Heb je een fout ontdekt in een verstuurde factuur of moet je een klant terugbetalen omdat een product geretourneerd is? Geen zorgen, dat overkomt iedere ondernemer wel eens. Gelukkig kun je dit eenvoudig oplossen door een factuur te crediteren. Maar hoe werkt dat precies? Wat is een creditfactuur, wanneer heb je die nodig en wat betekent dit voor je administratie? In deze blog leggen we het stap voor stap uit, zodat je altijd op de juiste manier je facturen kunt corrigeren.
Wat betekent het crediteren van een factuur?
Een factuur crediteren betekent dat je een eerder verstuurde factuur gedeeltelijk of volledig terugdraait. Dit doe je met een creditfactuur, een officiële correctie die aangeeft dat de oorspronkelijke factuur niet (volledig) betaald hoeft te worden. Bijvoorbeeld als je een fout hebt gemaakt in de factuur of als een product of dienst niet geleverd is.
Met een creditfactuur zorg je ervoor dat je administratie klopt en voorkom je dat je onterecht btw afdraagt. Het is belangrijk dat de creditfactuur duidelijk verwijst naar de originele factuur, zodat alles netjes traceerbaar blijft.
Wanneer moet je een factuur crediteren?
Je maakt een creditfactuur in verschillende situaties, zoals:
- Een fout in de originele factuur
Denk aan een verkeerde prijs, een typefout of een verkeerd btw-tarief. - Een klant heeft een product geretourneerd
Het oorspronkelijke bedrag moet worden terugbetaald of in mindering worden gebracht. - Een dienst is niet geleverd
Bijvoorbeeld omdat de afspraak is geannuleerd. - Een korting is vergeten
Je wilt alsnog de juiste prijs in rekening brengen.
In al deze gevallen is het wettelijk verplicht om een creditfactuur aan te maken als correctie. Het is namelijk niet toegestaan om een verzonden factuur aan te passen.
Hoe maak je een creditfactuur?
Het maken van een creditfactuur hoeft niet ingewikkeld te zijn, zeker niet met factuur software zoals WeFact. In WeFact is het namelijk mogelijk om vanuit een bestaande factuur een creditfactuur te maken. Open hiervoor de originele factuur en kies bovenin voor de actieknop “(gedeeltelijk) crediteren”. Vanuit deze pagina kun je eenvoudig het gewenste bedrag of de gewenste factuurregels crediteren. Wanneer je deze optie gebruikt, worden meteen de originele factuur en creditfactuur aan elkaar gekoppeld.
Gebruik je geen facturatieprogramma? Dan kun je handmatig een creditfactuur aanmaken. Maak de creditfactuur zoals je een normale factuur aanmaakt. Let erop dat je de bedragen negatief invult en verwijst naar de originele factuur door het factuurnummer op te nemen in de factuurregels. Zet ook duidelijk op de factuur dat het om een creditfactuur gaat.
Belangrijke onderdelen van een creditfactuur
Een creditfactuur moet aan dezelfde factuureisen voldoen als een normale factuur. Echter zijn er een aantal extra zaken die op een creditfactuur vermeld moeten worden. Zorg ervoor dat de volgende gegevens op de creditfactuur staan:
- Jouw bedrijfsgegevens en die van de klant
- Een uniek factuurnummer (de creditfactuur krijgt ook zijn eigen factuurnummer)
- Verwijzing naar de originele factuur door middel van vernoeming factuurnummer
- Het bedrag dat je terugdraait, inclusief btw
- De reden voor de correctie (optioneel)
De impact van een creditfactuur op je administratie
Een creditfactuur heeft gevolgen voor je administratie en btw-aangifte. Omdat het bedrag op de originele factuur deels of volledig wordt teruggedraaid, moet je dit corrigeren in je omzet en btw. Een creditfactuur moet verwerkt worden in de boekhouding. De boekingen, van de originele factuur en de creditfactuur, kunnen tegen elkaar worden afgestreept. Hierdoor kom je dus per saldo weer uit op nul. In beiden administraties, zowel jouw eigen administratie als die van de klant, is het op deze manier weer kloppend.
Veelgemaakte fouten bij het crediteren van facturen
Bij het maken van een creditfactuur worden vaak deze fouten gemaakt:
- Geen verwijzing naar de originele factuur
Hierdoor is het moeilijk te traceren wat er is gecorrigeerd. - Het verkeerde bedrag crediteren
Controleer altijd of het juiste bedrag op de creditfactuur staat. - Geen uniek factuurnummer
Elke factuur moet een uniek nummer hebben, inclusief creditfacturen. - Het niet verwerken van de creditfactuur in je administratie
Vergeet niet om de correctie door te voeren in je administratie.
Veelgestelde vragen over facturen crediteren
We geven graag antwoord op een aantal veelgestelde vragen over facturen crediteren:
- Kan ik een creditfactuur sturen voor een factuur die al betaald is?
Ja, dat kan. In dit geval stort je, na het maken van de creditfactuur, het gecrediteerde bedrag terug aan de klant of gebruik je het als korting op een toekomstige factuur. - Mag ik een originele factuur aanpassen in plaats van crediteren?
Nee, je mag een factuur niet aanpassen nadat deze is verstuurd. Je bent verplicht een creditfactuur aan te maken om fouten te corrigeren. - Kan ik meerdere facturen in één creditfactuur corrigeren?
Nee, iedere creditfactuur moet verwijzen naar één specifieke factuur. Dit zorgt voor overzicht in je administratie.
Met WeFact maak je eenvoudig facturen én creditfacturen, zonder gedoe. Probeer het zelf en ontdek hoe onze software je administratie overzichtelijk maakt!