De btw-aangifte is een onderdeel van de financiële administratie voor elke ondernemer. In de haast om aan fiscale verplichtingen te voldoen, sluipen er vaak fouten in deze aangiften. Deze fouten kunnen variëren van kleine administratieve vergissingen tot grotere, kostbare blunders die kunnen leiden tot boetes of naheffingen van de Belastingdienst. In dit artikel belichten we de tien meest voorkomende fouten die ondernemers maken tijdens hun btw-aangifte. We bieden ook praktische tips om deze valkuilen te vermijden, zodat je aangifte soepel en correct verloopt!
Wat is een btw-aangifte?
De btw-aangifte is een verplichte opgave die ondernemers moeten indienen bij de Belastingdienst. Hiermee rapporteren ze de omzetbelasting die ze hebben geheven op hun goederen en diensten, en de belasting die ze hebben betaald aan hun leveranciers. Deze aangifte helpt bij het bepalen van het bedrag aan btw dat moet worden afgedragen of teruggevraagd van de fiscus.
Fouten in de btw-aangifte
Het correct invullen van de btw-aangifte kan complex zijn waardoor fouten snel zijn gemaakt. Hier volgt een lijst met de tien meest voorkomende fouten bij het doen van de btw-aangifte en hoe je deze kunt vermijden.
1. Btw-aangifte doen als dat niet hoeft
Sommige ondernemers zijn vrijgesteld van de btw-plicht door de kleineondernemersregeling. Ondanks deze vrijstelling zien we vaak dat btw toch wordt aangegeven, wat onnodige administratie en verwarring kan veroorzaken. Controleer altijd of je onderneming daadwerkelijk btw-plichtig is.
2. De betaaldatum gebruiken in plaats van de factuurdatum
Bij de btw-aangifte moet je uitgaan van de factuurdatum voor de verantwoording van de btw en niet van de betaaldatum als je onder het factuurstelsel valt. Dit is vooral belangrijk wanneer betalingen niet in dezelfde periode als de factuurdatum worden gedaan, wat kan leiden tot periode verschillen in de boekhouding.
3. Btw terugvragen over privé-uitgaven
Het is niet toegestaan om btw terug te vragen over uitgaven die je alleen privé gebruikt. Soms is het wel mogelijk om deels btw terug te vragen als je goederen of diensten zowel gebruikt voor privé als voor het bedrijf. Lees meer hierover op de website van de Belastingdienst.
4. Facturen en bonnen die niet voldoen aan de factuureisen
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen en bonnen voor de aftrekbaarheid van btw. Facturen moeten onder andere het btw-nummer, de naam en het adres van de leverancier bevatten. Ontbrekende of incorrecte informatie kan leiden tot afwijzing van de btw-aftrek.
5. Btw geboekt op belastingen
Op belastingen zoals wegenbelasting, sociale lasten en gemeentelijke belastingen mag geen btw worden geboekt. Het is een veelvoorkomende fout om deze belastingen als normale kostenposten te behandelen waarover btw wordt berekend.
6. Btw geboekt op verzekeringen
Op verzekeringen zit geen btw, maar assurantiebelasting. Het is dus geen btw en deze mag je dus niet meenemen in de btw-aangifte. Het onjuist boeken van btw op verzekeringen is een fout die regelmatig voorkomt in de administraties van ondernemers.
7. Te veel kleineondernemersregeling vorderen
De kleineondernemersregeling biedt btw verlichting voor kleine ondernemers, maar deze moet correct worden toegepast. De kleineondernemersregeling kan de betaalde btw terugbrengen naar € 0, maar kan nooit uitkomen op een negatief bedrag.
8. Btw geboekt op zakelijke etentjes
Als je eet of drinkt in een horecagelegenheid, is het niet toegestaan om de btw over deze kosten terug te vragen. Wel mag je deze kosten aftrekken bij de aangifte van de inkomstenbelasting.
9. Buitenlandse betaalde btw in Nederland terugvragen
Btw die in het buitenland is betaald, moet via een aparte procedure in dat land worden teruggevraagd. Het is een fout om deze btw op de reguliere Nederlandse btw-aangifte te verwerken.
10. De verkeerde maanden meenemen in je btw-aangifte
De deadline om btw-aangifte te doen is 1 maand na afloop van het kwartaal. Soms gebeurt het dat ondernemers dan ook facturen meenemen van de maand dat ze btw-aangifte doen. Als voorbeeld: In april moet je btw-aangifte doen over het eerste kwartaal. Het gebeurt soms dat ondernemers dan ook facturen meenemen van april.
Voorkom je btw fouten met WeFact
WeFact biedt een gestroomlijnde oplossing voor het beheren van je facturatie en btw-aangifte. Met ons systeem minimaliseer je het risico op fouten en zorg je ervoor dat je administratie altijd op orde is. Probeer ons facturatieprogramma nu en ervaar hoe eenvoudig je btw-aangifte kan zijn!