Welke kosten zijn volledig aftrekbaar voor zzp’ers?

Als zzp’er heb je te maken met verschillende kosten die je kunt aftrekken van de belasting. Het is belangrijk om te weten welke kosten volledig aftrekbaar zijn, zodat je optimaal kunt profiteren van belastingvoordelen. In deze blog leggen we uit wat aftrekbare kosten zijn, welke kosten volledig of gedeeltelijk aftrekbaar zijn en hoe je deze correct verwerkt in je (online) administratie. Zo zorg je ervoor dat je geen belastingvoordelen misloopt en je administratie op orde is.

Wat zijn aftrekbare kosten?

Aftrekbare kosten zijn zakelijke uitgaven die je als zzp’er maakt om je bedrijf te kunnen runnen. Deze kosten mag je van je omzet aftrekken, waardoor je belastbare winst lager uitvalt en je uiteindelijk minder belasting betaalt. De Belastingdienst stelt wel voorwaarden aan welke kosten aftrekbaar zijn en in welke mate.

Welke kosten zijn volledig aftrekbaar voor zzp’ers?

Veel zakelijke kosten zijn volledig aftrekbaar. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van veelvoorkomende, volledig aftrekbare kosten:

  • Kantoorbenodigdheden: Denk hierbij aan papier, pennen, inkt en andere spullen die je dagelijks gebruikt in je bedrijf.
  • Huur van kantoorruimte: Als je een kantoor of werkruimte huurt, zijn de kosten hiervan volledig aftrekbaar, mits deze ruimte alleen zakelijk wordt gebruikt.
  • Reis- en vervoerskosten: Zakelijke reiskosten, zoals openbaar vervoer en brandstofkosten voor zakelijke ritten met de auto, zijn ook aftrekbaar. Let op, privégebruik van de auto valt hier niet onder.
  • Telefoon- en internetkosten: Kosten voor zakelijke telefoon- en internetabonnementen zijn aftrekbaar, mits ze alleen voor zakelijke doeleinden worden gebruikt.
  • Zakelijke abonnementen en lidmaatschappen: Denk aan vakliteratuur, brancheorganisaties en andere beroepsverenigingen die relevant zijn voor je bedrijf.
  • Software en licenties: De kosten voor zakelijke software, zoals factuur software, boekhoudprogramma’s en andere tools, zijn ook volledig aftrekbaar.

Door deze kosten goed bij te houden, kun je optimaal gebruikmaken van de aftrekposten voor zzp’ers.

Hoe verwerk je aftrekbare kosten in je administratie?

Het is belangrijk om je administratie goed bij te houden en de aftrekbare kosten correct te verwerken. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een boekhoudprogramma. Hierin noteer je alle zakelijke uitgaven, inclusief de datum, omschrijving en het bedrag. Bewaar daarnaast altijd de bijbehorende bonnen en facturen als bewijs voor de Belastingdienst.

Veelgemaakte fouten bij het aftrekken van kosten

Veel zzp’ers maken fouten bij het aftrekken van kosten, zoals:

  • Privé-uitgaven als zakelijke bestempelen: Zorg ervoor dat je duidelijk onderscheid maakt tussen privé- en zakelijke uitgaven. Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar.
  • Niet alle bonnetjes bewaren: Als je geen bon of factuur hebt als bewijs, dan accepteert de Belastingdienst de kosten mogelijk niet als aftrekpost.
  • Verkeerd berekenen van de btw: Bij sommige kosten mag je de btw niet aftrekken, bijvoorbeeld bij autokosten. Let hier goed op bij het doen van je btw-aangifte.

Handige tips voor het bijhouden van aftrekbare kosten

We geven je graag een aantal handige tips voor het bijhouden van aftrekbare kosten:

  • Gebruik een facturatieprogramma: Een facturatieprogramma zoals WeFact helpt je om eenvoudig al je bonnetjes en inkoopfacturen te digitaliseren en bij te houden. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
  • Maak onderscheid tussen privé en zakelijk: Open een aparte zakelijke bankrekening en betaal alleen zakelijke uitgaven hiervan. Zo houd je een duidelijk overzicht en maak je minder snel fouten.
  • Bewaar je bonnetjes goed: Maak een foto van je bonnetjes en sla deze digitaal op in je administratie. Bij WeFact doe je dit gemakkelijk door gebruik te maken van de facturatie app. De Belastingdienst vraagt soms om deze bewijzen.

Conclusie: Zorg voor een correcte administratie

Als zzp’er kun je veel kosten aftrekken, maar het is belangrijk om dit op de juiste manier te doen. Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de regels en gebruik een betrouwbare tool zoals WeFact om je administratie efficiënt te beheren. Wil je meer weten over belastingvoordelen voor zzp’ers? Lees dan ook onze blog over belastingvoordelen voor zzp’ers.