefactuur. In deze blog leggen we uit wat een correctiefactuur precies is, in welke situaties je die nodig hebt en hoe je hem correct opstelt.

Wat is een correctiefactuur?

Een correctiefactuur is een factuur waarmee je een eerdere, foutieve factuur herstelt. Je kunt een verzonden factuur namelijk niet zomaar verwijderen of wijzigen, die zit al in je administratie. Om toch correct te blijven boekhouden, gebruik je een correctiefactuur om de fout recht te zetten.

Er zijn twee soorten correctiefacturen:

• Creditfactuur (of creditnota): Hiermee verlaag je het oorspronkelijk gefactureerde bedrag.
• Debetfactuur (of debetnota): Hiermee verhoog je het oorspronkelijke bedrag, bijvoorbeeld als je iets bent vergeten te factureren.

Wanneer gebruik je een correctiefactuur?

Er zijn verschillende situaties waarin een correctiefactuur uitkomst biedt:

1. Verkeerde gegevens op de factuur

Denk aan een foutieve naam, btw-nummer, adres of orderreferentie. Met een correctiefactuur kun je dit herstellen zonder de oorspronkelijke factuur ongeldig te maken.

2. Verkeerde klant gefactureerd

Is de factuur naar de verkeerde klant gestuurd? Dan verstuur je een creditfactuur aan de onjuiste klant en maak je een nieuwe factuur aan voor de juiste klant.

3. Fout in het bedrag

Heb je een te hoog of te laag bedrag gefactureerd? Dan maak je een correctiefactuur om het verschil recht te zetten: positief (debetfactuur) of negatief (creditfactuur).

4. Fout in de btw

Bijvoorbeeld het toepassen van het verkeerde btw-tarief. Je kunt dit alleen corrigeren met een nieuwe, volledige factuur waarin de correcte btw is opgenomen en waarin de oorspronkelijke factuur wordt genoemd.

5. Niet betaald door de klant

Als een factuur oninbaar blijkt, bijvoorbeeld na een faillissement of een gerechtelijke procedure, mag je onder voorwaarden een creditfactuur maken om de btw terug te vragen. Deze correctie moet je goed onderbouwen en duidelijk koppelen aan de oorspronkelijke factuur.

Wat moet er op een correctiefactuur staan?

Een correctiefactuur bevat dezelfde basisgegevens als een gewone factuur, met daarbovenop extra informatie:

• Duidelijke vermelding dat het om een creditfactuur of debetfactuur gaat;
• Een eigen, unieke factuurnummering (apart van je reguliere facturen);
• Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (factuurnummer en datum);
• Reden van de correctie;
• Alle gebruikelijke factuurgegevens: datum, klantgegevens, omschrijving van de producten/diensten, bedragen, btw en totaalbedrag.

Wanneer moet je een correctiefactuur opstellen?

Een correctiefactuur moet je binnen een redelijke termijn opstellen na het ontdekken van de fout. Voor de meeste fouten geldt een wettelijke correctietermijn van maximaal 5 jaar na het opmaken van de oorspronkelijke factuur.

Bij oninbare vorderingen gelden aanvullende voorwaarden, zoals het kunnen aantonen van inspanningen om de betaling te verkrijgen en een minimale wachttijd van 6 maanden.

Correctiefacturen maken met WeFact

Met het facturatieprogramma van WeFact maak je eenvoudig een correctiefactuur aan. Je kiest de oorspronkelijke factuur, maakt een credit- of debetfactuur aan en WeFact zorgt voor de juiste nummering, btw-verwerking en koppeling aan de oorspronkelijke factuur. Zo hou je je administratie overzichtelijk én correct.

Wil je het zelf ervaren? Probeer WeFact gratis uit en ontdek hoe eenvoudig correctiefacturen maken kan zijn.