De regels rondom btw en facturatie zijn continu in beweging. Vooral voor ondernemers die te maken hebben met gemengde btw-plicht. Hierbij zijn sommige diensten of producten vrijgesteld van btw en daar komt extra complexiteit bij kijken. Met de komst van verplichte e-facturatie in Nederland is het belangrijk om te weten wat je te wachten staat en hoe je je hierop voorbereidt. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in dit proces.
Wat is gemengde btw-plicht?
Gemengde btw-plicht betekent dat jij als ondernemer zowel btw-belaste als btw-vrijgestelde prestaties levert. Denk bijvoorbeeld aan een zorginstelling die naast btw-vrijgestelde medische zorg ook btw-belaste adviesdiensten aanbiedt. In zo’n geval mag je alleen de btw op de kosten van de belaste prestaties aftrekken.
Je bent dus verplicht om goed bij te houden welke kosten bij welke prestaties horen. Dit vraagt om een nauwkeurige administratie, zodat je geen btw onterecht aftrekt en ook geen aftrek misloopt.
Waar moet je op letten bij gemengde btw-plicht?
Er zijn drie belangrijke zaken om in de gaten te houden:
- Juiste toerekening van kosten: Bepaal of kosten volledig, gedeeltelijk of helemaal niet aftrekbaar zijn.
- Gebruik van de pro rata methode: Als je kosten hebt die niet duidelijk toerekenbaar zijn aan belaste of vrijgestelde prestaties, dan gebruik je de verhouding tussen belaste en totale omzet als leidraad.
- Goede onderbouwing in de administratie: Je moet kunnen aantonen hoe je de btw hebt berekend en verdeeld.
Fouten in deze stappen kunnen leiden tot naheffingen en boetes, dus het is belangrijk om dit strak te organiseren.
Wanneer zal e-facturatie bij gemengde btw-plicht in Nederland verplicht zijn?
De Europese Unie heeft plannen om e-facturatie en realtime rapportage (Digital Reporting Requirements, DRR) breed in te voeren. In Nederland staat e-facturatie al op de agenda: het zal naar verwachting verplicht worden voor b2b transacties.
E-facturatie en btw-plicht
E-facturatie maakt het mogelijk om online facturen uit te wisselen via gestandaardiseerde formaten, zoals UBL of Peppol. Dit biedt voordelen zoals snellere verwerking, minder fouten en betere controle. Voor gemengde btw-plicht is een goede e-facturatie oplossing van groot belang, omdat:
- Je automatisch btw-regels kunt toepassen per product of dienst.
- Je btw-aangiftes gemakkelijker en correcter kunt invullen.
- Je realtime inzicht krijgt in je fiscale positie.
Kies dus een softwarepakket zoals die van WeFact dat goed inspeelt op deze eisen. Zorg dat je goed voorbereid bent op de toekomstige e-facturatie verplichting en dat je weet hoe je moet omgaan met gemengde btw scenario’s. Heb je nog vragen over e-facturatie bij gemengde btw-plicht of ons facturatiesysteem? Neem dan gerust contact op! We helpen je graag verder.