Als ondernemer krijg je regelmatig te maken met facturen en offertes. Maar wat is precies het verschil tussen deze twee documenten? Wanneer gebruik je een offerte en wanneer stuur je een factuur? In deze blog ontdek je de belangrijkste verschillen en hoe je ze correct inzet.
Wat is een factuur?
Een factuur is een officieel betalingsverzoek aan je klant. Dit document bevat een overzicht van de geleverde producten of diensten, de prijs en de betalingsvoorwaarden. Zodra je een factuur verstuurt, verwacht je dat de klant deze binnen de afgesproken betalingstermijn betaalt. Een factuur is niet alleen een administratief document, maar ook een verplicht onderdeel van je administratie.
Een factuur moet voldoen aan een aantal factuureisen vanuit de Belastingdienst, zoals:
- Je bedrijfsnaam en adres
- Gegevens van de klant
- Een uniek factuurnummer (oplopend en chronologisch)
- De factuurdatum
- Een beschrijving van de geleverde producten of diensten
- Het btw-tarief en -bedrag
- Het totaalbedrag
Wat is een offerte?
Een offerte is een vrijblijvend voortel dat je naar een potentiële klant stuurt voordat je een opdracht uitvoert. Hierin leg je vast wat je gaat leveren, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. De klant kan de offerte accepteren of afwijzen. Pas na goedkeuring ontstaat er een overeenkomst en kun je de opdracht starten.
Een offerte heeft geen wettelijke vereisten, wel bevat het meestal:
- Een beschrijving van de werkzaamheden of producten
- De prijs (eventueel met btw)
- De geldigheidsduur van de offerte
- Eventuele kortingen of extra voorwaarden
De belangrijkste offerte en factuur verschillen
Hoewel een factuur en een offerte soms op elkaar lijken, zijn er duidelijke verschillen:
Kenmerk | Offerte | Factuur |
---|---|---|
Doel | Voorstel voor een opdracht | Officieel betalingsverzoek |
Verplichtingen | Niet bindend | Wettelijk verplicht document |
Moment van versturen | Voor de opdracht | Na de opdracht of levering |
Betalingsverplichting | Geen | Ja, klant moet betalen |
Uniek nummer | Niet verplicht | Verplicht en doorlopend |
Een offerte is een voorstel, terwijl een factuur een betalingsverzoek is. Dit betekent dat je een offerte altijd verstuurd voordat je de factuur maakt. Niet alle ondernemers gebruiken offertes. Het is dus ook mogelijk om alleen te werken met facturen.
Wanneer gebruik je een factuur of een offerte?
Een offerte maak je wanneer een klant wil weten wat een product of dienst gaat kosten voordat hij beslist. Vaak worden offertes gemaakt wanneer er maatwerk wordt geleverd of wanneer het om grotere opdrachten gaat. Denk bijvoorbeeld aan offertes voor de bouw.
Een factuur verstuur je zodra de opdracht is uitgevoerd en je betaling verwacht. Het is ook mogelijk om de factuur met een aanbetaling te versturen voordat je het werk het uitgevoerd of de producten hebt geleverd.
Veelgemaakte fouten en hoe deze te voorkomen
We geven graag een aantal veelgemaakte fouten bij het maken van een factuur of offerte en hoe je deze kunt voorkomen:
- Geen duidelijke voorwaarden in de offerte
Zorg dat je alle afspraken helder vastlegt om misverstanden te voorkomen. - Factuur sturen zonder offerte (bij grote opdrachten)
Voor grote projecten is een offerte handig om de afspraken vast te leggen voordat je aan de slag gaat. - Onvolledige factuur
Vermeld altijd alle verplichte gegevens om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. - Te laat factureren
Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de betaling vertraagd wordt.
Offertes en facturen maken met WeFact
Wil jij gemakkelijk professionele offertes en facturen maken? Gebruik dan het facturatieprogramma van WeFact! Hiermee maak je eenvoudig offertes die je klant online kan accepteren. Is de offerte geaccepteerd? Zet deze dan met 1 druk op de knop om naar een factuur. Hierdoor bespaar je veel tijd en houd je je administratie gemakkelijk bij.
Benieuwd? Vraag een gratis 30-daagse proefperiode aan!