Als ondernemer herken je het vast wel, je hebt een zakelijke aankoop van je privérekening betaald. Misschien was je jouw zakelijke pinpas wel vergeten. Omdat het om zakelijke kosten gaat, is het wel belangrijk om deze kosten op te nemen in jouw online administratie. Dit kun je vrij eenvoudig doen! We leggen het je graag uit.
Wat is een zakelijke aankoop?
Elke keer dat je iets koopt voor jouw bedrijf – of het nu gaat om nieuwe computers, kantoorbenodigdheden, of zelfs het inhuren van een consultant – is een zakelijk aankoop. Elk bedrijf heeft namelijk dingen nodig om te kunnen draaien. Of het nu gaat om de materialen om je product te maken, software om je processen te stroomlijnen of zelfs gewoon koffie voor de pauzes van je medewerkers, dit zijn allemaal zakelijke aankopen. Of je nu een klein bedrijf runt of een grote onderneming leidt, zakelijke aankopen spelen altijd een rol.
Hoe boek ik een zakelijke aankoop die privé is voldaan?
Hoe je de factuur ook betaald hebt, de factuur is belangrijk voor jouw administratie. De factuur moet je verwerken in de boekhouding, zoals je dat bij iedere andere factuur ook doet. Vul hierbij netjes het factuurnummer, factuurbedrag, het btw-bedrag en eventueel de grootboekrekening in.
Het lastige aan deze factuur is dat de transactie daarvan niet op de zakelijke bankrekening staat. Deze staat namelijk op je privérekening, die geen onderdeel uitmaakt van de administratie.
Aangeven dat de factuur privé betaald is in je boekhouding
Normaal gesproken komt de betaling van de factuur op jouw zakelijke bankrekening. Hierna kun je de factuur koppelen aan de transactie en klaar. Helaas heb je jouw privérekening gebruikt, waardoor je het op een andere manier moet koppelen.
In de meeste boekhoudprogramma’s gebruik je hiervoor het memoriaal. Je kunt in het memoriaal de door jouw ingevoerde inkoopfactuur selecteren en kiezen voor een nieuwe regel met de categorie “Privé”. Je geeft hiermee aan dat de factuur privé betaald is.
Zakelijke kosten declareren naar jezelf
Na het verwerken van de factuur in de administratie moet je nog een overboeking doen van het geldbedrag van de zakelijke rekening naar de privérekening. Dit is echter niet verplicht. Je hebt namelijk al aangegeven dat de factuur privé betaald is en dit juist verwerkt hebt in de boekhouding. Toch kan het fijn zijn om het bedrag naar je privérekening over te boeken. De afschrijving van de zakelijke naar de privérekening verwerkt je dan als een privé-opname.
Wat vindt de Belastingdienst?
Wanneer je zakelijke kosten via jouw privérekening betaalt, kan dit complicaties opleveren bij het indienen van de belastingaangifte. De Belastingdienst hanteert hiervoor specifieke regels. Het makkelijkste is dus om alle zakelijke kosten van de zakelijke rekening te betalen.
Mocht je toch zakelijke kosten van de privérekening betalen, is het belangrijk om deze kosten goed te verwerken in de boekhouding en de factuur hiervan te bewaren. Deze gegevens zijn van belang bij de belastingaangifte en kan vragen van de Belastingdienst voorkomen.
Online administratie met WeFact
Met WeFact kun je gemakkelijk al jouw inkoopfacturen boeken in jouw administratie. Je kunt deze handmatig of automatisch toevoegen en eenvoudig digitaal verwerken. WeFact probeert alle data van de factuur te herkennen zodat dit enkel gecontroleerd hoeft te worden. Wil je geen bonnetjes meer vergeten of kwijtraken? Maak dan meteen na ontvangst een foto van het bonnetje met de facturatie app van WeFact! Ook kunnen de inkoopfacturen geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket van jouw boekhouder of accountant.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag dan een 30 daagse gratis proefperiode aan!