Wat is een verzamelfactuur?

Als ondernemer wil je je administratie zo efficiënt mogelijk inrichten. Zeker als je regelmatig levert aan vaste klanten is het omslachtig om voor elke levering een aparte factuur te maken. Een handige oplossing is de verzamelfactuur. In deze blog lees je wat een verzamelfactuur is, wanneer je die gebruikt en hoe je er eenvoudig mee werkt.

Wat is een verzamelfactuur?

Een verzamelfactuur is één factuur waarop je meerdere leveringen of werkzaamheden aan dezelfde klant bundelt. Je hoeft dus niet na elke afzonderlijke levering een losse factuur aan te maken. In plaats daarvan factureer je bijvoorbeeld één keer per week of per maand. Dat houdt je administratie overzichtelijk en verlaagt de administratieve lasten.

Zorg er wel voor dat je de factuur op tijd uitreikt. Lever je bijvoorbeeld in maart, dan moet je uiterlijk 15 april een factuur versturen. Dit is in lijn met de wettelijke facturatietermijn voor ondernemers.

Wanneer gebruik je een verzamelfactuur?

Een verzamelfactuur is vooral handig wanneer je:

• Regelmatig levert aan vaste klanten;
• Veel kleine opdrachten uitvoert;
• Je administratie en die van je klant overzichtelijk wilt houden.

Denk aan een groothandel die dagelijks uitlevert aan een winkel. Of een zzp’er die elke week meerdere opdrachten uitvoert voor dezelfde opdrachtgever. Of een schoonmaakbedrijf dat maandelijks meerdere keren werkzaamheden verricht bij één klant. Door te werken met een verzamelfactuur voorkom je onnodig veel losse transacties, boekingen en facturen.

Voorbeeld van een verzamelfactuur

Stel: je levert in juli meerdere keren producten aan klant X. In plaats van zes aparte facturen, stel je op 31 juli één overzichtelijke verzamelfactuur op:

Totaal excl. btw: € 450,00
Totaal btw: € 94,50
Totaal te betalen: € 544,50

Je klant betaalt het volledige bedrag in één keer. Jij verwerkt slechts één factuur in je boekhouding.

Je mag alle gegevens op de factuur zetten, maar je mag ook verwijzen naar bijbehorende leveringsbonnen, zolang duidelijk is wat er geleverd is.

Wat moet er op een verzamelfactuur staan?

Een verzamelfactuur moet voldoen aan dezelfde eisen als een reguliere factuur. Denk aan:

• Je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer
• De gegevens van je klant
• Een uniek factuurnummer en factuurdatum
• De datum van levering of de periode waarop de prestaties betrekking hebben
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Het aantal, de prijs, btw en totaalbedragen
• Eventueel een verwijzing naar leveringsbonnen

Zo voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst.

Wat zijn de voordelen van een verzamelfactuur?

1. Tijdsbesparing

Je hoeft minder facturen aan te maken, te versturen en te verwerken. Dat scheelt tijd voor jou en voor je klant.

2. Lagere kosten

Minder banktransacties en boekingen betekenen minder administratiekosten. Dat merk je vooral als je boekhouder per verwerking rekent of je administratiepakket een limiet heeft.

3. Minder fouten

Door alles op één overzichtelijke factuur te zetten is de kans kleiner dat je iets vergeet of dubbel factureert.

Zijn er ook nadelen?

Een nadeel kan zijn dat je later wordt betaald. Omdat je pas aan het eind van een periode factureert, komt je geld ook later binnen. Als je klant bovendien niet op tijd betaalt, kan dat gevolgen hebben voor je cashflow. Maak daarom duidelijke afspraken over betalingstermijnen en houd ze in de gaten.

Verzamelfacturen maken met WeFact

Met het facturatieprogramma van WeFact maak je eenvoudig verzamelfacturen aan. Je groepeert leveringen of conceptfacturen per klant en maakt daaruit één overzichtelijke factuur. De btw wordt automatisch correct berekend en je houdt de facturatietermijnen in de gaten.

Dankzij slimme functies en een helder factuuroverzicht werk je sneller en foutloos. Je kunt instellen wanneer verzamelfacturen worden aangemaakt en verzonden. Zo houd je grip op je administratie en werk je efficiënter.