Als zelfstandige zonder personeel (zzp’er) is het belangrijk om een duidelijke en professionele factuur te maken. Niet alleen is dit belangrijk voor je eigen boekhouding en administratie, maar het zorgt ook voor een professionele uitstraling naar je klanten toe. In dit artikel vertellen we alles over het facturen als zzp’er, zodat je precies weet hoe je een correcte factuur opstelt en verstuurt naar jouw klant.
Wat is een factuur?
Een factuur is een document dat een verkoper of leverancier verstuurt naar de klant. Het bestaat uit een overzicht van geleverde producten of diensten, de kosten daarvan en de betalingsvoorwaarden. Een factuur is niet alleen een verzoek om betaling, maar dient ook als een juridisch document voor de administratie. Deze heb je nodig voor zowel de btw-aangifte als de jaarlijkse belastingaangifte.
Wat zet je op een factuur als zzp’er?
Als je een factuur maakt voor een klant in Nederland, moet de factuur aan een aantal verplichte eisen voldoen. Hieronder zie je de punten die op een factuur moeten staan:
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Volledige naam en adres van de klant
- Jouw btw-nummer
- Jouw KvK-nummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer (deze moet doorlopend én oplopend zijn)
- Omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd
- Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten
- Leverdatum van de goederen/diensten
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-tarief
- Het te betalen btw-bedrag
Hoeveel btw moet ik berekenen naar de klant?
Wanneer je als zzp’er een factuur opstelt, heb je keuze uit 4 verschillende btw-tarieven. Het is belangrijk om het juiste btw-tarief te kiezen, omdat deze correct moeten worden opgegeven bij de btw-aangifte. Hieronder zie je een overzicht met de verschillende btw-tarieven die gehanteerd worden:
- 21% btw: Dit is het algemene btw-tarief en is van toepassing op de meeste producten en diensten. Denk hierbij aan elektronica of een nieuwe keuken.
- 9% btw: Het verlaagde btw-tarief van 9% is van toepassing op bepaalde goederen en diensten. Voorbeelden hiervan zijn reparatie van fietsen, een kapper en de verkoop van geneesmiddelen.
- 0% btw: Voor een aantal goederen en diensten geldt het btw-tarief van 0%. Voorbeelden hiervan zijn accijnsgoederen en zonnepanelen. Ook bereken je het 0% btw als je producten of diensten aan het buitenland levert.
- Vrijgesteld van btw: Voor specifieke goederen en diensten geldt een btw-vrijstelling. Dit houdt in dat je geen btw in rekening brengt en dat je de btw die je hebt betaald voor deze goederen of diensten niet kunt aftrekken. Voorbeelden zijn lezingen, vastgoed en kosten voor een postdienst.
Bekijk de website van de Belastingdienst voor alle goederen en diensten per btw-tarief.
De betalingsvoorwaarden en betalingstermijn
Het is belangrijk om de betalingsvoorwaarden en de vervaldatum van de factuur op een opvallende plek te plaatsen. Hierdoor zien klanten snel wat er van hen verwacht wordt en voorkom je betalingsachterstanden. De betalingstermijn kun je overleggen met elkaar, maar in de meeste gevallen wordt een betalingstermijn aangehouden van 30 dagen na de factuurdatum.
Voorbeeld factuur voor zzp’ers
Om een indruk te krijgen hoe een factuur voor zzp’ers eruit ziet, zie je hieronder een voorbeeld van een factuur voor zzp’ers:
Papieren factuur of digitale factuur?
Je kunt ervoor kiezen om een papieren factuur via de post te versturen of een digitale factuur online te versturen. Tegenwoordig kiezen veel zzp’ers voor het versturen van digitale facturen, omdat dit sneller en goedkoper is. Je bespaart op papierkosten, inkt en postzegels. Zorg ervoor dat je digitale facturen verstuurt in een formaat dat niet aan te passen is, zoals pdf. Dit voorkomt misverstanden en fraude.
Je kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van een facturatieprogramma. Hiermee maak je eenvoudig facturen aan en verstuur je ze naar de klant. Ook kun je direct in je online administratie inzien of de factuur betaald is.
Hoe vaak verstuur je een factuur als zzp’er?
De frequentie van factureren hangt af van de afspraken die je met je klant hebt gemaakt. Sommige zzp’ers factureren per project, anderen maandelijks of na het voltooien van een bepaald deel van het werk. Kies een ritme dat past bij je werkstroom en de voorkeuren van je klant.
Eenvoudig facturen maken met WeFact
WeFact biedt een eenvoudige en efficiënte oplossing voor het maken en beheren van je facturen. Met ons facturatieprogramma maak je snel professionele facturen, verstuur je deze naar de klant en wordt het automatisch bijgehouden in je zzp administratie. Ook maak je snel offertes aan en na akkoord zet je deze met 1 druk op de knop om naar een factuur.
Ben je geïnteresseerd in het facturatieprogramma van WeFact? Probeer het via een 30 dagen gratis proefperiode!