Een verkoopfactuur is een document dat een verkoper aan een klant overhandigt na de verkoop van goederen of diensten. Dit document geeft een gedetailleerde beschrijving van de verkochte producten of geleverde diensten, inclusief de hoeveelheid, prijs per eenheid en de totale prijs die de koper moet betalen. Verkoopfacturen dienen als een bewijs van de transactie tussen verkoper en koper en zijn verplicht voor de boekhouding van beide partijen.
Waarom is een verkoopfactuur verplicht?
In veel landen, waaronder Nederland, is het wettelijk verplicht om een verkoopfactuur te verstrekken bij het uitvoeren van zakelijke transacties. Deze verplichting helpt bij het handhaven van transparantie in zakelijke activiteiten en dient als bewijs voor de Belastingdienst. Facturen zijn nodig voor de btw-aangifte en kunnen worden gebruikt om zakelijke uitgaven en inkomsten te verantwoorden tijdens belastingaangiften of financiële audits.
Het verschil tussen factuur en verkoopfactuur
Hoewel de termen ‘factuur’ en ‘verkoopfactuur’ vaak door elkaar worden gebruikt, is er een klein verschil. Een ‘factuur’ kan elk type factureringsdocument zijn, zoals inkoopfacturen, die worden uitgegeven wanneer een bedrijf goederen of diensten inkoopt. Een verkoopfactuur daarentegen, is specifiek een document dat wordt uitgegeven door de verkoper aan de koper na een verkooptransactie. Het is een verzoek om betaling voor de geleverde goederen of diensten.
Hoe maak je een verkoopfactuur?
Het maken van een verkoopfactuur vereist aandacht voor detail om te zorgen dat alle benodigde informatie correct wordt opgenomen. De Belastingdienst verplicht de volgende onderdelen op een verkoopfactuur:
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Volledige naam en adres van de klant
- Jouw btw-nummer
- Jouw KvK-nummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer (deze dient doorlopend en oplopend te zijn)
- Omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd
- Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten
- Leverdatum van de goederen/diensten
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-tarief
- Het te betalen btw-bedrag
Een voorbeeld van een verkoopfactuur
Een effectieve verkoopfactuur is helder, overzichtelijk en vrij van enige verwarring. Hieronder zie je een voorbeeldfactuur van een goede verkoopfactuur:
Houd rekening met btw op de factuur
In Nederland moet op verkoopfacturen btw worden vermeld. Het is belangrijk om het correcte btw-tarief toe te passen, dit kan variëren afhankelijk van het type product of dienst. Ook kan het btw-tarief afhankelijk zijn van het land waar de klant zich bevindt. Het tarief moet duidelijk worden vermeld op de factuur, samen met het btw-bedrag dat berekend is over de subtotalen van de verkochte goederen of diensten.
Bekijk op de website van de Belastingdienst welk btw-tarief je moet toepassen.
Maak verkoopfacturen met WeFact
Met software zoals WeFact wordt het maken van verkoopfacturen vereenvoudigd. WeFact biedt een gebruiksvriendelijke facturatiesoftware waarmee je snel professionele facturen kunt maken, compleet met alle benodigde gegevens. Het stelt je in staat om facturen direct naar klanten te sturen en houdt automatisch bij wanneer betalingen worden ontvangen, wat je administratie stroomlijnt en fouten minimaliseert.
Benieuwd naar de mogelijkheden van WeFact? Vraag dan een 30 daagse gratis proefperiode aan!