Als ondernemer heb je het vast wel eens over kosten en uitgaven. Hoewel deze begrippen vaak door elkaar gebruikt worden, betekenen deze niet hetzelfde. Het is belangrijk om het verschil te begrijpen, omdat dit invloed heeft op hoe je jouw boekhouding en administratie opstelt. In deze blog gaan we dieper in op de verschillen tussen deze begrippen.
Wat zijn kosten?
De waarde van alle middelen die zijn verbruikt om goederen te produceren of diensten te leveren zijn kosten. Denk hierbij aan grondstoffen, arbeid, huur en andere bedrijfsmiddelen. Kosten worden in de boekhouding geregistreerd op het moment dat deze zijn ontstaan, ongeacht of er op dat moment een daadwerkelijke betaling heeft plaatsgevonden.
Kosten hebben direct invloed op de winst- en verliesrekening van jouw bedrijf. Kosten verlagen de winst, omdat ze worden afgetrokken van de omzet om de nettowinst te berekenen. Denk hierbij aan kosten zoals afschrijvingen, loonkosten etc.
Voorbeelden van kosten
- Huurkosten: De maandelijkse huur die je betaalt voor je bedrijfspand.
- Loonkosten: Salarissen en lonen van werknemers, inclusief sociale premies en pensioenbijdragen.
- Afschrijvingen: De geleidelijke waardevermindering van bedrijfsmiddelen, zoals machines of voertuigen.
- Inkoopkosten: De kosten van grondstoffen of producten die je inkoopt om later te verkopen.
- Marketingkosten: Uitgaven voor reclamecampagnes, zoals online advertenties of gedrukte media.
Wat zijn uitgaven?
Uitgaven zijn alle betalingen die jouw bedrijf doet, ongeacht of deze betalingen betrekking hebben op kosten die in dezelfde periode vallen. Een uitgave betekent een uitstroom van geld uit je onderneming, bijvoorbeeld door de aanschaf van een nieuw bedrijfsmiddel, het betalen van facturen of het aflossen van een lening.
Uitgaven worden geregistreerd op het moment dat de betaling daadwerkelijk plaatsvindt. Dit kan betrekking hebben op kosten van een eerder moment (zoals het betalen van een factuur voor goederen die vorige maand zijn ontvangen) of toekomstige kosten (zoals vooruitbetaalde huur voor het komende jaar).
Voorbeelden van uitgaven
- Betaling van facturen: Het betalen van een leveranciersfactuur voor eerder geleverde goederen.
- Aankoop van apparatuur: Geld uitgeven voor de aanschaf van nieuwe computers of machines.
- Voorschotten: Het betalen van vooruitbetaalde bedragen, zoals huur of verzekeringspremies.
- Lening aflossingen: Het terugbetalen van een deel van een bedrijfslening.
- Betaalde belastingen: Zoals btw-aangifte of vennootschapsbelasting.
De belangrijkste verschillen tussen kosten en uitgaven
Hoewel kosten en uitgaven vaak hand in hand gaan, zijn er belangrijke verschillen tussen de twee:
- Timing: Kosten worden geboekt wanneer deze ontstaan, terwijl uitgaven worden geregistreerd wanneer het geld daadwerkelijk wordt betaald.
- Boekhoudkundige impact: Kosten beïnvloeden de winst- en verliesrekening, oftewel de balans, en dus de winstgevendheid van je bedrijf. Uitgaven daarentegen zijn vooral relevant voor de kasstroom en hebben niet altijd directe invloed op de winst.
- Relatie: Een uitgave kan betrekking hebben op een kostenpost, maar dat hoeft niet. Bijvoorbeeld, als je een machine koopt, is de aanschaf een uitgave, maar de afschrijving van die machine wordt als kosten geboekt over meerdere jaren.
- Kasstroom versus winst: Kosten kunnen worden gemaakt zonder dat er direct een uitgave tegenover staat, zoals bij afschrijvingen. Uitgaven kunnen plaatsvinden zonder dat er meteen kosten ontstaan, zoals bij vooruitbetalingen.
Het is belangrijk om het verschil tussen kosten en uitgaven te begrijpen voor een goede boekhouding. Het zorgt ervoor dat je de juiste beslissingen kunt nemen op basis van je winstgevendheid en kasstromen en dat je de (online) administratie nauwkeurig kunt bijhouden.