Hoeveel mag een factuur afwijken van een offerte?

Het opstellen van een offerte is vaak de eerste stap naar een succesvolle samenwerking. Maar wat gebeurt er als je factuur uiteindelijk niet helemaal overeenkomt met de offerte? In deze blog ontdek je wat wettelijk en praktisch toegestaan is als het gaat om afwijkingen tussen facturen en offertes. Zo voorkom je onduidelijkheden en mogelijke conflicten met je klant.

Wat zegt de wet over afwijkingen tussen factuur en offerte?

In Nederland zijn offertes juridisch gezien meestal bindend, tenzij expliciet anders vermeld. Dit betekent dat een klant op de afspraken uit de offerte mag vertrouwen, inclusief de prijs. Toch kunnen er situaties zijn waarin de uiteindelijke factuur afwijkt van de oorspronkelijke offerte. Wettelijk gezien is dit alleen toegestaan als:

  1. De klant akkoord is gegaan met de wijzigingen. Dit kan mondeling, schriftelijk of via e-mail. Zorg dat je dit altijd goed documenteert.
  2. Er sprake is van onvoorziene omstandigheden. Denk aan extra werk of materiaalkosten die niet voorzien waren op het moment van de offerte.

Meer weten over de juridische kant van offertes? Lees onze blog wanneer is een offerte bindend.

Wanneer zijn afwijkingen acceptabel?

In de praktijk zijn kleine afwijkingen in een factuur vaak acceptabel, bijvoorbeeld door afrondingsverschillen of een kleine meerprijs voor extra werk. Belangrijk is dat deze verschillen redelijk en duidelijk te verklaren zijn. Communiceer altijd met je klant over deze wijzigingen en voorkom verrassingen.

Grote afwijkingen zijn een ander verhaal. Een klant kan dit beschouwen als een schending van het vertrouwen, wat kan leiden tot geschillen of zelfs juridische stappen.

De risico’s van grote afwijkingen tussen offerte en factuur

Grote afwijkingen kunnen meer impact hebben dan je denkt. Dit zijn enkele risico’s:

  • Juridische conflicten: Een klant kan weigeren de factuur te betalen als de afwijking niet is besproken of onderbouwd.
  • Schade aan je reputatie: Onverwachte meerkosten kunnen klanten afschrikken en negatieve recensies opleveren.
  • Cashflowproblemen: Als een klant de factuur aanvecht, kan dit vertraging in de betaling veroorzaken.

Zorg er dus voor dat je afwijkingen altijd vooraf bespreekt en schriftelijk vastlegt. Voor tips over duidelijke offertes, bekijk onze blog tips voor een goede offerte.

Hoe kun je afwijkingen voorkomen?

Voorkomen is beter dan genezen! Hier zijn een paar tips om afwijkingen tussen offertes en facturen te minimaliseren:

  • Wees gedetailleerd in je offerte: Vermeld duidelijk welke werkzaamheden en kosten zijn inbegrepen. Voeg ook een clausule toe voor eventuele meerkosten.
  • Communiceer proactief: Bespreek onvoorziene kosten zo snel mogelijk met je klant en vraag om goedkeuring.
  • Werk met deelbetalingen: Factureer grotere projecten in fases om beter overzicht te houden en onverwachte kosten op tijd te signaleren. Meer weten? Lees onze blog over een offerte in delen factureren.
  • Gebruik facturatiesoftware: Een programma zoals WeFact helpt je om offertes en facturen overzichtelijk en professioneel te beheren. Zo kun je met 1 druk op de knop een offerte omzetten in een factuur.

Veelgestelde vragen over facturen en offertes

  1. Is een offerte altijd bindend?
    Nee, een offerte is alleen bindend als dit expliciet in de voorwaarden staat. Bekijk onze blog zijn er wettelijke eisen voor een offerte voor meer informatie.
  2. Wat moet er verplicht op een factuur staan?
    Op een factuur moeten wettelijk bepaalde gegevens staan, zoals een factuurnummer en btw-nummer. Lees er alles over in onze blog wat moet er verplicht op een factuur staan.
  3. Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?
    Dit hangt af van de aard van je werkzaamheden. Meer hierover lees je in onze blog wanneer ben je verplicht een factuur te sturen.

Met de juiste aanpak kun je veel problemen voorkomen en blijven klanten tevreden. Gebruik deze tips en zorg ervoor dat jouw offertes en facturen altijd professioneel en helder zijn.

Wil je meer tijd besparen? Probeer WeFact gratis en ontdek hoe onze software jouw administratie eenvoudiger maakt. Start je gratis 30-daagse proefperiode vandaag!